Wenn man über Jahre mit teils erfahrenen, teils unerfahrenen, aber immer neugierigen und motivierten Mitmenschen die Kunst des Projektmanagements diskutiert, dann werden immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen. Viele davon beziehen sich nicht direkt auf Prozesse, Methoden und Tools, sind aber von grundsätzlicher Bedeutung. Oft wird die Sinnfrage gestellt ("Warum …?"). Und hier findet die Evolution vom Amateur zum Profi statt.

Denn ein begabter Amateur im Projektmanagement tut oft (nicht immer) intuitiv das richtige, kann es aber nicht begründen. Ein guter Profi tut (hoffentlich fast immer) das richtige; er tut es aber wohlüberlegt und kann sein Handeln begründen. Und wenn er sehr gut ist, dann achtet er auch noch auf die Effizienz seines Handelns, denn wenn man zu viel des Guten tut, dann ist es auch nicht mehr gut.

Hier ist die nächste Frage, die mir immer wieder gestellt wird, und meine Antwort darauf. Haben Sie Anmerkungen, Ergänzungen oder Kritik, freue ich mich auf eine Diskussion. Und wenn Sie selber eine Frage einbringen möchten, dann greife ich sie gern auf, selbstverständlich mit Nennung der Quelle, falls gewünscht oder erlaubt.

Q: Bei uns gehört es beim Abschluss eines Projekts dazu, Lessons Learned festzuhalten. Weil wir aber das Gefühl haben, dass das nicht wirklich etwas bringt, ist es eigentlich eine lästige Routine. Wie kann man das sinnvoller machen?

A: Lessons Learned sind der Versuch, Organisationslernen zu realisieren. Jeder Projektmanager lernt in jedem Projekt dazu, und wenn er gut ist, macht er nicht zweimal denselben Fehler, und damit gewinnt er an Erfahrung und wird immer besser. Das Problem ist nur, dass jeder neue Projektmanager dieselben Fehler macht und nicht von seinen Vorgängern lernt. Auf diese Weise sieht man zwar bei jedem Einzelnen Fortschritte, aber es findet kein Organisationslernen statt. Das Unternehmen als Ganzes würde sich nur verbessern, wenn typische Fehler oder Schwächen im Laufe der Zeit immer seltener würden.

Nun werden Lessons Learned-Workshops durchgeführt. Abgesehen vom Zeit- und Ressourcenaufwand bringt das eigentlich nur Vorteile, denn zum Lernen einzelner Projektmanager oder Teams muss Selbstreflexion stattfinden. Und das geschieht auch, mehr oder weniger. Leider werden aber durch diesen unbestreitbaren Nutzen die Firmen abgelenkt vom eigentlichen Sinn, nämlich dem Organisationslernen.

Was passiert? Die Lessons Learned werden in einer mehr oder weniger passenden Form dokumentiert und abgelegt. Die ideale Vorgehensweise dafür wurde leider noch nicht gefunden. Und jetzt gibt es das Bibliotheksproblem: Wenn in einer großen Bibliothek ein Buch in ein falsches Regal gestellt wird, ist es u. U. für Jahrzehnte verschwunden, selbst wenn sich jemand dafür interessiert. Wenn es aber richtig eingeordnet wird und somit auffindbar ist, ist das Ergebnis dasselbe, solange sich niemand dafür interessiert. Dem Bibliothekar einer Universität ist das egal; es ist seine Aufgabe, für Vollständigkeit und Ordnung zu sorgen, nicht aber, das Interesse an seinen Büchern zu wecken.

Mit Lessons Learned ist es ähnlich; manchmal sind sie schwer zu finden, aber schlimmer ist, dass sich zu wenige Leute für sie interessieren. Sie werden als Bringschuld etabliert, und ihr kurzfristiger Nutzen für das Einzel-Lernen rechtfertigt das, aber ihren eigentlichen Sinn können sie nur erfüllen, wenn sie zur Holschuld gemacht werden. Ein Projektmanager, der ein neues Projekt startet, muss nachweisen, dass er sich um Lessons Learned bemüht aus Projekten, die vom ähnlichen Typ sind oder sonst Gemeinsamkeiten haben mit dem neuen Projekt.

Und dafür müssen sie natürlich auffindbar dokumentiert sein.