In der Ausgabe 6/2014 des Projekt Magazins erschien der Beitrag "In sechs Schritten zum Agilen Festpreis" von Dr. Andreas Opelt. Der Artikel beschreibt ein Konzept wie Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam in agil durchgeführten Projekten zu einem Festpreisvertrag gelangen können.

Als zentrales Kriterium schreibt Dr. Opelt dazu auf Seite 8: "Um Projekte nach dem Agilen Festpreis durchführen zu können, stehen Vertrauen und partnerschaftliches Zusammenarbeiten an oberster Stelle." Das bezieht sich auf die geschäftliche Ebene, die oberhalb der rechtlichen Ebene steht und das geschäftliche Handeln – inkl. des Projektmanagements – bestimmt. (Wobei es sich allerdings empfiehlt, so zu handeln, wie es auf der unteren Ebene abgesichert ist.)

Verträge können und sollen auf der rechtlichen Ebene so formuliert werden, dass sie eine taugliche Basis für das sind, wie die Vertragspartner auf der geschäftlichen Ebene handeln wollen. In diesem Fall eignet sich die vertragliche Ebene aber nicht dafür: Das Problem ist, wie Opelt eingangs des Artikels schreibt, dass der Auftraggeber häufig zwar moderne Methoden wünscht (obere Ebene), aber weiterhin einen herkömmlichen Festpreisvertrag forciert (untere Ebene). Dann will er den Vertrag nicht auf Basis von vertrauensvoller und kooperativer Zusammenarbeit aufbauen. Er tut zwar so, aber im Konfliktfall soll der Auftragnehmer nach seiner Pfeife tanzen.

Vertrauen in kleinen Schritten

Meine jahrzehntelangen Erfahrungen mit Kunden, die vertrauensvoll und konstruktiv mit ihren Auftragnehmern zusammenarbeiten wollen, gehen in eine andere Richtung: Solche Kunden sind am Anfang vorsichtig und erteilen erst einmal kleine Aufträge, gerne auch gegen einen Festpreis.

Wenn Vertrauen aufgebaut ist, wollen diese Kunden oft keinen Festpreis mehr haben – zumindest deren Fachseite nicht. Vielmehr vereinbaren Sie mit ihren Auftragnehmern dann Vergütung nach Aufwand. Selbstverständlich muss auch dann ordentlich geplant werden: Aufwände und Termine müssen geschätzt und festgelegt werden und dann während der Projektdurchführung kontrolliert und ggf. im Rahmen der Steuerung fortgeschrieben werden.

Es gibt keinen Königsweg

Aber auch bei diesem Vorgehen können Schwierigkeiten auftreten: So kann z.B. der Einkauf die Verhandlungen stören, indem er auf der vertraglichen Ebene auf einen Festpreis pocht. Die Vertragspartner können dann auf Vergütung nach Aufwand mit einer Obergrenze ausweichen. Diese kann großzügig sein, was der Einkauf nicht erfährt. Und möglicherweise wird dann der Rahmen nicht ausgeschöpft, was den Einkauf wiederum erfreut.

Wenn der Kunde Zusatzwünsche hat und/oder die Obergrenze nicht ausreicht (oder ein Festpreis vereinbart ist) und auch kein Reservebudget zur Verfügung steht, können die Vertragspartner die vertrauensvolle Zusammenarbeit fortsetzen. Der Auftragnehmer kann das Defizit erst einmal hinnehmen und es dann – in Abstimmung mit der Fachabteilung des Kunden – bei dem nächsten Auftrag oder bei den nächsten beiden in den Festpreis mit einkalkulieren. Allerdings hat der Kunde im Konfliktfall eine starke Stellung auf vertraglicher Ebene.

Auf der vertraglichen Ebene ist es nützlich, eine Sollbruchstelle vorzusehen, nämlich nach der Erstellung einer einigermaßen detaillierten Spezifikation das Vorhaben auf den Prüfstand zu stellen. Das drängt sich auf, solange noch Vertrauen aufgebaut werden muss, und ist auch noch danach sinnvoll. Auch Opelt sieht eine Checkpoint-Phase vor, damit gegebenenfalls die Reißleine gezogen werden kann.

Letztendlich bleibt als Essenz: Bei der Vertragsgestaltung gibt es keine Königswege – weder auf der unteren noch auf der oberen Ebene.