Projekte ohne Risiken gibt es nicht. Im Projektmanagement ist man mit permanenten (Ver-)Änderungen und daher ständig mit Chancen und Risiken konfrontiert. Selbst bei bester Planung gilt: Es kann nicht alles vorweggenommen werden. Vor allem nicht in einer Welt voll Unbeständigkeit, Unsicherheit und Komplexität.

Projektmanagement ohne Risikomanagement ist daher ein "no go". Die Aufgaben des Risikomanagements werden dabei auch immer komplexer und reichen von der Risikoidentifizierung über die Risikobeurteilung und der Risikobewältigung bis zur Risikoüberwachung. Die Ziele sind in jeder Phase: Chancen und Bedrohungen für das Projekt so früh wie möglich erkennen und durch Initiierung von Maßnahmen etwaige Schäden abwenden bzw. minimieren. Im Folgenden stelle ich Ihnen die aus meiner Sicht wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Risikomanagement dar.

Risiken offen ansprechen

Risiken dürfen nicht verdrängt, sondern sollten offen angesprochen werden. Ebenso die möglichen Konsequenzen. Dabei auch zu berücksichtigen: Risiken können negative Abweichungen (Gefahren) aber auch positive Abweichungen (Chancen) vom Projektziel sein. Sowohl Gefahren als auch Chancen gehören erkannt.

Ängste ernst nehmen

Besonders Veränderungen, Komplexität und Unsicherheit lösen bei Menschen Gefühle aus, die niemals vollständig berechenbar und interpretierbar sind. Sie versuchen sich dann z.B. Veränderungen zu entziehen, die sie für bedrohlich halten. Wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Ängste nicht ernstgenommen werden, können Menschen dabei sehr destruktiv agieren – mit Widerstand, Gerüchten und Zynismus.

Risiken gemeinsam identifizieren

Die Identifizierung von Risiken ist nicht nur die Aufgabe der Projektleitung. Alle Teammitglieder, Stakeholder und auch der Projektauftraggeber sollten sich hier einbringen und die Risiken aus ihren Bereichen beleuchten. Analysen von vorangegangenen und anderen ähnlich gelagerten Projekten können ebenfalls sehr hilfreich sein.

Risiken kategorisieren

Eine Hilfestellung zur vollständigen Ermittlung aller Risiken eines Projekts ist die Aufgliederung der Risiken in Kategorien, z.B.: technische Risiken, Kostenrisiken, Terminrisiken, Ressourcenrisiken, Qualitätsrisiken, personelle Risiken, rechtliche/vertragliche Risiken, u.v.m. Am Ende werden alle Risiken in einer gemeinsamen Risikotabelle schriftlich festgehalten.

Bewerten und analysieren

Die identifizierten Risiken gehören hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet, z.B. in folgende Kategorien: Sehr wahrscheinlich, möglich, möglich bei gewissen Voraussetzungen und unwahrscheinlich. Auch Abstufungen in Prozent-Schritten sind möglich. Des Weiteren sollte die Höhe des monetären Schadens berechnet werden, für den Fall, dass ein Risiko tatsächlich eintritt. Die Eintrittswahrscheinlichkeit multipliziert mit dieser geschätzten Schadensumme ergibt jenes Budget, dass zusätzlich zum eigentlichen Projektbudget als Risikopuffer vorhanden sein sollte.

Risikobudget immer ausweisen

Leider gibt es immer noch viele Organisationen, die kein Risikobudget zur Verfügung stellen, weil "nicht sein kann, was nicht sein darf". Aber auch in diesem Fall sollte die Projektleitung ein Risikobudget ausweisen. Projektmanagement ist ja kein "administrativer overhead" wo basierend auf von der Organisation zur Verfügung gestellten templates Daten eingepflegt werden, sondern die Übernahme der Gesamtverantwortung für die Umsetzung einer temporären, komplexen und risikobehafteten Aufgabenstellung. D.h. die Ausweisung des Risikobudgets macht der Projektleiter für das Projekt und nicht (nur) für die Linie.

Maßnahmen zur Risikobewältigung planen

Wenn die möglichen Risiken über dem vertretbaren Projektrisiko liegen, sind jedenfalls präventive Maßnahmen zur Risikobewältigung zu planen. Dabei sind folgende Fragestellungen hilfreich: Wie kann man das Risiko reduzieren? Wie kann man die Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren? Wie kann man die Auswirkungen und negativen Konsequenzen reduzieren? Sind die definierten Maßnahmen kostenseitig vertretbar? Die Kosten für risikominierende Maßnahmen (z.B. die Kosten für eine Versicherung) sind in den Projektkosten – gesondert ausgewiesen – zu berücksichtigen.

Krisenplan ausarbeiten

Eine weitere sinnvolle Maßnahme zur Risikobewältigung kann die Erstellung eines Plan B/Krisenplans sein. Dieser ist im Fall der Fälle griffbereit, regelt die Vorgehensweisen sowie Zuständigkeiten und ermöglicht ein rasches Handeln. Professionelles Risiko- bzw. Projektmanagement zeichnet sich aber auch dadurch aus, dass Projekte nicht realisiert werden, wenn die Risikoanalyse ergibt, dass die Risiken definitiv zu hoch sind.

Kontinuierliches Überwachen

Während des gesamten Projektverlaufs sollte der Projektleiter regelmäßig überprüfen, ob die erkannten Risiken weiterhin aktuell sind, ob sich ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder das Risikopotenzial verändert haben und ob neue Risiken hinzugekommen sind. Denn nix ist fix – auch nicht das Risiko!

Nix ist fix

Auf das Risikomanagement im Projektmanagement gehen wir beim diesjährigen pma focus gezielt ein. Unter dem Titel "Nix ist fix – Projektmanagement in Zeiten steigender Komplexität und Unsicherheit" hinterfragen wir u.a., welches Mindset und welche Fähigkeiten gebraucht werden, um in einem immer instabiler werdenden Umfeld erfolgreich arbeiten zu können und nicht paranoid zu werden, sondern gesund zu bleiben.

Wir stellen zur Diskussion, ob Unsicherheit wirklich nur negativ und risikobehaftet ist, oder auch positive Seiten hat. Und wir erarbeiten nicht nur die Gefahren, sondern vor allem auch die Chancen, die uns erwarten. Denn auch wenn nix fix ist: Es gibt viel Zukunft für unsere Branche – wenn wir fit genug sind, um mit Unsicherheiten, Komplexität, Ambivalenz und den sich daraus ergebenden (Ver-)Änderungen und Risiken zu leben.

Ich hoffe, wir sehen uns am 12.10. beim pma focus in Wien!