Zu jedem Projekt gehören Besprechungen. Die Projektbeteiligten tauschen sich aus, koordinieren weitere Arbeitsschritte, treffen Entscheidungen über Projektinhalte und legen Verantwortlichkeiten und Termine für ausstehende Aufgaben fest. Die Besprechungsinhalte zu den einzelnen Tagesordnungspunkten (TOP) werden dabei protokolliert und später an alle Beteiligten verschickt, um die Besprechung zu dokumentieren.

Eine besonders effiziente Methode zur Dokumentation der Inhalte ist die so genannte Endlosprotokollierung von der ersten bis zur letzten Projektbesprechung. Dabei wird nicht jedes Besprechungsprotokoll als separate Akte angelegt, sondern die Besprechungspunkte aller Besprechungen werden chronologisch in einer strukturierten Liste erfasst - jeweils mit Zuordnung von Terminen und Verantwortlichkeiten. Mit ihr verfügt der Projektleiter über eine vollständige Dokumentation des Projektgeschehens. Er kann auf diese Weise alle Aufgaben und Termine nach verfolgen oder sich bei Bedarf schnell über Festlegungen und Beschlüsse vergangener Projektbesprechungen informieren.

Die einfachste Möglichkeit für ein solches Endlosprotokoll ist, die Besprechungsinhalte in einer Textdatei zu erfassen, die bei jeder neuen Besprechung entsprechend erweitert wird. Diese Lösung bietet jedoch so gut wie keine Funktionen zur Verwaltung der Besprechungspunkte. Wesentlich komfortabler ist es, wenn man ein Tabellenkalkulationsprogramm für die Protokollierung verwendet und Inhalte, Termine, Zuständigkeiten etc. in jeweils eigene Felder einträgt. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit der strukturierten Informationsweitergabe, indem man die Liste der Besprechungspunkte filtert, z.B. nach Aufgabenbereichen, Fälligkeiten oder in Form von personenbezogenen Protokollauszügen oder Aufgabenlisten.

Der vorliegende Beitrag stellt eine praxiserprobte Vorlage zur Endlosprotokollierung in Microsoft Excel vor und erläutert die Art der Protokollführung. Ein optionales Makro unterstützt den Anwender dabei, neue Besprechungspunkte anzulegen. Im vorliegenden Beispiel wurde Excel 2003 verwendet; bei anderen Excel-Versionen sind z.T. die Darstellungen abweichend, die Funktionen sind aber dieselben. Die Excel-Datei können Sie als Arbeitshilfe zusammen mit diesem Artikel herunterladen.

Bestandteile eines Endlosprotokolls

Zentrales Element des Endlosprotokolls ist eine strukturierte Liste, in der die Besprechungsinhalte erfasst und Verantwortlichkeiten sowie Termine zugeordnet werden. Dabei sollte sich jeder Besprechungspunkt innerhalb der Liste durch eine Nummerierung eindeutig identifizieren lassen. Um die Liste später übersichtlich gruppieren oder filtern zu können, muss man sie noch weiter strukturieren, indem man z.B. die Besprechungsinhalte nach ihrer Art unterscheidet (Aufgabe, Information, Festlegung, usw.) und sie einer Projektphase oder einem Stichwort für einen Handlungsbereich zuordnet (Organisation, Kosten, Termine usw.).

Werden Informationen und Festlegungen dokumentiert, ist es sinnvoll festzuhalten, für wen die darin enthaltene Information wichtig ist. Bei protokollierten Aufgaben muss festgelegt werden, wer für die Aufgabe zuständig ist und bis wann sie erledigt sein muss bzw. wann sie erledigt wurde. Hilfreich ist auch, wenn der Status einer Aufgabe mitgeführt wird (z.B. "offen", "in Bearbeitung", "überfällig", "erledigt"). Für diese Informationen sollten bei der Strukturierung entsprechende Felder vorgesehen werden. Auf diese Weise lassen sich z.B. für jede Person genau die Punkte herausfiltern, die für sie wichtig sind.

Bevor das Protokoll einer bestimmten Besprechung an die Teilnehmer versendet wird (z.B. als PDF-Datei), sollte noch ein Deckblatt vorangestellt werden. Es enthält Angaben zur Besprechung (Typ, Ort, Datum und Uhrzeit), zu den anwesenden Personen und zum Verteiler.

Abrunden lässt sich das versandfertige Protokoll, indem man nach dem letzten Besprechungspunkt noch einen Hinweis ergänzt, in dem die nächsten Besprechungstermine mitsamt den dafür erforderlichen Teilnehmern genannt werden.

Wie sich ein entsprechend aufgebautes Tabellenblatt mit den genannten Elementen erstellen lässt, zeigt der nachfolgende Abschnitt.

Schritt 1: Die strukturierte Liste erstellen

Eine strukturierte Excel-Liste, die diese Kriterien erfüllt, ist in Bild 1 zu sehen. Sie enthält folgende Elemente:

• Eindeutige Nummerierung
• Inhalt des jeweiligen Besprechungspunkts
• Art des Inhalts (Festlegung, Aufgabe, Information usw.)
• Projektphase bzw. Stichwort zum Thema oder Handlungsbereich (Organisation, Kosten, Termine usw.)
• Verantwortlichkeiten
• Termin, Datum der Erledigung und Status

Codierung/Nummerierung der Besprechungspunkte

Die ersten drei Spalten im Beispiel sorgen für eine eindeutige Nummerierung der einzelnen Besprechungspunkte. Der Code dafür setzt sich aus einem Kürzel für den Besprechungstyp, einer Besprechungsnummer und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Auf diese Weise lassen sich Besprechungspunkte rasch filtern und identifizieren.

Bild 1: Mögliche Strukturierung eines Endlosprotokolls.

Besprechungstyp

In Projekten gibt es meist mehrere Besprechungstypen (Gremien, Entscheiderkreise, usw.) mit teilweise unterschiedlichen Beteiligten und Themenschwerpunkten (z.B. regelmäßiger Jourfixe mit dem Projektauftraggeber, Planungsbesprechungen, Lenkungsausschuss, usw.). Daher wird jedem Besprechungspunkt ein Besprechungstyp zugeordnet (Spalte "Besprechungskreis"). Abkürzungen vereinfachen die Eingabe und die Lesbarkeit.

Bei einem Bauprojekt könnte z.B. die Projektbesprechung des Projektleiters mit den Planern als "PB" bezeichnet werden, eine Baubesprechung mit ausführenden Baufirmen mit "BB" und der zweiwöchentliche Jourfixe mit dem Projektauftraggeber mit "AJ" für "Auftraggeber-Jourfixe".

Besprechungsnummer

In der zweiten Spalte steht die Nummer der Besprechung eines bestimmten Typs. Diese Nummer ist gleichzeitig auch die Protokollnummer. Sie gibt Auskunft darüber, in welcher Besprechung dieser Punkt protokolliert wurde. Auf diese Weise können rasch alle Punkte einer bestimmten Projektbesprechung herausgefiltert werden. Der Einsatz von Filtern wird weiter unten ausführlich erläutert.