Eine wesentliche Führungsaufgabe von Projektleitern ist das Delegieren. Überträgt ein Projektleiter einem Mitarbeiter eine Aufgabe, erwartet er, dass der Mitarbeiter diese engagiert vorantreibt und zum gewünschten Abschluss bringt. Dafür ist es aber notwendig, dass der Mitarbeiter die Aufgabe inhaltlich versteht und den Abgabetermin kennt, außerdem muss ihm klar sein, welchen Zweck die betreffende Aktion im Projekt erfüllt.

Das Delegieren ist eine Art der Projektkommunikation und wie so viele Kommunikationsarten nicht immer erfolgreich. Die tägliche Praxis liefert zahlreiche Beispiele für Missverständnisse und Kommunikationsprobleme zwischen den Beteiligten. Dabei ist richtiges Delegieren im Grunde nicht schwer! Die Übertragung von Projektaufgaben funktioniert deutlich besser, wenn dabei die folgenden Regeln beherzigt werden.

Delegieren Sie im persönlichen Gespräch

Grundsätzlich ist es am besten, wenn Sie den direkten Kontakt zu den Projektmitarbeitern suchen und Aufgaben in einem persönlichen Gespräch delegieren. Delegationsgespräche ermöglichen einen unmittelbaren Austausch auf fachlicher Ebene. Sie geben Ihnen die Gelegenheit, Ihr Team besser kennen zu lernen und ein Gespür für die beteiligten Personen zu entwickeln - das gilt besonders zu Projektbeginn.

Werden Projektaufgaben übertragen, bedeutet das gleichzeitig, dass auch Verantwortung übertragen wird. Im persönlichen Gespräch sehen Sie die direkte Reaktion des Mitarbeiters und können besser auf ihn eingehen. Der Mitarbeiter wiederum hat die Möglichkeit, Details nachzufragen oder Zweifel an der Durchführbarkeit anzumelden. Somit senken Sie einerseits die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen, andererseits erfahren Sie mögliche Bedenken Ihres Mitarbeiters und können offene Fragen rechtzeitig klären.

Empfehlenswert ist es, Delegationsgespräche vom Tagesgeschäft bzw. anderen Themen zu trennen. Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter ein spezielles Treffen, in dessen Rahmen die Projektaufgabe besprochen wird. Dann können sich beide Gesprächspartner auf die betreffende Aufgabe konzentrieren und die Inhalte bleiben besser im Gedächtnis.

Geben Sie Grund und Ziel der Delegation an

"Wieso gerade ich?" Diese Frage stellt sich so mancher Projektmitarbeiter, wenn eine Aufgabe an ihn übertragen wird - besonders wenn diese Aufgabe schwierig, unangenehm oder langweilig ist. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter bei der Delegation, warum gerade er die Aufgabe übernehmen soll. Dabei können Sie sich auf seine bisherigen Erfolge beziehen, auf seine Fachkenntnisse oder andere Gründe anführen. Wichtig ist, dass Ihre Erklärung glaubhaft wirkt und nicht in Scheinlob übergeht. Beispielsweise reicht als Begründung: "Ich möchte, dass Sie das Prototyping übernehmen. Sie haben dies schon in zwei Projekten durchgeführt und immer sehr gute Ergebnisse geliefert."

Ein Ziel vor Augen zu haben, wirkt motivierend. Stellen Sie den Aufgabeninhalt deshalb im Zusammenhang mit dem Projektziel dar. So kann Ihr Mitarbeiter seine eigene Aufgabe als Baustein für den Projekterfolg erkennen, außerdem macht es ihm die Wichtigkeit der ihm übertragenen Arbeitspakete bewusst. Darüber hinaus sollten die Teammitglieder das ursprüngliche Projektziel nicht aus den Augen verlieren, sie sollten ihre Energie zielorientiert einsetzen und sich nicht in Nebentätigkeiten verzetteln. Auch aus diesem Grund ist es sinnvoll, Ihrem Mitarbeiter das Projektziel in Erinnerung zu rufen.

Definieren Sie Inhalt und Termin

So banal es klingt: Die Beschreibung der Aufgabe darf im Gespräch nicht zu kurz kommen. Besonders bei umfangreichen und für den Projekterfolg wesentlichen Arbeitspaketen ist eine detaillierte und vollständige Klärung wichtig. Nach dem Gespräch muss der Mitarbeiter die Aufgabenstellung und das gewünschte Ergebnis exakt kennen, er darf weder zu viel noch zu wenigdarunter verstehen. Wird beispielsweise die Programmierung eines Software-Prototyps geändert, muss diese Änderung dem Kundenwunsch genau entsprechen. Ein darüber hinaus gehender Funktionsumfang (der nicht bezahlt wird) ist überflüssig und vergeudet Projektressourcen.

Nennen Sie den gewünschten Fertigstellungstermin und stellen Sie diesen in Zusammenhang mit dem weiteren Projektfortschritt. Auf diese Weise machen Sie dem Mitarbeiter klar, wo es zeitlichen Spielraum gibt und wo nicht. Kennt der Mitarbeiter die weiteren Projektschritte, die direkt von der termingerechten Erfüllung seiner Aufgabe abhängen, kennt er auch den Gesamtzusammenhang, in dem seine Tätigkeit steht. So wird ihm vor Augen geführt, dass er für die Einhaltung der Termine verantwortlich ist sowie für den Schaden, der entsteht, wenn er die Termine überschreitet.

Fragen Sie nach

Haben Sie alle Aspekte der Projektaufgabe dargelegt, dann fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seinem Verständnis des Inhalts, der Einhaltung des Termins und nach seinem Bedarf an Unterstützung.

Sind alle inhaltlichen Aspekte klar?