Mit PM-smart setzt der österreichische Hersteller EVOLOSO einen besonderen Schwerpunkt: Das Produkt richtet seine Funktionen klar an den anerkannten Standard-Methoden der IPMA aus und unterstützt diese umfassend. Dadurch bietet die Software auch Funktionen, die bei PM-Software sonst eher selten zu finden sind, wie etwa einen interaktiven, grafischen Projektstrukturplan und eine Projektumfeldanalyse. Mit diesem Ansatz konnte der Hersteller bislang bereits etliche mittlere und große Unternehmen in Österreich überzeugen, darunter das Stahlunternehmen voestalpine und den Automobilzulieferer Magna Steyr. Nun nimmt EVOLOSO Kurs auf den deutschen Markt.

Einstieg mit der Prozess-Übersicht

Direkt nach dem Programmstart begrüßt EVOLOSO den Benutzer mit einer Prozess-Übersicht, die alle von der Software unterstützten Prozesse des Einzel- und Multiprojektmanagements zusammenfasst (Bild 1). Welche Prozesse jeweils verfügbar sind, kann dabei von Typ und Komplexität des Projekts abhängig gemacht werden. Nicht benötigte Prozesse blendet das Tool dann in der Übersicht aus. Diese Prozessstrukturierung führt den Anwender intuitiv durch den Projektmanagementprozess. Den jeweils zugehörigen Aufgabenbereich öffnet er durch einen Klick auf das entsprechende Prozesssymbol. Ganz zu Beginn des Prozesses steht beispielsweise der Projektauftrag, für den PM-smart im Multiprojekt-Abschnitt einen gleichnamigen Prozessschritt bereithält.

Bild 1: PM-smart gruppiert die angebotenen Funktionen nach Prozessen.
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Am unteren Rand des Programmfensters sind Icons für häufig genutzte und prozessübergreifende Funktionen angeordnet, z.B. um auf die Aufgabenliste zuzugreifen, den Projekt-Explorer für das Dokumentenmanagement zu starten oder eine E-Mail zu erstellen. Das gewünschte Projekt, mit dem er arbeiten möchte, wählt der Anwender aus der Projektliste am linken Rand aus.

Es fällt leicht, sich in der klar strukturierten Benutzeroberfläche zurechtzufinden, auch wenn diese – entgegen dem Trend zu einem eher ruhigen, flachen Design – mitunter etwas bunt wirkt. Im kommenden Release soll der Anwender jedoch die Möglichkeit erhalten, die Oberfläche und die Farbgestaltung nach eigenen Wünschen zu beeinflussen.

Klare Vorgaben mit dem Projektauftrag

Ein Projekt benötigt eine klare Zielsetzung. In PM-smart ist daher der Projektauftrag der erste Prozessschritt in der Multiprojektsicht (Bild 1, oben). Hinter der Funktion verbirgt sich ein Formular, das zur Dokumentation der Projekt-Ziele und Erfolgsfaktoren, des Business Case, des Projektteams sowie weiterer wichtiger Eckdaten des zu liefernden Projekt-Ergebnisses dient. Die Funktion ist einfach gehalten, PM-smart stellt mehrere Karteireiter mit Textfeldern, Listen und Tabellen zur Verfügung, um die Informationen festzuhalten. Welche Informationen genau für den Projektauftrag erforderlich sind, lässt sich individuell anpassen.

Ist der Projektauftrag fertig ausgearbeitet, kann ihn der Anwender zur Freigabe einreichen. Der Projektauftraggeber erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link zu einer Webseite des PM-smart-Servers, auf der er den Projektauftrag als PDF direkt im Browser öffnen kann, ohne sich am System anmelden zu müssen. Außerdem kann er dort Kommentare zum Antrag eingeben und ihm – falls gewünscht, mit einem Klick auf „Freigeben“ zustimmen. Eine PM-smart-Lizenz ist dafür nicht erforderlich, sodass auch externe Partner oder Anwender aus anderen Geschäftsbereichen leicht in die Bewertung von Projektaufträgen eingebunden werden können.

Projektumfeldanalyse und Projektorganisation

Die Projektumfeldanalyse ist eine Funktion, die in anderen Softwarelösungen nur selten zu finden ist. Sie kann mit PM-smart in Form einer Mindmap erstellt werden (Bild 2). In dieser werden die diversen Stakeholder des Projekts und weitere Elemente des Projektumfelds als Zweige eingetragen und nach Bedarf gruppiert. Icons illustrieren die Bewertung und signalisieren beispielsweise drohende Konflikte.

Bis hierhin unterscheidet sich die Projektumfeld-Analyse nicht von einer gewöhnlichen Mindmap. Weil sie aber in die Software integriert ist, können nicht nur Beschreibungstexte zu den einzelnen Umfeldaspekten aufgenommen werden, sondern es lassen sich auch Maßnahmen mit ihnen verbinden. Wird beispielsweise der Aspekt "Projektöffentlichkeitsarbeit" als kritisch bewertet, kann dazu gleich die Maßnahme "Informationstermin mit den Key Usern vereinbaren" angelegt und einem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Projektvorlagen können bereits eine komplette Umfeldanalyse enthalten, sodass den Anwendern auf diese Weise auch Stakeholder-Checklisten zur Verfügung gestellt werden können.