Das Management von Mitarbeiterkapazitäten führt in Organisationen immer wieder zu Ressourcenkonflikten. Während Projektleiter oft händeringend freie Kapazitäten für ihre Projektarbeit suchen, beanstanden Ressourcenmanager, dass Tätigkeiten für die Linie wegen der Projektarbeit liegenbleiben. Für die Geschäftsführung spielt der Kostenfaktor die wichtigste Rolle. Sie fordert, dass der Ressourceneinsatz optimiert und temporäre Unterlasten vermieden werden. Der Mitarbeiter steht häufig im Mittelpunkt dieser Interessenkonflikte. Sehr engagierte Mitarbeiter versuchen, jede Konfliktpartei bestmöglich zu bedienen. Nicht selten führt dies zur permanenten Überlastung. Andere Mitarbeiter resignieren und entscheiden sich dafür, die Vorgänge bevorzugt zu bearbeiten, deren Bearbeitung ihnen am angenehmsten erscheint.

Ist es überhaupt möglich, Mitarbeiterkapazitäten so zu managen, dass alle Projektbeteiligten ihre Interessen gut vertreten sehen? Lässt sich die hohe Dynamik sich schnell ändernder Anforderungen an Kapazitäten durch langfristige Planung in den Griff bekommen und beherrschen? Wie löst man am besten Ressourcenkonflikte? Eins ist sicher: Eine simple Patentlösung gibt es nicht – auch wenn viele Hersteller von Planungssystemen uns das glauben lassen wollen. Kapazitätsmanagement ist komplex, dynamisch und erfordert eine Menge Aufwand.

In diesem Beitrag, der sich an alle Projektbeteiligten richtet, möchte ich einige Anregungen für ein systematisches Vorgehen beim Kapazitätsmanagement geben. Nach der Definition des Begriffs "Auslastung" und der Darstellung der Folgen einer traditionellen Kapazitätsplanung, wird der Frage nachgegangen, wer für das Kapazitätsmanagement verantwortlich ist. Danach erfahren Sie, wie Projektleiter und Ressourcenmanager in drei Schritten ein Kapazitätsmanagement durchführen können, und wie sie vorgehen, damit die Kapazitätsplanung ausgeglichen ist. Inwieweit Tools dabei unterstützen können und wo deren Grenzen liegen, wird anschließend erläutert. Abschließend gehe ich darauf ein, wie die Unternehmensführung langfristigen Ressourcenengpässen begegnen kann.    

Was ist eine Auslastung?

Was versteht man unter der Auslastung eines Mitarbeiters, einer Gruppe oder einer Abteilung? Es ist das Verhältnis eingeplanter Arbeitsstunden eines Mitarbeiters zu seiner vereinbarten verfügbaren Arbeitszeit (z.B. gemäß Arbeitsvertrag):

Ist damit bereits alles bestimmt? Lassen Sie mich folgendes Beispiel der Einsatzplanung eines Mitarbeiters skizzieren: