Spricht man von Projektmanagement, denkt man meist auch an Softwarelösungen, die den Projektmanager mit Hilfe der Netzplantechnik bei seiner Aufgabe unterstützen. Die wohl allgemein und branchenunabhängig bekannteste PM-Software ist Microsoft Project, darüber hinaus bieten viele weitere Hersteller umfangreiche und leistungsstarke Softwareunterstützung an. Bevor man sich jedoch an die Projektplanung mit einem solchen Tool macht, sollte man prüfen, ob die Projektkomplexität überhaupt zum eingesetzten Tool passt: Es hat wenig Sinn, kleine und eher übersichtliche Projekte mit einer komplexen Software zu managen, die umfassende Einarbeitung erfordert. Aber auch wenn der Projektumfang ein komplexes Tool rechtfertigt, bietet dieses gerade in der Anfangsphase eines Projekts nicht immer die gewünschte Unterstützung, wenn es z.B. um das Sammeln von Projekt-Aufgaben und -Informationen geht.
Es gibt jedoch Alternativen, die unter den oben genannten Bedingungen als Ersatz bzw. sinnvolle Ergänzung zu PM-Software in Frage kommen. Zwei Vertreter dieser Werkzeuge sowie der damit verbundenen Arbeitsweisen stellten wir Ihnen in diesem Beitrag vor. Beide basieren auf der Mind Mapping Methode®:
Sowohl MindManager als auch OpenMind bieten komfortable Möglichkeiten, um die in der Startphase benötigten Informationen für den ersten Projektplan - auch bei komplexen Projekten - zu sammeln und anschließend an eine explizite PM-Software zu übergeben. Darüber hinaus stellen beide Programme leistungsfähige Funktionen zur Verfügung, um einfachere Projekte komplett vom Start bis zum Ende zu managen. Die Hersteller verfolgen dabei allerdings recht unterschiedliche Ansätze, die wir in diesem Artikel näher beleuchten möchten.
Beim Start eines Projekts ist es hilfreich, zunächst alle Projekt-Aufgaben und -Informationen in einer Art Brainstorming zu sammeln. Dieses Vorgehen bietet gegenüber dem systematischen Erstellen eines Projektstrukturplans zahlreiche Vorteile (siehe Artikel " Von der Mind Map zum Projektstrukturplan", Ausgabe 07/2003). MindManager und OpenMind bieten beide eine komfortable und leistungsstarke, auf der Mind Mapping Methode basierende Umgebung.
Bild 1: Mind Map zum Thema Projektmanagement.
Für das Sammeln und Definieren der Projektaufgaben bieten beide Produkte den sehr komfortablen Brainstorming-Modus, bei dem die Aufgaben - ungeachtet ihrer Reihenfolge - einfach in die Map eingegeben werden. Die Konzentration ist dabei allein auf die Aufgabendefinition gerichtet. OpenMind ordnet die gesammelten Aufgaben jeweils automatisch als eigene Hauptzweige an, was bei einer großen Anzahl von Aufgaben etwas unübersichtlich wirkt. Es empfiehlt sich daher, schon während des Brainstormings Unterzweige anzulegen und so erste Strukturen zu schaffen.
Der Brainstorming-Modus von MindManager orientiert sich an der Metaplan®-Technik. Anwender werden die drei Brainstorming-Stufen (Ideen eingeben - Gruppen definieren - Ideen auf die Gruppen ziehen und nach Beenden des Modus in die Map kopieren) wieder erkennen und schätzen. Werden hier allerdings wiederum sehr viele Aufgaben gesammelt, muss bei der nachfolgenden Strukturierung der Fensterinhalt häufig verschoben werden, was die Übersichtlichkeit verringert.
Zum Strukturieren der Aufgaben zu Arbeitspaketen werden die entsprechenden Zweige bei beiden Programmen einfach per Drag and Drop an die richtige Stelle in der Map platziert. Hauptzweige bilden dabei Sammelaufgaben, denen weitere Aufgaben untergeordnet werden. Nach und nach entsteht so ein erster Projektplan.
Projektpläne sind in ihrer Grundstruktur meist ähnlich aufgebaut. Durch entsprechend strukturierte Vorlagen lässt sich somit Zeit sparen, denn der Anwender muss immer gleiche Vorgänge nicht jedes Mal von Neuem eingeben. Sowohl bei MindManager als auch OpenMind lassen sich Maps als Vorlagen abspeichern. Zusätzlich bietet MindManager noch die Option, einzelne Zweige als Vorlagen ("Map Parts") zu speichern.
| OpenMind 2 Business | MindManager Pro 6 |
|---|---|
| Im Brainstorming-Modus werden durch Betätigen der Enter- oder Einfügen-Taste automatisch Zweige und Unterzweige mit den entsprechenden Aufgaben erstellt und im Uhrzeigersinn um das Hauptthema angeordnet. | Im Brainstorming-Modus werden zunächst alle Aufgaben in Spalten unter dem Map-Titel dargestellt. Anschließend definiert der Anwender Gruppenbegriffe und ordnet diesen die einzelnen Aufgaben zu. Alternativ können die gesammelten Aufgaben auch direkt um den Map Titel strukturiert werden. Zweige und Unterzweige erstellt das Programm dabei jeweils automatisch. |
| Strukturierung via Drag & Drop | Strukturierung via Drag & Drop |
| Map Vorlagen stehen zur Verfügung und können individuell erstellt werden. | Map Vorlagen stehen zur Verfügung und können individuell erstellt werden. Auch einzelne Zweige können als Vorlagen (Map Parts) abgespeichert und per Drag and Drop in jede Map integriert werden. |
| Tabelle 1: Funktionalitäten für den Projektstart. | |
Mit beiden Werkzeugen kann ein erster Projektplan in Form einer Map schnell und komfortabel erstellt werden. Trotz einiger Unterschiede in den Brainstorming-Modi ist das Ergebnis das gleiche. Zweige und Unterzweige werden im Brainstorming Modus von OpenMind automatisch erstellt. In MindManager ist dies sowohl im Brainstorming Modus als auch in der normalen Map Ansicht möglich. Allerdings muss man in der Map-Ansicht die Eingabe einer Idee immer erst mit der Enter-Taste bestätigen, bevor man einen neuen Zweig oder Unterzweig anlegen kann. Vergisst man dies, wird der zuvor eingegebene Text überschrieben.
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