Wichtiger Baustein erfolgreicher Projektarbeit ist eine funktionierende und effektive Kommunikation. Hierzu gehören Projektberichte, die meist in periodischen Abständen präsentiert und häufig mit PowerPoint angefertigt werden. Verwendet man dafür Vorlagen, sichert das einerseits ein einheitliches Erscheinungsbild der Projektberichte und spart andererseits Zeit, die sonst für langwierige Formatierungsarbeiten aufgewendet wird. Wie Sie dabei in PowerPoint 97/2000 vorgehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Methoden für das Anlegen einer Präsentationsvorlage

Bevor Sie sich an die Arbeit machen und eine Vorlage für künftige Projektberichte erstellen, lohnt sich ein Blick auf die verfügbaren unterschiedlichen Möglichkeiten.

Vielen Anwender nutzen die einfachste Methode: Sie speichern eine vorhandene Präsentation als Muster. Beim Anfertigen eines neuen Projektberichtes werden die bestehenden Inhalte dieser Beispieldatei überschrieben, ergänzt oder korrigiert. Diese Methode hat zwei Nachteile: Zum einen muss die Beispieldatei erst im Dateiverzeichnis gefunden werden, zum anderen kann es passieren, dass unter Zeitdruck Informationen aus der alten Präsentation stehen bleiben oder nicht exakt überarbeitet werden.

Die zweite Methode besteht darin, eine Präsentationsvorlage für Projektberichte in PowerPoint anzulegen. Eine solche Vorlage erhält im Unterschied zu einer normalen Präsentationsdatei (" .PPT") die Endung ".POT" (PowerPoint Template). Außerdem wird die Vorlage automatisch im Ordner für Office-Vorlagen abgelegt. Dadurch können Sie über die Befehlsfolge Datei / Neu einfach und ohne langes Suchen darauf zugreifen.

Zwei Arten von PowerPoint-Vorlagen

PowerPoint bietet zwei unterschiedliche Arten von Vorlagen an:

• Designvorlagen und
• Inhaltsvorlagen.

Designvorlagen

Eine Designvorlage ist nichts anderes als eine Gestaltungsschablone. Man kann damit allen Folien einer Präsentation schnell ein einheitliches Erscheinungsbild geben - beispielsweise in Übereinstimmung mit dem Corporate Design. Eine Designvorlage bietet aber mehr als nur Gestaltungsmerkmale. Sie kann im Einzelnen enthalten:

• Hintergrundfarben oder -motive für alle Folien,
• das Logo oder andere Wiedererkennungsmerkmale des Unternehmens/der Organisation,
• Vorgaben für die Formatierung der Schrift in den verschiedenen Textplatzhaltern auf den Folien,
• vordefinierte Farben für die Objekte in der Präsentation,
• Informationen, die auf einzelnen oder allen Folien in der Fußzeile erscheinen sollen (z.B. Foliennummer, Datum des Vortrages, Name des Vortragenden oder der Abteilung, Archivierungsvermerke, usw.)
• interaktive Schaltflächen für die schnelle und einfache Navigation während einer Bildschirmpräsentation (beispielsweise am linken Folienrand die drei Schaltflächen Nächste Folie, Vorherige Folie und Zuletzt gezeigte Folie) und
• Animationseffekte, die bei Überschriften und Aufzählungstexte für alle Folien einheitlich voreingestellt sein sollen.

Die Anzahl der Merkmale zeigt, dass es wichtig ist, eine Vorlage mit System anzulegen, aber auch, dass sich damit eine Präsentation wesentlich rationeller erstellen lässt.

In Designvorlagen werden nur gestalterische Elemente und gegebenenfalls Anweisungen zu Animationseffekten abgelegt. Diese Vorlagedateien sind daher beim Öffnen leer, enthalten also selbst keine Folie. Das unterscheidet sie von Inhaltsvorlagen, die in der Regel aus mehreren Folien bestehen.

Setzen Sie Designvorlagen also dann ein, wenn Sie die Gliederung und alle Inhalte einer Präsentation selbst erstellen, bei der einheitlichen Gestaltung aber auf die Hilfe von PowerPoint zurückgreifen möchten.

Inhaltsvorlagen

Inhaltsvorlagen können all die Merkmale von Designvorlagen aufweisen, enthalten aber darüber hinaus eine Reihe von vorgefertigten Folien. Diese können unterschiedlichen Layouts haben und sind bereits mit Texten und anderen (bildhaften) Informationen wie Fotos, Diagrammen oder schematischen Darstellungen versehen.