Projekte mit Excel 2007/2010 steuern

Teil 2:
Dauer, Termine und Meilensteine flexibel berechnen
Im zweiten Teil dieser vierteiligen Artikelreihe stellt Dieter Schiecke Techniken vor, um Start- und Endtermine sowie Folgetermine zu berechnen. Darüber hinaus zeigt er, welche Möglichkeiten die neuen Datumsfunktionen in Excel 2010 bieten, um die tatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. verfügbaren Arbeitstage und die Kalenderwochen flexibel zu berechnen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

 

Projekte mit Excel 2007/2010 steuern

Teil 2:
Dauer, Termine und Meilensteine flexibel berechnen
Im zweiten Teil dieser vierteiligen Artikelreihe stellt Dieter Schiecke Techniken vor, um Start- und Endtermine sowie Folgetermine zu berechnen. Darüber hinaus zeigt er, welche Möglichkeiten die neuen Datumsfunktionen in Excel 2010 bieten, um die tatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. verfügbaren Arbeitstage und die Kalenderwochen flexibel zu berechnen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

 

Diese vierteilige Artikelfolge stellt das vielfältige Repertoire an Werkzeugen und Funktionen in Excel 2007 und 2010 vor, das ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung., -assistenten und -mitarbeiter dabei unterstützt, Projekttermine und -kosten im Blick zu behalten.

Nachdem Sie im ersten Teil erfahren haben, wie Sie eine Planungstabelle anlegen, in der Sie ProjektstrukturProjektstrukturDie Projektstruktur im allgemeinsten Sinne ist die Menge aller Elemente und ihrer wechselseitigen Beziehungen des Systems Projekt. und Termindaten erfassen, stellt dieser zweite Teil Techniken zur flexiblen Berechnung von Terminen und Meilensteinen vor. Sie erfahren, wie Sie neben der DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. auch die Termine für Start und Ende einzelner Phasen sowie für Meilensteine ermitteln können. Darüber hinaus zeigt der Beitrag, wie Sie mit Hilfe der neuen Datumsfunktionen in Excel 2010 die tatsächlich verfügbaren Arbeitstage, die Dauer der einzelnen Phasen sowie die Kalenderwoche noch flexibler berechnen können.

Start- und Endtermine sowie Meilensteine berechnen

Ausgangspunkt dieses Beitrags ist die im ersten Teil beschriebene Planungstabelle, die Daten zu Projekt, Phase und ArbeitspaketArbeitspaketEin Arbeitspaket beschreibt eine zu erbringende Leistung innerhalb eines Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Termin mit vereinbartem Aufwand geliefert werden kann. Ein Arbeitspaket kann eine interne Struktur aufweisen, deren Elemente aber aus Sicht der Projektleitung nicht einzeln betrachtet werden müssen, sondern als "Paket" gehandhabt werden können. Für jedes Arbeitspaket muss es einen Verantwortlichen geben. Ein Arbeitspaket kann somit als "Mini-Projekt" innerhalb des Projekts betrachtet werden. enthält (Bild 1). Wie sich mit Hilfe der Funktion NETTOARBEITSTAGE die Dauer eines Arbeitspakets in Arbeitstagen berechnen lässt, wenn Start- und Endtermin sowie projektfreie Tage bekannt sind, wurde bereits gezeigt.

Bild 1: Die Planungstabelle mit Daten zu Projekt, Phase und Arbeitspaket.

Start- und Enddatum eines Arbeitspakets sind jedoch nicht immer bekannt. Oft stehen nur das Startdatum sowie die Dauer fest oder umgekehrt, der Endtermin ist fix und aus Erfahrung früherer Projekte ist bekannt, wie viele Arbeitstage für das Erledigen erforderlich sind. Die Frage lautet dann, zu welchem Termin die Arbeiten abgeschlossen sind bzw. zu welchem ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. ein Arbeitspaket spätestens beginnen muss, um den geplanten Endtermin zu halten. In beiden Fällen geht es also darum, ein Datum zu berechnen. Auch hierfür bietet Excel die passende Tabellenfunktion: Sie heißt ARBEITSTAG.

Damit die Optik stimmt 1: Den Unterschied von Arbeits- und Kalendertagen deutlich machen

In der in Bild 1 gezeigten Planungstabelle stehen in den Spalten F und H Zahlen zur Dauer der Phasen in Kalendertagen (Spalte F) und in Arbeitstagen (Spalte H). Die Kalendertage werden erst später für das Anlegen des Gantt-Diagramms gebraucht. Sie sind hier noch nicht von Bedeutung, ihre Berechnung ist in Teil 3 beschrieben. Wichtiger sind an dieser Stelle die realen Arbeitstage, die mit Hilfe der Funktion NETTOARBEITSTAGE ermittelt oder als Erfahrungswerte in Spalte H eingegeben werden.

Damit beim schnellen Überfliegen der Tabelle eine Verwechslung zwischen Kalender- und Arbeitstagen ausgeschlossen wird, empfiehlt es sich, hinter den Zahlen jeweils "KT" bzw. "AT" anzuzeigen. Das erledigen Sie mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat. So geht’s:

  • Markieren Sie den Bereich der Zellen in Spalte H ab Zeile 4.
  • Rufen Sie mit der Tastenkombination Strg+1 das Dialogfeld "Zellen formatieren" auf.
  • Klicken Sie links unter "Kategorie" auf "Benutzerdefiniert".
  • Tragen Sie rechts in das Eingabefeld unter "Typ" den folgenden Formatcode ein: 0 "AT" (Bild 2).
  • Wiederholen Sie die Schritte analog für Spalte F, diesmal mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat: 0 "KT".

Bild 2: Das benutzerdefinierte Zahlenformat für Arbeitstage anlegen.

Damit die Optik stimmt 2: Die Zahlen besser sichtbar machen

Sorgen Sie jetzt noch dafür, dass die Daten nicht am rechten Zellrand "kleben", sondern rücken Sie diese in die Spaltenmitte, wo sie einfacher zu lesen sind. So geht’s:

  • Markieren Sie die entsprechenden Zellen in Spalte F.
  • Klicken Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Ausrichtung auf das Symbol Rechtsbündig.
  • Klicken Sie danach in der gleichen Gruppe zwei Symbole weiter rechts auf den Befehl Einzug vergrößern.
  • Wiederholen Sie die Schritte für Spalte H. Da diese Spalte etwas breiter als F ist, klicken Sie zwei- oder dreimal auf den Befehl Einzug vergrößern.

In Bild 3 sehen Sie das Ergebnis: Die Zahlen in beiden Spalten stehen zwar in der Spaltenmitte, sind aber dennoch rechtsbündig angeordnet.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Projekte strukturieren und Termine planen
Nicht alle Projekte erfordern ein professionelles Projektmanagement-Tool, um Kosten und Termine im Blick zu behalten. In vielen Fällen reicht Microsoft Excel als Werkzeug für die Planung und Steuerung völlig aus.
Teil 3:
Projektdauer per Gantt-Diagramm darstellen
Die ersten beiden Teile dieser vierteiligen Artikelserie zeigten, welche Funktionen Excel 2007 und 2010 bieten, um die Projektstruktur zu erfassen und Termine zu berechnen.
Teil 4:
Projektübersicht mit dynamisch angepasster Zeitleiste
Dieser vierte und abschließende Teil der Artikelserie von Dieter Schiecke zeigt, wie Sie in Excel die Projektplanung mit einer Zeitleiste und Balken darstellen können, die sich dynamisch an neu eingetragene Daten anpassen.

Alle Kommentare (4)

Lisa
Kober

sehr hilfreich