Fast jeder Arbeitstag beginnt mit guten Vorsätzen was die Erledigung der anstehenden Aufgaben angeht. Viele dieser guten Vorsätze scheitern allerdings daran, dass man sie nicht konsequent genug umsetzt. Wenig frequentierte Zeiten werden mit Nebensächlichkeiten verplempert, und wenn der Feierabend näher rückt, versucht man verzweifelt, sich den eigentlich drängenden Aufgaben zuzuwenden. Und das, obwohl die Störungen von außen im Tagesverlauf erfahrungsgemäß eher zunehmen, während die Konzentrationsfähigkeit sich in die entgegengesetzte Richtung entwickelt.

Dieser Artikel soll zeigen, dass einfache Bordmittel häufig ausreichen, um seine tägliche Arbeit besser zu organisieren. Man muss nicht bis zum Beginn des nächsten Projekts oder auf geeignete Softwarelösungen warten, sondern kann (und sollte) sofort beginnen. Schließlich gilt es nicht nur, von außen gesetzte Termine einzuhalten, sondern auch Überstunden zu vermeiden und abends seinen wohlverdienten Feierabend mit dem guten Gefühl zu genießen, dass man das Arbeitspensum ohne größeren Zeitdruck bewältigt hat.

Wir werden hier den von Jutta Voss in ihrem Artikel "Prioritäten nicht nur planen, sondern auch umsetzen" beschriebenen Ansatz zur Planung von Aufgaben mit Hilfe der ABC-Analyse in Outlook umsetzen. Sie benötigen dafür keine Programmierkenntnisse und können das erworbene Wissen nach dem Lesen des Artikels sofort anwenden. Sollten Sie den Artikel von Frau Voss noch nicht gelesen haben, empfehle ich Ihnen die vorherige Lektüre, damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus meinem Artikel ziehen können.

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse stuft Aufgaben nach ihrer Bedeutung für das Arbeitsergebnis und ihren Beitrag zur Erreichung langfristiger Ziele ein und unterteilt sie in drei Kategorien. Aufgaben der Gruppe A sind Aufgaben mit höchster Priorität, die der Gruppe C haben die geringste Priorität.

Um seine Effizienz und damit die eigene Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und sich nicht mit der Erledigung von C-Aufgaben zu verzetteln, sollte man zu einem fest definierten Zeitpunkt mit den Aufgaben der Priorität A und B anfangen, sich dabei allerdings höchstens eine A-Aufgabe pro Tag vornehmen.

Im folgenden wird aufgezeigt, wie eine solche Aufgabenplanung mit Hilfe von Outlook erleichtert werden kann.

Warum Prioritäten mit Outlook planen?

Outlook ist eine Standardsoftware die in vielen Unternehmen als Kommunikationsplattform bereits verwendet wird. Was liegt also näher, als die ohnehin schon installierte Standard-Kommunikationssoftware auch für andere Tätigkeiten zu verwenden, im vorliegenden Fall also für die Planung von Aufgaben?

Vollständiger Überblick aller Funktionalitäten Beate Majetschak "Microsoft Outlook 2000 - Das Handbuch", Das ganze Softwarewissen, Microsoft Press Verlag, 1999, DM 49, ISBN 3-86063-142-X

Bei der Planung von Aufgaben müssen Sie wissen, wann Sie diese zeitlich erledigen können. Sie schauen im Outlook-Terminkalender nach und sehen sofort, wann Sie welche Kapazitäten frei haben. Ähnlich ist es, wenn Sie Aufgaben an einen Mitarbeiter delegieren wollen. Sie benötigten eine Kommunikationssoftware, um dem Mitarbeiter die Aufgaben zuzusenden und eine Bestätigung zu erhalten, dass die Aufgabe übernommen wurde. Dies erledigen Sie normalerweise mit der E-Mail-Funktion von Outlook.