Die Besprechung ist zu Ende – und Sie konnten nur ein Teil der ursprünglich geplanten Themen mit den Teilnehmern behandeln. Oder: Sie konnten alle strittigen Punkte klären, aber das Meeting hat deutlich länger gedauert als erwartet. Dies kann viele Gründe haben: Die Zeit war zu knapp bemessen, die Themen waren komplexer als vermutet oder die Teilnehmer hatten einen hohen Diskussionsbedarf.

Aber es gibt auch andere Ursachen, sog. "Zeitdiebe", die Besprechungen unnötig in die Länge ziehen. In diesem Tipp entlarve ich sie und zeige Ihnen, wie Sie als Leiter oder als Organisator einer Besprechung "Zeitdieben" begegnen können.

Was sind "Zeitdiebe"?

Lothar Seiwert führte die Metapher "Zeitdiebe" in das Zeitmanagement ein (Lothar Seiwert: 30 Minuten Zeitmanagementsystem, Gabal Verlag, Offenbach 2012). Er bezeichnet damit Störfaktoren in der täglichen Arbeit, die wertvolle Zeit kosten, aber nichts zur Produktivität der Arbeit beitragen.

Aber nicht nur das: "Zeitdiebe" stehlen auch Geld. Denn jede Arbeitsstunde in einem Projekt kostet pro Mitarbeiter im Durchschnitt ca. 100 Euro. In einer Besprechung mit zehn Teilnehmern kostet damit jede Minute knapp 17 Euro. Eine geraubte Viertelstunde kostet bereits 250 Euro und bei 25 Minuten sind dies 417 Euro – und damit bereits mehr als einen halben Arbeitstag eines Mitarbeiters.

Wie Sie in Besprechungen mit "Zeitdieben" umgehen

Im Folgenden führe ich die wichtigsten "Zeitdiebe", die bei Besprechungen vorkommen, in chronologischer Reihenfolge an.

Abgeschlossener Besprechungsraum: Die Teilnehmer finden den Raum verschlossen vor. Der Besprechungsleiter oder ein Teilnehmer geht den Schlüssel holen, während alle anderen Teilnehmer warten. Tipp: Besorgen Sie den Schlüssel rechtzeitig vor der Besprechung und schließen Sie den Raum einige Minuten vor Besprechungsbeginn auf.

Zu wenig Stühle bzw. zu wenig Raum: Die Teilnehmer strömen in den Besprechungsraum. Die letzten stellen fest, dass es keine Stühle mehr für sie gibt, und gehen auf die Suche. So verstreichen wertvolle Minuten, bis endlich jeder einen Platz gefunden hat. Tipp: Klären Sie vor der Besprechung, ob im Raum genügend Sitzgelegenheiten vorhanden sind, und reservieren Sie ggf. einen größeren Besprechungsraum.

Teilnehmer finden den Raum nicht gleich: Dies kann zwei Ursachen haben: Entweder hat der Einladende vergessen, den Veranstaltungsort anzugeben, oder Teilnehmer haben sich nicht notiert, wo die Besprechung stattfindet. So müssen sie sich durchfragen bzw. unterwegs den Raum recherchieren. Tipp: Versenden Sie mit der Einladung eine genaue Raumangabe und fügen Sie für Ortsunkundige eine Wegbeschreibung bei. Liegt zwischen der Einladung und der Besprechung ein größerer Zeitraum, schicken Sie einen Reminder, der erneut die Raumangabe und ggf. eine Wegbeschreibung enthält.

Zu-spät-Kommen: Die Besprechung beginnt – und ein oder zwei Teilnehmer sind noch nicht da. Diese stören durch ihr verspätetes Ankommen die Besprechung, müssen über bereits Gesagtes informiert werden und stellen ggf. Fragen, die schon geklärt wurden. Tipp: Wenn es sich bei den Zu-spät-Kommenden um Mitglieder Ihres Projektteams handelt, weisen Sie diese darauf hin, dass Sie großen Wert auf Pünktlichkeit legen. Bei wiederholtem Zu-spät-Kommen eines Teammitglieds führen Sie mit ihm ein Kritikgespräch. Wenn der Auftraggeber regelmäßig unpünktlich ist, machen Sie auch ihm gegenüber deutlich, warum es Ihnen wichtig ist, dass alle pünktlich kommen.

Medien funktionieren nicht: Alle sitzen erwartungsvoll im Besprechungsraum, doch der Beamer geht nicht. Die häufigste Ursache ist: Der Präsentierende weiß nicht, wie er funktioniert. Tipp: Machen Sie sich vor der Besprechung mit den Medien vertraut, die Sie einsetzen wollen, bzw. prüfen Sie, ob diese funktionieren. Alternativ dazu können Sie auch ein Projektmitglied bitten, sich darum zu kümmern.