Im Büro des Projektleiters laufen alle Informationen zusammen, es ist sozusagen die Informationszentrale des Projekts. Besprechungen und Telefonate finden statt, verschiedene Papierdokumente werden erstellt. Der Projektleiter muss Informationen rechtzeitig an die richtigen internen und externen Stellen weiterleiten, bei Terminen nachfassen, sicherstellen, dass Aufgaben erledigt wurden und nicht zuletzt eine nachvollziehbare Projektdokumentation am Leben erhalten.

Mit einigen einfachen Regeln und Methoden lässt sich der Überblick selbst in turbulenten Projektphasen bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Der folgende Artikel bietet einige praxiserprobte Ansätze - eine Kombination aus Selbstorganisation und Zeitmanagement -, die ohne großen Aufwand umsetzbar sind. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind, um Ihnen das tägliche Projektgeschäft zu erleichtern.

Organisieren Sie sich selbst

Was passt zu Ihnen?

Alle vorgestellten Methoden haben eins gemeinsam: Sie lassen sich nur dann erfolgreich einsetzen, wenn sie zur Gewohnheit geworden sind und Sie sich nicht bewusst zu einem Verhalten zwingen müssen, das Sie als Last empfinden.

Das ist nur zu schaffen, wenn die Methode auch zu Ihrer Persönlichkeit passt. Klingt etwas für Sie bereits beim Lesen unsympathisch, werden Sie vermutlich auch keinen Erfolg bei der Umsetzung haben. Mit einer positiven oder zumindest neutralen Einstellung sind die Chancen schon wesentlich größer.

In kleinen Schritten zum Erfolg

Wenn Sie Ihren Arbeitsstil positiv beeinflussen möchten, sollten Sie das nur in kleinen Schritten tun. Die einzelnen Regeln oder Vorgehensweisen klingen zwar einfach, erfordern aber eine Änderung der eigenen Gewohnheiten. Das ist ausgesprochen schwierig - schließlich arbeiten Sie ja schon seit Jahren so. Vermutlich kennen Sie in der Zwischenzeit auch Ihre Schwächen ganz gut. Dort sollten Sie ansetzen.

Packen Sie nur einen einzigen Vorschlag an, der Ihnen leicht umsetzbar erscheint. Setzen Sie ihn sofort um und bleiben Sie konsequent dabei. Konnten Sie die Methode bis zu einem bestimmten, vorher festgelegten Termin beibehalten, dann haben Sie auch Ihre Arbeitsweise verändert und sich daran gewöhnt. Damit ist die Basis für den nächsten Schritt geschaffen. Lassen Sie sich jedoch ausreichend Zeit, bevor Sie das nächste Thema anpacken.

Hochgesteckte Ziele, wie man sie sich z.B. nach Zeitmanagement-Seminaren gerne setzt, sind oft nicht zu halten. Denn wer alles auf einmal schaffen will, erreicht auf Dauer oft nichts. Es ist wesentlich Erfolg versprechender, langsam und kontinuierlich an sich zu arbeiten und sich in gewisser Weise selbst zu überlisten, anstatt sich zu zwingen.

Zehn einfache Grundregeln für jeden Tag

So banal manche Regeln wirken mögen - sie verhindern erfolgreich die Ansammlung undurchdringlicher Stapel und Berge unerledigter Arbeiten. Auf diese Weise wird Chaos vermieden - auch in besonders turbulenten Projektphasen.