In den ersten beiden Teilen haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Projekte in Excel strukturieren, Termine planen und mit verschiedenen Datumsfunktionen die ProjektdauerProjektdauerProjektdauer ist der in Einheiten der Arbeitszeit gemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende. Der Begriff " Projektdauer " wird in den Richtlinien und Normen für Projektmanagement nicht explizit definiert. Weiterhin wird der Begriff " Dauer " nicht einheitlich verwendet. Dauern können entweder in kalendarischen Einheiten (Tage, Wochen, Monate, Jahre) oder in Einheiten der Arbeitszeit (z.B. in Arbeitstagen) angegeben werden. Der PMBOK® Guide definiert "Dauer" eindeutig im Sinne von Arbeitszeit und grenzt sie von "elapsed time" (verstrichener Zeit) und "effort" ( Arbeitsaufwand ) ab., die Termine für den Start und das Ende einzelner Phasen sowie für Meilensteine flexibel berechnen.

Lesen Sie in diesem dritten Teil, wie Sie Ihre ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. mit Hilfe eines Gantt-Diagramms übersichtlich darstellen, wie in Bild 1 gezeigt. Lernen Sie außerdem Techniken kennen, mit denen Sie das fertige Gantt-Diagramm nach PowerPoint exportieren und es dort schrittweise aufbauen.

Der vierte Teil zeigt dann, wie Sie die Projektplanung auch mit einer dynamischen Zeitleiste darstellen können.

Bild 1: Vorschau auf das fertige Gantt-Diagramm, das auf Basis eines gestapelten Balkendiagramms erstellt wurde.

Die Daten für das Gantt-Diagramm aufbauen

Auch wenn Excel den Typ Gantt-Diagramm nicht kennt, lässt sich die gewünschte Darstellung der Projektdauer ohne weiteres über ein gestapeltes Balkendiagramm erreichen. Zuvor müssen die Daten für das Diagramm entsprechend aufbereitet vorliegen. Als Datenbasis werden die Bezeichnungen der einzelnen Projekte, Projektphasen bzw. Arbeitspakete sowie deren Beginn und Dauer (in Kalendertagen) benötigt. Sie können dazu die Projekttabelle aus Teil 2 verwenden, in der die benötigten Daten stehen. Für das Beispiel in diesem Beitrag wird zur besseren Übersicht eine einfache Tabelle verwendet, die ausschließlich die für das Diagramm erforderlichen Daten enthält. In den ersten beiden Spalten sind darin die Bezeichnungen der einzelnen Projekte und Phasen eingetragen. In der dritten Spalte folgt das Datum für den Beginn und in der vierten dann die InformationInformationIm Projektmanagement wird der Begriff " Information " aus Sicht der Disziplinen Wissensmanagement, Kommunikationstheorie und Informationstheorie verwendet. Dabei ist Information zu verstehen als strukturiert und zweckorientiert aufbereitete Daten, siehe hierzu auch ↑Projektinformation . über die Dauer (Bild 2).

Bild 2: Planungstabelle mit den Angaben zu Projekt, Projektphase, Beginn und Dauer. Nur der blau eingerahmte Bereich ist für das Erstellen des Diagramms erforderlich.

Lassen Sie zunächst die Zellen für die Überschriften derjenigen Spalte(n) leer, welche die Beschriftung der Rubrikenachse generieren sollen. Excel ordnet so die Informationen fehlerlos der Rubrikenachse zu.

Im vorliegenden Beispiel wird von Excel somit erst die dritte Spalte als "Datenreihe" erkannt und folglich der Größenachse zugeordnet. Haben Sie nur eine Spalte für die Rubrikenachse, müssen Sie nur die Zelle in der linken oberen Ecke frei lassen. Ist das Diagramm angelegt, können Sie die zuvor leer gelassenen Zellen mit den gewünschten Angaben füllen.

Das gestapelte Balkendiagramm anlegen und anpassen

Um das Gantt-Diagramm zu erstellen, müssen Sie einen kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm gehen. Für dieses sind mindestens zwei Datenreihen erforderlich. Im vorliegenden Fall sind das diejenigen für Beginn und Dauer der einzelnen Projektphasen. Um das gestapelte Balkendiagramm in seiner Rohfassung anzufertigen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Markieren Sie die Spalten für die Projekt- und Phasenbezeichnungen sowie die für Beginn und Dauer einschließlich der Spaltenüberschriften. Im vorliegenden Beispiel ist dies also der Bereich A3:D14.
  • Erzeugen Sie durch Betätigen der Taste F11 ein neues Blatt mit einem Standard-Säulendiagramm.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf ganz links auf die Schaltfläche Diagrammtyp ändern.
  • Wählen Sie im folgenden Dialogfeld links den Typ Balken und rechts den Untertyp Gestapelte Balken.

Bild 3: Den Diagrammtyp auf "Gestapelte Balken" ändern.

Anpassung 1: Die senkrechte Achse umstellen

D

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Projekte strukturieren und Termine planen
Nicht alle Projekte erfordern ein professionelles Projektmanagement-Tool, um Kosten und Termine im Blick zu behalten. In vielen Fällen reicht Microsoft Excel als Werkzeug für die Planung und Steuerung völlig aus.
Teil 2:
Dauer, Termine und Meilensteine flexibel berechnen
Im zweiten Teil dieser vierteiligen Artikelreihe stellt Dieter Schiecke Techniken vor, um Start- und Endtermine sowie Folgetermine zu berechnen.
Teil 4:
Projektübersicht mit dynamisch angepasster Zeitleiste
Dieser vierte und abschließende Teil der Artikelserie von Dieter Schiecke zeigt, wie Sie in Excel die Projektplanung mit einer Zeitleiste und Balken darstellen können, die sich dynamisch an neu eingetragene Daten anpassen.

Alle Kommentare (3)

André
Geister

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Kader
Diagne

Darstellung, Erklärung und Stil sind exzellent! Ich werde mir nun die anderen Teile vornehmen :-)