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Länderübergreifend vernetzt Zentrales PMO und regionale PMOs bei Daimler Trucks
Wie können wir am besten die Best Practices aus unseren Produktprojekten in unserem Unternehmen verbreiten und unser Projektmanagement international vereinheitlichen? Diese Frage beantwortete Daimler Trucks für sich mit der Etablierung eines zentralen PMO sowie regionalen PMOs in verschiedenen Ländern. Diese sind auf vielfältige Weise miteinander vernetzt, um einen intensiven Wissensaustausch sicherzustellen. Dr. Martin Haberstroh schildert anschaulich, was zur Gründung dieser verschiedenartigen PMOs geführt hat und welches ihre Hauptaufgaben sind. Auch stellt er die Gremien und etablierten Abstimmungsprozesse vor, welche die PMOs bei dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützen, und nennt die Erfolgsfaktoren bei der Zusammenarbeit.
Länderübergreifend vernetzt Zentrales PMO und regionale PMOs bei Daimler Trucks
Wie können wir am besten die Best Practices aus unseren Produktprojekten in unserem Unternehmen verbreiten und unser Projektmanagement international vereinheitlichen? Diese Frage beantwortete Daimler Trucks für sich mit der Etablierung eines zentralen PMO sowie regionalen PMOs in verschiedenen Ländern. Diese sind auf vielfältige Weise miteinander vernetzt, um einen intensiven Wissensaustausch sicherzustellen. Dr. Martin Haberstroh schildert anschaulich, was zur Gründung dieser verschiedenartigen PMOs geführt hat und welches ihre Hauptaufgaben sind. Auch stellt er die Gremien und etablierten Abstimmungsprozesse vor, welche die PMOs bei dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützen, und nennt die Erfolgsfaktoren bei der Zusammenarbeit.
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Da Daimler Trucks Projekte auch länderübergreifend durchführt, wurde für das Unternehmen vor einigen Jahren die Notwendigkeit deutlich, Projektmanagementstandards nicht nur in nationalen Projekten zu etablieren, sondern auch unternehmensweit auf internationaler Ebene das Projektmanagement zu vereinheitlichen.
Diese Vereinheitlichung ist eine der Aufgaben des zentralen Project Management Office (PMO) bei Daimler Trucks. Es nimmt diese Aufgabe gemeinsam mit den regionalen PMOs wahr, die zur Betreuung der Produktprojekte in verschiedenen Ländern eingerichtet wurden. Regionale PMOs gibt es u.a. in Japan, USA, Brasilien, Türkei, Indien und Russland.
Produktprojekte sind Entwicklungsprojekte, die z.B. eine neue Generation von Motoren oder sogar von kompletten Lastkraftwagen zum Ziel haben. Diese Projekte beinhalten sowohl die Konzeption, die eigentliche Produktentwicklung, Planung und Umsetzung der Produktionsprozesse, den Beginn der Serienproduktion sowie Vermarktungsaktivitäten. Der Umfang dieser Produktprojekte variiert sehr stark. Bei vollkommen neuen Produktplattformen, wie z.B. einer neuen Produktgeneration eines Lastkraftwagens, bei der mehrere tausend Bauteile entwickelt werden und auch entsprechende Änderungen in den Produktionsprozessen erforderlich sind, kann das Projektbudget 1 Milliarde Euro überschreiten. Bei geringfügigen Produktänderungen, wie z.B. der Änderung von fünf Bauteilen eines Getriebes, um dieses in einem anderen Fahrzeug zu verwenden, können aber auch wenige Millionen Euro Projektbudget ausreichen.
Das zentrale PMO konzentriert sich darauf, für die ca. 50 größten Produktprojekte Projektmanagementstandards zu entwickeln und zu etablieren. Dieser Erfahrungsbericht beschreibt, wie bei Daimler Trucks das zentrale PMO in Deutschland und die regionalen PMOs international vernetzt zusammenarbeiten. Dabei werden auch die Gremien und etablierten Abstimmungsprozesse vorgestellt, welche die PMOs bei dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützen.
Das Unternehmen und seine PMOs
Daimler Trucks ist der größte weltweit aufgestellte Hersteller von Lastkraftwagen über sechs Tonnen. 2011 waren in diesem Geschäftsfeld der Daimler AG ungefähr 77.000 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt wurden im Jahr 2011 425.800 Fahrzeuge verkauft. Die Verkäufe verteilen sich auf sieben eigenständige Marken: 1. Mercedes-Benz (Europa/Lateinamerika), 2. Freightliner (USA), 3. Mitsubishi Fuso (Japan), 4. Western Star (USA), 5. Thomas Built Buses (USA), 6. BharatBenz (Indien) und 7. Detroit Diesel (USA). Zudem bestehen auch internationale Kooperationen, z.B. mit Kamaz (Russland) und Foton (China).
Seit 2005 wird die strategische Ausrichtung von Daimler Trucks maßgeblich durch das Programm "Global Excellence" geprägt. Ziele sind die Steigerung der Effizienz und die Generierung von Größenvorteilen. Diese Ziele sollen mit folgenden vier Initiativen erreicht werden: 1. Management von Marktzyklen, 2. Operational Excellence, 3. Wachstum und Marktausschöpfung und 4. Zukünftige Produktgenerationen und Technologien.
Im Fokus der Initiative "Operational Excellence" stehen die konsequente Senkung von Material- und Fixkosten, die Optimierung und Vereinheitlichung der weltweiten Prozesse sowie eine weitere Flexibilisierung in den Produktionswerken. Die "Operational Excellence" soll durch adäquates international einheitliches Projektmanagement bei den Produktprojekten erreicht werden, z.B. durch ein einheitliches Vorgehen beim Management der Termine, beim Erarbeiten des Lasten-/Pflichtenhefts, der Durchführung des Risikomanagements und des Erstellens von Reports.
Zur Unterstützung der "Operational Excellence" wurde ein Stabsbereich etabliert, dessen Aufgabe die kontinuierliche Weiterentwicklung und Umsetzung des Managementsystems "Truck Operating System" ist. Dieses basiert auf der Lean-Management-Philosophie, kommt in allen Fachbereichen zum Einsatz und ist auch für alle Regionen gültig. Dabei werden Methoden aus der Produktion auf die Verwaltung übertragen. Durch das "Truck Operating System" sollen schlanke Prozesse gestaltet werden, die lebbar sind und kontinuierlich verbessert werden. Dabei versteht man unter "schlank" solche Prozesse, in denen die Kundenanforderungen mit dem geringstmöglichen Einsatz an Ressourcen optimal erfüllt werden können.
In diesem Stabsbereich, der die Dachorganisation für das Lean Management bei Daimler Trucks darstellt, ist das zentrale PMO Daimler Trucks als Abteilung mit ca. 30 Mitarbeitern angesiedelt. Gegenüber den regionalen PMOs hat es keine Weisungsbefugnis.
Die Entscheidungen, welche Projektmanagementstandards verbindlich eingesetzt werden sollen, trifft das Project Management Board (siehe Abschnitt "Das internationale Entscheidungsgremium: Project Management Board"), in das Vertreter der verschiedenen Regionen, d.h. Projektleiter der großen Projekte, PMO- bzw. PO-Mitarbeiter, eingebunden sind. Das zentrale PMO setzt die Gremiumsentscheidungen im Netzwerk der regionalen PMOs um.