Project Management Offices (PMOs) sind in aller Munde. Immer mehr Organisationen stellen fest, dass sich mit ihrer Hilfe das Projektgeschäft substanziell verbessern lässt, da dadurch die Effektivität und die Effizienz der gesamten Organisation steigen.

Problematisch ist dabei, dass in verschiedenen Unternehmen – und sogar bereits innerhalb eines Unternehmens – die Mitarbeiter unter einem Project Management Office Unterschiedliches verstehen. Einerseits wird der Begriff "Project Management Office" für eine auf Dauer angelegte organisatorische Einheit verwendet, die das gesamte Projektgeschäft einer (Teil-)Organisation steuert und vorantreibt, andererseits aber auch – fälschlicherweise – für ein Project Office (PO), das nur einem einzelnen Projekt zuarbeitet und zum Ende des Projekts aufgelöst wird. Ergebnisse dieser Sprachverwirrung sind unter anderem der Kauf falscher Bücher, der Besuch des falschen Trainings, oder sogar Fehler bei der Neukonzeption von Project Management Offices und Project Offices.

Bezüglich ihrer Auswirkungen und Leistungen für das Unternehmen überschneiden sich Project Management Offices und Project Offices entgegen dem ersten Eindruck, der durch die Ähnlichkeit der Begriffe entsteht, nur geringfügig.

Definitionen

Vor dem Hintergrund dieser begrifflichen Unschärfe brachte die Fachgruppe "Project Management Offices" der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. im Jahr 2008 einen Normierungsvorschlag für den Begriff "Project Management Office" in die seinerzeit gerade laufende Novellierung der DIN 69901 ein. Nach Beratung in dem Normungsgremium wurden die Begriffe "Project Management Office" und "Project Office" in die Norm aufgenommen (siehe DIN 69901-5 "Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe", 2009).

Die Begriffe wurden dabei wie folgt genormt: Ein Project Management Office stellt eine "projektübergreifende Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von Projektmanagementsystemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten" dar. Ein Project Office dagegen wird definiert als eine "einem einzigen Projekt zugeordnete Funktion, die Unterstützungsleistungen für das Projekt erbringt".

Unterschiede

Betrachtet man die Definitionen dieser beiden Begriffe im Detail, lässt sich erkennen, dass sich die beiden Organisationseinheiten in ihrer Ausrichtung gravierend unterscheiden: