Mit dem Wort "Kontrolle" verbinden die meisten Menschen negative Erfahrungen. Im Projekt sind Kontrollen allerdings ein unerlässliches Instrument, um festzustellen, wie weit die erzielten Ergebnisse mit dem Plan übereinstimmen. Die Kontrolle gibt dabei Antworten auf folgende Fragen:

• Ist das Arbeitsergebnis rechtzeitig entsprechend des Projektplans fertiggestellt?
• Entspricht das Arbeitsergebnis den Anforderungen?
• Wurden die vereinbarten Rahmenbedingungen (Standards, Qualitätskriterien etc.) eingehalten?

Ist die Antwort auf alle Fragen ein "Ja", ist das Ergebnis des Projektmitarbeiters im Plan und Sie haben Grund, sich zu bedanken und das Projektmitglied zu loben. Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen "Nein", dann müssen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter festhalten, was fehlt und wie die erkannten Mängel behoben werden können. Dabei geht es nicht darum, einen Schuldigen zu ermitteln, wenn etwas nicht wie geplant gemacht wurde, sondern Lösungen für eine Veränderung zu finden. Sie sollten daher bei einer Kontrolle immer die Tatsache des Kontrollierens von der Person trennen.

Die größten Fehler, die bei einer Kontrolle von Arbeitsergebnissen gemacht werden, sind:

• Der Projektleiter nörgelt an den Arbeitsergebnissen herum.
• Es wird pedantisch kontrolliert und nach jedem noch so kleinen Fehler gesucht.
• Dem Mitarbeiter werden persönliche Vorwürfe für die Abweichungen vom Ergebnis gemacht.
• Es wird zu viel kontrolliert, auch dann, wenn es gar keinen Anlass gibt.

Arbeitsaufträge klar formulieren

Kontrolle beginnt schon mit der Auftragserteilung; denn Sie können nur das kontrollieren, was Sie auch beauftragt haben. Ein klar formulierter Arbeitsauftrag ist deshalb die Voraussetzung für eine wertschätzende Kontrolle der Arbeitsleistung. Nur wenn sich eine Kritik an einem nachvollziehbaren Maßstab messen lässt, kann diese auch angenommen werden.

Kontrollieren Sie wertschätzend

Die große Kunst des Kontrollierens besteht darin, die Projektmitarbeiter zu motivieren – und nicht zu demotivieren! Die Mitarbeiter müssen verstehen, dass im Projekt die Kontrolle der Arbeitsergebnisse dazu dient, Fehler rechtzeitig zu erkennen. Kontrollieren Sie daher wertschätzend.

Wertschätzung betrifft den ganzen Menschen, nicht seine Taten oder Leistungen. Wertschätzung ist immer damit verbunden, dass wir unserem Gegenüber Interesse, Aufmerksamkeit und Freundlichkeit entgegenbringen, was wiederum motiviert.

Kontrolle in drei Schritten

Bewährt hat es sich, bei einer Kontrolle in drei Schritten vorzugehen:

Schritt 1: Stellen Sie das Arbeitsergebnis fest

In einem ersten Schritt fragen Sie den Mitarbeiter,

• wie weit er gekommen ist,
• wie gut er arbeiten konnte,
• wie schnell er seine Ergebnisse erreicht hat und
• wo es Schwierigkeiten gab.

Schritt 2: Vergleichen Sie die Arbeitsergebnisse mit dem vereinbarten Auftrag

Hier findet die eigentliche Kontrolle statt: Sie fragen danach, inwieweit das geplante Ergebnis erreicht wurde oder ob die geplanten Ergebnisse in der noch verbleibenden Zeit erreicht werden können. Wurde das Ergebnis erreicht, dann können Sie diese Gelegenheit nutzen, um Ihre Anerkennung für die Arbeitsleistung auszusprechen und sich für die Arbeitsleistung zu bedanken.

Wurde das Ergebnis nicht erreicht, dann analysieren Sie gemeinsam mit dem Projektmitarbeiter, welche Abweichungen es gibt und aus welchen Gründen das Ergebnis nicht erreicht wurde. Seien Sie bei der Suche nach den Fehlern jedoch nicht zu pedantisch, denn liegt der Fokus mehr auf den Fehler statt auf der Lösung würde das den Mitarbeiter demotivieren. Suchen Sie zudem nicht nach dem Verursacher, sondern nach den Ursachen. Denn es gibt für Abweichungen oft andere Gründe als die Unfähigkeit des Mitarbeiters: Möglicherweise war die Planung nicht korrekt oder die Rahmenbedingungen wurden falsch eingeschätzt. Vielleicht gab es auch unvorhergesehene Ereignisse, die das Arbeitsergebnis beeinflusst haben.

Schritt 3: Definieren Sie mit dem Mitarbeiter Korrekturmaßnahmen