In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden, z.B. technische Konzepte, Berichte, Spezifikationen, Mitteillungen und Änderungsanforderungen. Da viele Projektdokumente jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen Empfänger, die ein versendetes Dokument erhalten und öffnen, leicht wichtige Informationen. Dieses Problem tritt besonders dann auf, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Im Folgenden werden typische Probleme mit Bildschirmtexten dargestellt. Sie erhalten Lösungen und Hinweise, wie Sie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellen, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und vor allem ihre Inhalte leichter erfassen können.
Texte, die in einem Textverarbeitungsformat vorliegen, bereiten dem Leser in der Regel kaum Probleme. Die heute am meisten genutzten Textverarbeitungsprogramme unterstützen mit vielfältigen Funktionen wie Lesezeichen, Kommentaren oder Überarbeitungsmodus das Arbeiten am Bildschirm.
Projektbezogene Texte liegen aber zum größten Teil in anderen Formaten vor, beispielsweise:
Hier sind die Unterstützungsmöglichkeiten für den Leser oft sehr eingeschränkt oder fehlen völlig. Die Ersteller solcher Texte sollten deshalb besonders sorgfältig auf die Gestaltung achten, damit die Botschaft korrekt beim Empfänger ankommt.
Insbesondere längere Bildschirmtexte können für den Leser erhebliche Nachteile mit sich bringen. Im Folgenden werden die Probleme mitsamt ihren Lösungen vorgestellt.
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