Wer Standardsoftware einführen will, sollte nicht nur auf deren Leistungsfähigkeit achten, sondern auch auf die des Anbieters - vor allem hinsichtlich des Projektmanagements bei der Software-Einführung. Diese kostet schließlich oft mehr als die Software selbst, insbesondere, wenn man den Arbeitsaufwand der eigenen Mitarbeiter mit einrechnet. Dieser Tipp erklärt, welche Qualitätsindikatoren Sie überprüfen sollten.

Erste Auswahlkriterien

Der richtige Auftragnehmer für Software-Einführungsprojekte lässt sich wie folgt charakterisieren:

• Die angebotenen Produkte sind auf Ihre Branche hin ausgerichtet und bieten die benötigte Funktionalität weitgehend schon in der Standardversion.
• Der Anbieter kennt sich in Ihrer Branche aus (das ist oft wichtiger als die Softwaretechnik selbst). Wenn er die passenden Produkte selbst entwickelt, ist das meist automatisch der Fall.
• Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt, so dass Sie diese auch nach vielen Jahren noch nutzen können.
• Der Anbieter sollte sich im Projektmanagement auskennen. Sie sind bei der Software-Einführung auf seine Hilfe angewiesen.
• Der Anbieter ist wirtschaftlich stark. Falls das Projekt scheitert, sollte er in der Lage sein, erhaltene Zahlungen zurückzuzahlen.

Bei der Softwareauswahl müssen Sie abwägen, ob Sie sich für ein bereits bewährtes Produkt oder für ein neues entscheiden wollen. Im ersten Fall verringern Sie das Risiko, dass Sie eine unausgereifte Software erhalten, lassen gleichzeitig aber auch die Chance ungenutzt, etwas besonders Passendes, Preisgünstiges oder Zukunftsorientiertes zu bekommen. Im zweiten Fall sollten Sie das Risiko nicht unterschätzen, dass eine Neuentwicklung nicht termingerecht fertig gestellt werden wird.

Weitere Qualitätsindikatoren

Wenn Sie anhand der bisher genannten Kriterien eine Vorauswahl getroffen haben, können Sie diese im nächsten Schritt weiter verfeinern. Dazu sind folgende Qualitätsindikatoren (die zugleich Qualitätsmerkmale sind) geeignet, die Sie abfragen können:

• Gibt es eine "Blaupause" für die Projektdurchführung, d.h. ein Dokument, das den Inhalt und den Ablauf der Einführung beschreibt und das auf die konkrete Situation angepasst werden kann?
• Sieht der Auftragnehmer eine Risikoanalyse für die Durchführung des Projekts und speziell für die Aufnahme des Echtbetriebs vor? Hat er sich ggf. sogar bemüht (mit der nötigen Höflichkeit), die Risiken in Ihrem Bereich zu analysieren?
• Wird eine branchenorientierte Standardparametrierung geliefert, die als Basis für die Feinparametrierung dienen kann?
• Wird ein Testbett geliefert, d.h. werden auch Testdaten zur Verfügung gestellt und spezielle Programme zum Testen installiert?
• Hat der Auftragnehmer Maßnahmen entwickelt, die die Installation und die Parametrierung beim Anwender dokumentieren?
• Gibt es spezielle Schulungsunterlagen? Sind diese ggf. sogar online-basiert zum Selbststudium?
• Gibt es einen Laien- und einen Expertenmodus für die Dialogverarbeitung?

Ob ein Zertifikat nach DIN ISO 9001 ein Qualitätsindikator ist, möchte ich persönlich dahingestellt sein lassen. Ich habe nicht den Eindruck bekommen, dass zertifizierte Anbieter wirklich besser organisiert sind als nicht zertifizierte.

Die Endauswahl

Bei der Endauswahl geht es um Punkte, die sich - anders als die bisher genannten - nicht so leicht klären lassen. Hier müssen Sie einiges tun. Deswegen sollten Sie die Zahl der Angebote bereits auf zwei bis drei beschränkt haben.

• Informieren Sie sich über alle Leistungen des Anbieters, insbesondere über die Pflege, die der Anbieter viele Jahre lang erbringen soll.
• Informieren Sie sich darüber, die wievielte Produktgeneration Ihnen angeboten wird. Sollte es die erste sein, fragen Sie nach, wie diese zustande gekommen ist (etwa nur als Individualsoftware für einen Kunden?).
• Wie oft wurde die angebotene Generation schon installiert und wann zum ersten Mal?
• Wie oft wurde die angebotene Version schon installiert und wann zum ersten Mal? Für den Fall, dass die Version unter verschiedener Systemsoftware läuft, fragen Sie auch danach, wie oft die entsprechende Variante schon installiert wurde.
• Lassen Sie sich die typische Größe und organisatorische Ausrichtung der Anwender dieser Produkte nennen (Mengengerüst, Komplexität der Anwendung bei den Anwendern): Wie gut passt das für Ihr Unternehmen?
• Macht der Auftragnehmer klar, in welchem Umfang die Mitarbeiter Ihrer Seite mitwirken müssen. Fragt er ggf. nach, auf welche Weise sichergestellt wird, dass diese Mitarbeiter verfügbar sind?
• Hat der Auftragnehmer überprüft, ob Sie sein Angebot richtig verstanden haben?
• Holen Sie sich bei anderen Anwendern Referenzen über den Anbieter ein.
• Sehen Sie sich mindestens eine Referenzinstallation an. Möglichst die eines erfahrenen, von der Organisation her ähnlich gelagerten Anwenders. Bereiten Sie sich gründlich vor (Frageliste) und versuchen Sie, mit dem Anwender und nicht mit dem Vertriebsbeauftragten zu sprechen. Fragen Sie dabei auch nach, wie gut das Projektmanagement des Anbieters war.
• Gleichen Sie auch Standardprogramme gegen das eigene Anforderungsprofil ab. Was der Anbieter nicht zeigen kann, sollten Sie vorsichtshalber als nicht vorhanden einordnen. Sehen Sie sich nicht nur Masken an, sondern auch Ausdrucke, insbesondere Listen (Statistiken). Denn darüber beschweren sich Anwender durchschnittlich stärker als über Masken.

Bedenken Sie, dass ein seriöser Anbieter Ihre Forderungen in Kosten und damit in Vergütung umsetzt. Schweigt ein Anbieter auf Forderungen, nachdem er einen Festpreis genannt hat, sollten Sie das nicht als Zustimmung verstehen. Deuten Sie das Schweigen eher so, dass man sehen müsse, wie man klarkommen werde.