In den ersten beiden Teilen haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Projekte in Excel strukturieren, Termine planen und mit verschiedenen Datumsfunktionen die Projektdauer, die Termine für den Start und das Ende einzelner Phasen sowie für Meilensteine flexibel berechnen.

Lesen Sie in diesem dritten Teil, wie Sie Ihre Projektplanung mit Hilfe eines Gantt-Diagramms übersichtlich darstellen, wie in Bild 1 gezeigt. Lernen Sie außerdem Techniken kennen, mit denen Sie das fertige Gantt-Diagramm nach PowerPoint exportieren und es dort schrittweise aufbauen.

Der vierte Teil zeigt dann, wie Sie die Projektplanung auch mit einer dynamischen Zeitleiste darstellen können.

Bild 1: Vorschau auf das fertige Gantt-Diagramm, das auf Basis eines gestapelten Balkendiagramms erstellt wurde.

Die Daten für das Gantt-Diagramm aufbauen

Auch wenn Excel den Typ Gantt-Diagramm nicht kennt, lässt sich die gewünschte Darstellung der Projektdauer ohne weiteres über ein gestapeltes Balkendiagramm erreichen. Zuvor müssen die Daten für das Diagramm entsprechend aufbereitet vorliegen. Als Datenbasis werden die Bezeichnungen der einzelnen Projekte, Projektphasen bzw. Arbeitspakete sowie deren Beginn und Dauer (in Kalendertagen) benötigt. Sie können dazu die Projekttabelle aus Teil 2 verwenden, in der die benötigten Daten stehen. Für das Beispiel in diesem Beitrag wird zur besseren Übersicht eine einfache Tabelle verwendet, die ausschließlich die für das Diagramm erforderlichen Daten enthält. In den ersten beiden Spalten sind darin die Bezeichnungen der einzelnen Projekte und Phasen eingetragen. In der dritten Spalte folgt das Datum für den Beginn und in der vierten dann die Information über die Dauer (Bild 2).

Bild 2: Planungstabelle mit den Angaben zu Projekt, Projektphase, Beginn und Dauer. Nur der blau eingerahmte Bereich ist für das Erstellen des Diagramms erforderlich.

Lassen Sie zunächst die Zellen für die Überschriften derjenigen Spalte(n) leer, welche die Beschriftung der Rubrikenachse generieren sollen. Excel ordnet so die Informationen fehlerlos der Rubrikenachse zu.

Im vorliegenden Beispiel wird von Excel somit erst die dritte Spalte als "Datenreihe" erkannt und folglich der Größenachse zugeordnet. Haben Sie nur eine Spalte für die Rubrikenachse, müssen Sie nur die Zelle in der linken oberen Ecke frei lassen. Ist das Diagramm angelegt, können Sie die zuvor leer gelassenen Zellen mit den gewünschten Angaben füllen.

Das gestapelte Balkendiagramm anlegen und anpassen

Um das Gantt-Diagramm zu erstellen, müssen Sie einen kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm gehen. Für dieses sind mindestens zwei Datenreihen erforderlich. Im vorliegenden Fall sind das diejenigen für Beginn und Dauer der einzelnen Projektphasen. Um das gestapelte Balkendiagramm in seiner Rohfassung anzufertigen, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie die Spalten für die Projekt- und Phasenbezeichnungen sowie die für Beginn und Dauer einschließlich der Spaltenüberschriften. Im vorliegenden Beispiel ist dies also der Bereich A3:D14.
• Erzeugen Sie durch Betätigen der Taste F11 ein neues Blatt mit einem Standard-Säulendiagramm.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf ganz links auf die Schaltfläche Diagrammtyp ändern.
• Wählen Sie im folgenden Dialogfeld links den Typ Balken und rechts den Untertyp Gestapelte Balken.

Bild 3: Den Diagrammtyp auf "Gestapelte Balken" ändern.

Anpassung 1: Die senkrechte Achse umstellen