Projektmanagement bedeutet immer auch Informations- und Kommunikationsmanagement. Transparenz und Verfügbarkeit sind Mindestanforderungen, die strukturell im Rahmen jedes Projekts erfüllt werden müssen. Unterstützung hierbei kann man in Form von Software kaufen oder programmieren lassen, was jedoch oft mit enormen Kostenaufwand verbunden ist. Vor allem für kleinere Firmen, Einzelunternehmen oder Freiberufler, die nicht das Kapital haben, eigenständige Entwicklungen oder teure Software zu finanzieren, bietet das Web kostensparende Alternativen. Im folgenden sollen solche Internetbasierten, frei verfügbaren Tools zum Managen von Projekten vorgestellt und praxisorientiert bewertet werden.
Früher gab es einen Projektordner, in dem sämtliche Schriftstücke, die im Laufe eines Projekts anfielen, abgeheftet wurden: Angebote, Verträge, Protokolle, Projektpläne, Faxe, sonstiger Briefverkehr. So ein Projektordner wurde mit der Zeit dick und fett und nach Abschluss des Projekts stand er griffbereit im Regal oder wanderte irgendwann zu den anderen alten Ordnern in den Keller. Was hier nicht abgeheftet wurde existierte nicht und wenn die Projektdokumentation schlampig mitgeführt wurde, hatte man in Streitfällen das Nachsehen.
Daran hat sich bis heute nichts geändert. Geändert hat sich nur die Art des Materials und der Distribution. Informationen werden heute zunehmend digital gehalten, E-Mails sind an die Stelle von Briefen getreten und auf Papier werden zumeist nur noch die wichtigsten Dokumente (Verträge, Auftragserteilungen, Abnahmen, Rechnungen) aufbewahrt. Das papierlose Büro ist trotzdem nach wie vor noch ökologisches Wunschdenken. Nachdem jedoch kürzlich die digitale Signatur rechtskräftig wurde, ist zu Erwarten, dass das Fax- und Briefaufkommen zukünftig weiterhin abnimmt.
Projektmanagement global denken ist keine Frage von verteilten Standorten oder Long Distance Calls, sondern eher eine Frage der Verfügbarkeit. Selbst wenn ein Projektteam nur aus zwei Leuten besteht und diese im selben Raum sitzen, muss gewährleistet sein, dass beide Zugang zu allen relevanten Informationen haben und zwar rund um die Uhr. Wer von Anfang an solche globalen Infrastrukturen schafft und damit effizient arbeitet, muss keine Bedenken vor größeren Teams und Projekten haben. Ziel allen Informations- und Kommunikationsmanagements sollte daher eine möglichst zeitnahe Erfassung von Vorgängen und Informationen und maximale Transparenz sein.
Bevor ich zum eigentlichen Thema, der Vorstellung von projektunterstützenden Tools aus dem Internet komme, noch ein paar allgemeine Hinweise für eine schlüssige Projektdokumentation. Dokumentieren ist kein Synonym von Sammeln. Dokumentieren bedeutet erfassen, Relevanz ermitteln. Damit einhergehend eine Bewertung des Erfassten und dessen strukturierte Archivierung. Welche Information ist also wichtig und sollte aufgehoben werden? Wichtig in dem Sinne, dass kritische Punkte eindeutig beschrieben und belegt, Ergebnisse festgehalten sowie die für das Projekt wesentlichen Vorgänge nachvollziehbar werden. Grundsätzlich sollte aus der Dokumentation der gesamte Projektablauf auch für Dritte, nicht am Projekt Beteiligte, hervorgehen.
Neben der Archivfunktion erfüllt die Projektdokumentation wesentliche kommunikative Aufgaben. Sie schafft die Basis für gemeinsame Gespräche und Absprachen und verhindert zeitraubendes mündliches Reporting, So müssen nicht bei jeder Besprechung sämtliche Vorgänge, Schriftwechsel etc. für alle erläutert werden, Abwesenheiten einzelner Teammitglieder führen so nicht zu störenden Informationsdefiziten.
Zu unterscheiden ist zwischen interner Kommunikation und externer bzw. Kundenkommunikation. In beiden Fällen gilt es, ähnliche Informationen aufzubereiten.
Handelt es sich bei den Basisinformationen um relativ gleichbleibende, statische Informationen, so ist für die Darstellung und Archivierung der projektbezogenen Informationen eine dynamische, z.B. chronologische Ordnung erforderlich. Zur übersichtlichen Haltung von Daten und Material wiederum gehört auch die Erfassung von Versionsständen.
Die strukturierte Erfassung all dieser Informationen kann über eine Projekt-Site erfolgen. Die Projekt-Site muss allen am Projekt beteiligten Personen in gleichem Maße zugänglich sein. Die Pflege und Aufbereitung der Informationen kann entweder zentral von einer Person übernommen werden oder dezentral von vielen. Eine solche Projekt-Site ist als reine Softwarelösung für interne Netzwerke zu haben oder aber als Intra-, bzw. Extranet-Lösung mit Zugriffsmöglichkeit über Web-Browser.
Die Vorteile von Internetbasierten Lösungen liegen auf der Hand. Durch die Zugriffsmöglichkeit von jedem Rechner mit Internetanschluss ist eine 24-stündige Verfügbarkeit gegeben. Die Projekt-Site wird mittels Browser-Software, wie z.B. dem Internet Explorer, aufgerufen und gewährleistet so eine plattformunabhängige Bedienung (unabhängig von Betriebssystem und Browser). Folgenden weiteren allgemeinen Anforderungen sollte die Projekt-Site im Internet genügen:
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