projektmagazin 1 Monat kostenlos testen!
Das projektmagazin - unverzichtbares Nachschlagewerk und Inspirationsquelle für alle, die in Projekten arbeiten.
Tabellenkalkulationen in Excel sind fester Bestandteil des EDV-gestützten Projektmanagements - egal, welche PM-Software zusätzlich eingesetzt wird. Doch ein großer Teil der Möglichkeiten, die das Microsoft-Programm bietet, ist selbst erfahrenen Anwendern unbekannt.
Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie Sie Kosten in separaten Arbeitsblättern getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich kommen Pivot-Tabellen zum Einsatz, um die Auswertungen flexibel darzustellen. Auf diese Weise erhalten Sie per Drilldown Zugriff auf die Detaildaten.
Im Folgenden erstellen wir eine Übersicht, die in einem Arbeitsblatt zusammengefasst ist. Sie enthält eine nach Projekt, Monat und Kostenart aufgeschlüsselte Auswertung. Die Zahlen werden in Diagrammen visualisiert (Bild 1).
Die beschriebenen Schritte können Sie leicht nachvollziehen, wenn Sie die Beispielmappe Projektkosten_2a.xls öffnen. Die Arbeitsmappe Projektkosten_2b.xls enthält die einzelnen Lösungsschritte. Beide Dateien können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
Bild 2 zeigt einen Ausschnitt der Liste im Blatt "Daten". Die Vorarbeit, Bereichsnamen für die Liste mit den Projektkosten zu vergeben, wurde bereits in Teil 1 erledigt. Es existieren unter anderem die Bereichsnamen Projekt, Kostenart, Betrag und Monat. Das vereinfacht jetzt die Formeleingabe. Wechseln Sie in das vorbereitete Arbeitsblatt "Auswertungen" in der Datei Projektkosten_2a.xls.
In Spalte C sollen nun für jedes der sechs Projekte die Kosten addiert werden. Hier bietet sich die Tabellen-Funktion "SummeWenn" an. Sie berechnet Summen für Werte, die einem bestimmten Kriterium entsprechen. In diesem Fall ist das eine Projektnummer.
Die vollständige Formel heißt nun =SUMMEWENN(Projekt;B7;Betrag). Das Ergebnis in Zelle C7 lautet "8159". Kopieren Sie die Formel per Ausfüllkästchen nach unten bis Zeile 12. Bilden Sie abschließend in Zelle C13 die Summe aller Projektkosten. Das Ergebnis lautet "52762".
Mit der Tabellenfunktion =SUMMEWENN(Prüfbereich;Suchkriterium;Summe_Bereich) lassen sich also ohne vorheriges Filtern und getrennt von der Datenliste Teilsummen berechnen.