"Menschen verwandeln Worte, Worte verwandeln Menschen."

Manfred Hinrich (*1926), Dr. phil., deutscher Philosoph, Philologe, Lehrer,
Journalist, Kinderliederautor, Aphoristiker und Schriftsteller

Jeder Projektmanager kennt das Szenario: Für ein Vorhaben werden Ziele festgelegt, die die Erwartungen des Kunden erfüllen sollen. Dabei gilt es, Rahmenparameter und Restriktionen zu berücksichtigen. Das Timing ist eng, das Team zu klein, das Budget zu knapp. Damit nicht genug: Der Kunde ist extrem fordernd und der Vertrag ungünstig formuliert, z.B. weil die Spezifikation von Funktionen nicht eindeutig genug ist und jetzt mit dem Kunden neu verhandelt werden muss.

Auch wenn die genutzten Tools und Techniken für Projektplanung, -steuerung, -controlling und -kommunikation noch so bewährt sind, kommt es immer wieder zu Problemen, die vereinbarten Kostengrenzen und Timelines einzuhalten. Die Projektleiter dokumentieren zwar die Abweichungen von der Planung; aber verstehen oder steuern sie das Geschehen dadurch besser? Oft nicht. Dessen ungeachtet wird der Kunde früher oder später das Erreichen der ursprünglich definierten Ziele einfordern.

Außerdem setzen die gängigen Tools und Methoden voraus, dass alle Projektbeteiligten das gleiche Ziel verfolgen. Das trifft in der Regel auch zu. Allerdings unterscheiden sich häufig die Vorstellungen über den Weg dorthin. Deshalb sollte der Projektmanager versuchen, diese Unterschiede offenzulegen. Dafür eignet sich jedoch nicht ein Briefing, selbst nicht mit einer noch so klaren und einprägsamen Beschreibung des Ziels.

Der Projektmanager als Kommunikator

Folglich benötigt ein erfolgreiches Projektmanagement, wie immer wieder betont wird, neben bewährten Instrumenten und einer cleveren Planung auch eine gute Kommunikation. Der Projektmanager fungiert als Kommunikator und sollte im Idealfall nicht nur den Auftrag im Detail kennen, sondern auch seine Hintergründe sowie die Erwartungen und Ansprüche, die dahinter stehen. Und zwar nicht nur die der Kunden, sondern auch der Teammitglieder oder der Unternehmensleitung.

Denn fangen die Beteiligten (inklusive des Projektmanagers) damit an, Nicht- oder Ungenau-Gesagtes zu interpretieren, entstehen schnell Missverständnisse und damit Probleme, die am Ende viel Zeit, Geld und Nerven kosten. Durch eine geschickte Kommunikation und Gesprächsführung kann der Projektmanager jedoch einige potenzielle Gefahren zutage fördern, die er im Vorfeld vielleicht nicht erkannt hätte. Erst dann, wenn er es schafft, von allen Beteiligten ihre Sicht der Dinge zu erfahren, ist er auch in der Lage, Interpretationen vorzeitig zu unterbinden.

Der Blick über den Tellerrand

Folglich benötigen wir in jedem Projekt den Blick über den Tellerrand hinaus. Projektmanagement nach Lehrbuch ist mit Sicherheit nicht falsch, aber selbst wenn Sie mit den Werkzeugen des Projektmanagements vermeintlich "alles richtig machen", kommen Sie dennoch nicht zwingend zum Erfolg. Der Erfolg des Projekts ist aber Ihr Ziel, Ihre Aufgabe. Es interessiert am Ende schlicht und einfach nicht, dass Sie nichts falsch gemacht haben, wenn der Termin nicht gehalten wurde.