Um mit dem Kalender von Microsoft Outlook komfortabel zu arbeiten, sollte man ihn zunächst an die eigenen Bedürfnisse anpassen und die Übersichten optimieren. Dieser Tipp zeigt, welche Einstellungen für die individuelle Gestaltung wichtig sind und wie Sie die Kalenderansichten optimal einstellen.
Wenn Sie regelmäßig mit dem Outlook-Kalender arbeiten, sollten Sie zunächst Ihre individuellen Arbeitstage und -zeiten eingeben. Nur diese werden später in der Ansicht "Arbeitswoche" angezeigt. Wählen Sie dazu im Menü Extras den Eintrag Optionen und dort imRegister "Einstellungen" die Schaltfläche "Kalenderoptionen" (Bild 1).
Bild 1: In den Kalenderoptionen können Sie Arbeitszeiten und -tage festlegen und die Hintergrundfarbe für den Kalender wählen.
Hier können Sie im Bereich "Arbeitswoche" die Kontrollkästchen derjenigen Tage aktivieren, an denen Sie arbeiten sowie den Beginn und das Ende Ihres üblichen Arbeitstages festlegen. Die Einstellungen wirken sich sowohl auf die Farbbereiche in Ihrem Kalender aus (z.B. hellgelb bedeutet Arbeitszeit, dunkelgelb Freizeit) als auch auf die Besprechungsplanung, in der nur die angegebenen Tage und Zeiten als verfügbare Zeit markiert sind.
Gefällt Ihnen die voreingestellte Hintergrundfarbe gelb in Ihrem Kalender nicht, können Sie im Bereich "Kalenderoptionen" eine passende Hintergrundfarbe über das entsprechende Dropdown-Feld auswählen (Bild 1).
In der Standardeinstellung werden die Wochennummern im Datumsnavigator (Bild 2) nicht mit angegeben. Viele Firmen arbeiten jedoch mit Kalenderwochen, so dass es hilfreich sein kann, wenn diese zusätzlich angezeigt werden. Die entsprechende Einstellmöglichkeit finden Sie ebenfalls in den Kalenderoptionen: Dort können Sie das Kontrollkästchen "Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen" aktivieren (Bild 1).
Bild 2: Zusätzliche Anzeige der Kalenderwochen im Datumsnavigator.
Nach welcher Regel die erste Jahreswoche bestimmt wird, lässt sich im gleichlautenden Dropdown-Feld im Bereich "Arbeitswoche" festlegen. In Deutschland und der Schweiz ist dies üblicherweise die Woche mit den ersten vier Tagen des neuen Jahres. In den USA hingegen beginnt die Zählung mit der Woche, in die der Neujahrstag fällt.
Sollte der Datumsnavigator bei Ihnen nicht sichtbar sein, dann ziehen Sie mit der Maus den rechten Rand Ihres Kalenders etwa fünf Zentimeter nach links. Ist der Datumsnavigator danach immer noch verdeckt, ziehen Sie den Rand oben rechts mit der Maus ebenfalls etwa fünf Zentimeter nach unten.
In der Monatsansicht werden Samstag und Sonntag standardmäßig in einer Spalte zusammengefasst (Bild 3). Falls dieser Platz zur Anzeige der Wochenendtermine nicht ausreicht, zeigt Outlook im Ausdruck der Monatsansicht lediglich den Hinweis "Weitere Elemente…", der jedoch keinen Rückschluss auf die Termine zulässt. Dieses Problem können Sie umgehen, wenn Sie jeden dieser Tage in einer eigenen Spalte anzeigen lassen.
