Ergibt das Controlling während des Projekts, dass sich die Kosten nach Plan entwickeln, braucht der Projektleiter nicht einzugreifen. Treten jedoch Planabweichungen auf, muss er reagieren und die Ursachen analysieren. Das alleine reicht allerdings nicht aus, denn er muss auch die Kostensituation in den Griff bekommen – andernfalls leidet die Profitabilität des Projekts.

Im Rahmen einer systematischen Analyse lassen sich die Ursachen in der Regel schnell und effizient eingrenzen. Dieser zweite und letzte Teil des Beitrags zeigt, wie Sie dabei vorgehen. Eine Checkliste mit häufig auftretenden Fällen von Kostenabweichungen und deren typische Ursachen unterstützt Sie dabei (siehe Anhang).

Wann spricht man überhaupt von Abweichungen?

Dass die Ist-Kosten exakt den Soll-Kosten entsprechen, ist eher unwahrscheinlich, da eine zeitlich zu 100% deckungsgleiche Erfassung der Kosten kaum möglich ist. Auch Planungsungenauigkeiten, wie sie z.B. in Forschungs- und Entwicklungsprojekten (F&E-Projekten) an der Tagesordnung sind, bewirken Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich. Der gleiche Effekt tritt bei Arbeitspaketen auf, deren Laufzeiten über mehrere Berichtsperioden reichen und bei denen Arbeitsmittel oder Material bereits im vollem Umfang zu Beginn der Laufzeit gebucht werden. Auch wenn ein Kostenplan Schätzwerte enthält, ist eine exakte Übereinstimmung der Ist- mit den Soll-Kosten auch bei planmäßiger Projektentwicklung eher unwahrscheinlich. Kleinere Abweichungen können also durchaus normal sein und lassen keine Rückschlüsse auf einen problematischen Projektverlauf zu.

Eine Abweichungsanalyse, die ausschließlich auf Zahlen basiert und keine Hintergrundinformationen berücksichtigt, ist somit wenig aussagekräftig. Daraus geht nicht hervor, ob die festgestellten Abweichungen ein schnelles Gegensteuern erfordern oder ob die Ursachen eher harmlos sind und keine weitere Aktion erfordern. Klarheit würde nur eine detaillierte Analyse schaffen – diese zu erstellen, ist jedoch aufwändig. Der Projektcontroller steckt also in einer Zwickmühle. Diese zu meistern, ist eine Herausforderung, die nicht unterschätzt werden sollte.

Projektcontroller haben es zwar meist mit Kostenüberschreitungen zu tun, dennoch gilt auch eine Unterschreitung als Kostenabweichung – auch wenn es auf den ersten Blick einen guten Eindruck macht, wenn die bisher entstandenen Kosten im Projekt unterhalb des vorgesehenen Budgets liegen. Eine Abweichung nach unten kann z.B. durch Fehler bei der Kostenzuordnung oder auch in der Planung bedingt sein. Es lohnt sich also, Zeit zu investieren, um die Gründe zu erforschen.

Kostenabweichungen in Form von Absolutwerten, z.B. einer Abweichung um 2.000 Euro, haben wenig Aussagekraft. Diese erhalten sie erst, wenn sie mit dem Projektvolumen in Bezug gesetzt und als prozentuale Abweichung angegeben werden. In der Praxis spricht man meist erst von einer Abweichung, wenn ein bestimmter Prozentwert überschritten ist. Wie hoch dieser angesetzt wird, hängt vom Projektvolumen ab. Bei kleineren Projekten mit geringen Budgets stehen Abweichungen von 5-10% oft für nur winzige Beträge, die alleine durch die vorgezogene Buchung der Kosten für ein einziges Arbeitsmittel bedingt sein können. Bei Großprojekten können solche Abweichungen Werte in Millionenhöhe bedeuten (Tabelle 1).

Festlegen eines Kostenkorridors

Eine praxisgerechte Lösung besteht darin, für das Kostencontrolling einen Kostenkorridor festzulegen, also eine bestimmte Bandbreite für die Soll-Ist-Differenz zuzulassen, die als noch unproblematisch akzeptiert wird (siehe Fiedler, 2005). Erst beim Überschreiten dieser Bandbreite oder wenn sich in der Kostentrendanalyse ein anhaltender Negativ-Trend zeigt, lohnt es sich, eine detaillierte Ursachenanalyse durchzuführen. Dieser Ansatz erspart dem Projektcontroller bzw. Projektleiter bei nur geringfügigen Kostenabweichungen den Aufwand einer genauen Analyse. Projektcontroller und Projektleiter – sofern das Kostencontrolling nicht von einer einzigen Person wahrgenommen wird – sollten sich besonders bei großen Projekten frühzeitig über einen solchen Kostenkorridor verständigen, falls es sinnvoll erscheint, den Controllingaufwand auf diese Weise zu begrenzen. Der Prozentsatz für geduldete Abweichungen lässt sich nicht pauschal für alle Projekte festlegen, sondern muss für jedes Projekt individuell entschieden werden.

Tabelle 2 zeigt ein Beispiel, bei dem ein Kostenkorridor von 5% der Sollkosten festgesetzt wurde. Eine tiefer gehende Analyse wäre dort aufgrund der starken Unterschreitung in Monat 3 erforderlich.