Haben Sie sich schon mal gefragt, warum es so schwer ist, über einen externen Personal-Dienstleister zu einem geeigneten Projektmanager zu kommen? Im Folgenden stelle ich Ihnen die aus meiner Erfahrung größten Fehler vor, die Auftraggeber begehen, und gebe Empfehlungen, was Sie beachten sollten, wenn Sie einen Dienstleister beauftragen.

1. Fehler: Mangelhaft spezifizierte Anforderungen

Meistens suchen Projektverantwortliche jemanden, der ihnen ihr Projekt "schmeißt". Ausgerüstet mit einem gesunden Halbwissen über die erforderlichen Erfahrungen stellen sie ein Profil zusammen: "Planen und Kontrollieren des Projekts, Reporting, Budget- und Terminverantwortung" usw., also eine sehr generische, allgemeine Beschreibung von Projektmanagement, vielleicht noch etwas über Sprachkenntnisse oder Branchenerfahrungen. Oft spiegelt das auch einfach die Haltung der fachlichen Führungsebene gegenüber der "Routine-Tätigkeit Projektmanagement" wider.

In vielen großen Unternehmen geht dieses Profil dann den Einkauf und/oder (was wegen besserer Expertise im Beurteilen von Bewerbern viel besser ist) an die HR-Abteilung, wo die Vorstellungen über PM und die unterschiedlichen Skill-Sets in dieser Disziplin nicht notwendigerweise verstanden oder differenziert werden: "Ok, die suchen einen Consultant, was darf der denn laut Liste kosten…"

2. Fehler: Suche über inkompetente Provider

Das Gesuch wird dann bei den Personalvermittlern auf der Preferred Sellers-Liste gepostet, wo die Stichworte der Suche durch die Datenbanken laufen, die alles ausspucken, wo der Begriff "Projekt" auftaucht. Das geht dann vom Entwickler mit Projekterfahrung über den Junior-PM, der mal ein Team oder Teilprojekt geleitet hat, bis vielleicht auch zum "Silberrücken", der auch schwierige oder komplexe Projekte professionell managen kann.

Beliebteste Frage in den Ausschreibungen: "Was ist Ihr bester Preis all-in?" Nachfragen dazu, was in dem Projekt erarbeitet werden soll, wie groß Team oder Budget oder die Anzahl der beteiligten Lieferanten und Stakeholder sind, oder welche Aufgaben und Erwartungen der Kunde hat, beantwortet der Recruiter häufig mit: "Da muss ich nochmal nachfragen, ich melde mich wieder."

Mal ehrlich: ich habe bisher nur wenige Dienstleister erlebt, die sich unter "Projektmanagement" etwas Konkretes vorstellen konnten, geschweige denn unterschiedliche Qualitätslevels hätten unterscheiden können…

Nun, was glauben Sie, was Sie dann angeboten bekommen, bzw. mit welchen "Projektmanagern" Sie zum "besten Preis" ins Gespräch kommen? Und was erwarten Sie dann an Ergebnissen für Ihr Projekt? Ich unterstelle mal, dass Sie selbst genügend über Projektmanagement und die PM-Aufgaben in Ihrem Projekt wissen, um damit nicht zufrieden sein zu können. Dass die Dienstleister trotzdem gute Provisionen kassieren, macht die Sachlage nochmal zusätzlich unbefriedigend.

Die richtige Strategie: Nach Qualifikation suchen

Stellt sich also die Frage: Lohnt sich die Suche nach Hochqualifizierten und Führungskräften (denn das sind Projektmanager!) über das "übliche" Recruiting? Nur mit einem gestochen scharfen Profil für den Einkauf und den Dienstleister. Über den Preis unterhalten Sie sich bitte erst, wenn das Verständnis und die Erwartungen über die zu erledigende Aufgabe auf Ihrer Seite und bei Ihrem Bewerber gleich sind. Apropos Aufgabe: Die sollte für einen Projektmanager primär im Managen des Projekts liegen und nicht im Fachlichen! (siehe dazu auch den Beitrag "Projektmanager brauchen keine Branchenkenntnis!", Projekt Magazin 12/2013)

Tipp 1: Einen Experten fragen

Fragen Sie doch mal einen erfahrenen Projektmanager unverbindlich an, was er für die vorgesehene PM-Aufgabe aufrufen würde. Mit Hilfe dieser "Hausnummer" können Sie dann den Einkauf ein wenig instruieren, bei diesem "Consultant" ein wenig nach Skill-Level zu differenzieren. Sie erhöhen dadurch Ihre Chance signifikant, einen kompetenten Projektmanager für Ihr Projekt zu bekommen.

Tipp 2: Projekt-Profiling einkaufen

Es gibt auch Kollegen, die ein solches Projekt-Profiling für wenig Geld als Beratungsleistung anbieten. Sie nehmen Ihre Erwartungen an Ihr Projekt detailliert auf und machen Ihnen ein aussagefähiges Anforderungsprofil daraus. Damit können Sie nicht nur auf Projektleiter-, sondern gleich auf Teamsuche intern und extern gehen Zusätzlich können Sie das Profil auch als Projektdefinition für die weitere Projektplanung nutzen.

Und sie sagen Ihnen, welchen Skill-Level Ihr Projektmanager haben sollte, in welchem Umfang und für wie lange Sie Ihn verpflichten sollten und was ein solcher Projektmanager üblicherweise als Honorar erwartet. Auf Wunsch können Sie sich sogar Profile für ein ganzes Projektmanagement-Team zusammenstellen lassen, wenn dies für den Projekterfolg notwendig erscheint.

Damit haben Sie eine sichere Basis für Ihre Budget-Kalkulation und Ihre Verhandlungen und erleben keine Überraschungen. Wenn Sie möchten, geben die Kollegen Ihnen auch Tipps, wie und wo Sie den Projektmanager Ihres Vertrauens am besten finden (und wo besser nicht) – und seriöser Weise schlagen die Kollegen sich selbst dann erst mal nicht vor...

Viel Erfolg!

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