Als Kreativitätstool und Strukturwerkzeug hat sich die Software MindManager seit langem einen Namen gemacht. Auch im Projektmanagement sind Mindmaps bei vielen Gelegenheiten nützlich, etwa um zu Projektbeginn die Stakeholder zu identifizieren oder um die Arbeitspakete des Projektstrukturplans zu sammeln. Außer Mindmaps – der zentralen Darstellungsform – beherrscht die Software aber auch noch andere Visualisierungsarten: Sie zeichnet Flussdiagramme für Prozesse, verdeutlicht logische Zusammenhänge in Konzept-Maps und stellt Termine in Zeitleisten und Gantt-Diagrammen dar. Außerdem kalkuliert das Programm Kosten, hilft beim Aufgaben-Management und erlaubt sogar eine einfache Ressourcenplanung. Kurz: MindManager positioniert sich als universelles Visualisierungswerkzeug für Informationen und als Aufgaben-Manager. So etwas kann man auch im Projektmanagement immer wieder gut gebrauchen.

Mindmaps und Aufgabenmanagement

"Übersicht" behalten, "vorausschauend" planen, Aufgaben "im Blick" behalten: Hinter jeder dieser Formulierungen steckt eine visuelle Metapher. Kein Wunder, denn Daten und Informationen sind für viele verständlicher, wenn sie grafisch aufbereitet sind, statt nur als Listen und Tabellen zur Verfügung zu stehen. Schließlich werden durch die Visualisierung Zusammenhänge besser ersichtlich.

Ideen erfassen, strukturieren und grafisch aufbereiten

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Anlässe, um mit Hilfe eines Visualisierungswerkzeugs Ideen zu sammeln und zu strukturieren. Im Kick-Off kann das Projektteam z.B. notwendige Projektaktivitäten zusammentragen und die Projektziele detaillieren. Alle wichtigen Punkte lassen sich entweder im Brainstorming-Modus, als frei auf dem Arbeitsbereich platzierte Anmerkung oder als Mindmap-Zweig schnell erfassen. Anschließend strukturiert der Anwender die Sammlung mit der Maus, indem er die einzelnen Ideen gruppiert oder als Zweige einer Map auf dem Arbeitsbereich anordnet.

Der Projektstrukturplan kann natürlich auch systematisch von oben nach unten detailliert werden, statt aus einer Ideensammlung heraus – im Stil einer Mindmap also vom inneren Start-Knoten nach außen. Für häufig wiederkehrende Projekttypen bieten sich Mindmap-Vorlagen an, die das Projektteam dann im Kick-Off nur noch anzupassen braucht.

Mit Farbmarkierungen, Filterfunktionen, Zweig-Gruppen, Bildern und Symbolen sowie Querverweisen zwischen verschiedenen Zweigen stehen dem Anwender zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um auch große Mindmaps übersichtlich zu halten (Bild 1). Egal welches Mindmap-Layout gewählt wird: Die Visualisierung verdeutlicht Projektstrukturen, Zielhierarchien und andere strukturierte Informationen deutlich besser als die eingerückten Listen in den meisten Projektmanagement-Tools. Das Projektteam entwickelt im wahrsten Sinne des Wortes ein einheitliches Bild.

Bild 1: Erfassen, strukturieren und markieren: Mindmaps bieten eine gute Möglichkeit, um Projektinformationen zusammenzutragen.
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Aufgaben- und Ressourcenmanagement inklusive

Für die Projektstrukturplanung eignen sich die Mindmaps also hervorragend. Die Arbeitspakete und Einzelaktivitäten müssen allerdings auch zeitlich geplant werden und meist sind unterschiedliche Mitarbeiter beteiligt. Die Aufgaben-Information, die der Anwender am rechten Fensterrand einblenden kann, zeigt dazu weitere Details des gerade ausgewählten Zweigs. Hier kann ein Zweig als Aufgabe mit dem geplanten Ausführungszeitraum, den verantwortlichen Ressourcen und einem Fertigstellungsgrad versehen werden.

Ressourcenkonflikte ermittelt die Software zwar auch, eine vollwertige Ressourcenplanung unterstützt sie jedoch nicht: Beispielsweise sind Aufwand und Dauer nicht klar getrennt und es gibt keine generischen Ressourcen. Dennoch ist die Ressourcenfunktion nützlich. Mit ihr lassen sich die Aufgaben-Verantwortlichen festlegen und Aufgaben nach beteiligten Mitarbeitern filtern.

Damit die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben bearbeiten können, ohne die komplette Mindmap bearbeiten zu müssen, bietet MindManager gleich mehrere Möglichkeiten an:

• Aufgaben können mit Outlook synchronisiert werden. Wird die Aufgabe dann aus Outlook heraus an Teammitglieder weitergeleitet, gehen auch etwaige Rückmeldungen zur Aufgabe als Aktualisierung in die Mindmap ein.
• Mit sogenannten Zaps können Änderungen in der Map an den Online-Dienst Zapier.com weitergegeben werden, der Informationen zwischen Anwendungen austauscht. Über Regeln spricht dieser dann andere Anwendungen an, wie z.B. Basecamp, Trello, JIRA oder Office 365.
• Am leistungsfähigsten ist die Synchronisation mit SharePoint – auch mit den gehosteten Versionen von Office 365. Ein Assistent im MindManager hilft dabei, SharePoint-Aufgaben nach bestimmten Filterkriterien auszuwählen. So werden beispielsweise alle Aufgaben eines Projekts oder die persönlichen Aufgaben aus verschiedenen Projekten zusammengeführt. Sie erscheinen dann als Mindmap-Zweige. So können sich Anwender jeweils ihre individuellen Aufgaben-Maps zusammenstellen, die immer auf einen gemeinsamen SharePoint-Datenbestand zugreifen. Teammitglieder können ihre Aufgaben auch direkt in SharePoint einsehen und dort Rückmeldung zum Fortschritt geben.

Alles in allem bietet MindManager viele Möglichkeiten, um Aufgaben zu planen, im Team zu verteilen und die Bearbeitung im Blick zu behalten. In vielen Projekten ist das schon die halbe Miete.