Ein Projektalltag ohne Kalender und E-Mail ist kaum vorstellbar. Microsoft Outlook hat sich hier zum Platzhirsch entwickelt. Wer jedoch Projekte mit der Software steuern will, merkt schnell, dass Outlook nur für die Kommunikation und individuelle Selbstorganisation entwickelt wurde. Abhilfe schafft die Multiprojektmanagement-Software InLoox, die sich weitgehend nahtlos integriert. Das Tool, das bereits seit vielen Jahren auf dem Markt ist, ermöglicht es direkt aus Outlook heraus, Projekte zu planen und zu steuern. Auch die aktuelle Version zeigt sich Anwendern in der vertrauten Outlook-Umgebung. Die Web-Variante von InLoox stellt zudem fast alle Funktionen auch unabhängig von Outlook im Web-Browser zur Verfügung.

Wer sich für die Outlook-Variante entscheidet, erhält in Outlook einen zusätzlichen Arbeitsbereich für Projekte. Dort stellt InLoox seine Projektmanagement-Funktionen zur Verfügung, beispielsweise die Liste aller anstehenden Projekte (Bild 1).

Bild 1: Die Projektübersicht von InLoox
Bild vergrößern

Viele Anwender sind mit den Eingabefenstern und dem Bedienkonzept von Outlook vertraut. Das vermeidet Berührungsängste beim Umgang mit InLoox. Wer Outlook kennt, der soll nach dem Willen der Entwickler auch intuitiv verstehen, wie InLoox funktioniert. Das gelingt gut.

Die Bedienprinzipien und die Aufmachung der Software folgen klar dem Outlook-Vorbild. Wer kein Outlook verwendet, für den stellt die gegen Ende dieses Beitrags beschriebene Weboberfläche eine Alternative dar.

Projekt- und Outlook-Daten im Zusammenspiel

Neben der gewohnten Bedienoberfläche kann InLoox damit punkten, vorhandene Daten aus Outlook zu nutzen, wo immer dies möglich ist. In der Praxis sieht das so aus: Wird ein neues Projekt angelegt, erfragt InLoox dessen Stammdaten in einem Formular. Der Anwender kann die Projektbeteiligten dort auch direkt aus dem Outlook-Adressbuch auswählen. Outlooks Adressbuch-Dialog haben die Entwickler zu diesem Zweck um die Suche nach Mitarbeitern anhand von deren Fähigkeiten ergänzt.

Um die Zugriffsrechte zu regeln, gibt es bei InLoox Projektrollen. InLoox bietet fünf Standard-Projektrollen: Projektleiter, Projektteam, Kunde, Projektpartner oder sonstige Projektbeteiligte. Neben diesen gibt es noch weitere Rollen, die unabhängig vom einzelnen Projekt sind, beispielsweise für die Geschäftsführung.

Projektaufgaben und Outlook-Aufgaben

InLoox trennt Projektaufgaben klar von den normalen Outlook-Aufgaben. Das erscheint auf den ersten Blick erstaunlich, ist jedoch sinnvoll: Schließlich funktioniert InLoox in der Webversion auch ohne Outlook. Zudem trennt dieses Vorgehen die InLoox-Projektaufgaben von den zahlreichen kleinen Alltagsaufgaben, sie sich Anwender typischerweise in Outlook anlegen. In der Gesamtaufgabenliste zeigt InLoox wahlweise die Outlook-Aufgaben zusammen mit den Projektaufgaben an, so dass der Anwender einen vollständigen Überblick über alle seine Aufgaben erhält.

Outlook-Aufgaben und InLoox-Projektaufgaben sind also zwei unterschiedliche Dinge. Wer eine Projektaufgabe allerdings auch in den normalen Outlook-Listen sehen möchte, kann sie mit Outlook synchronisieren. Dazu reicht es aus, die entsprechende Projektaufgabe beispielsweise im Gantt-Diagramm zu markieren und in der Symbolleiste auf "Synchronisieren" zu klicken. InLoox erzeugt dann eine passende Outlook-Aufgabe. Diese wird via Exchange-Server auch auf Smartphones übertragen. Fortschrittsmeldungen für diese Outlook-Aufgabe werden mit der zugehörigen InLoox-Projektaufgabe abgeglichen.

Mindmap, Kanbanboards und Gantt-Diagramme

Zwischen der Aufgabenliste, die Outlook mitbringt, und einem großen InLoox-Projekt gibt es verschiedene Zwischenstufen für die Planung von Projekten. Um dem Anwender möglichst in jeder Situation sinnvolle und angemessene Werkzeuge zum Strukturieren von Aufgaben zu bieten, setzt die Software auf drei unterschiedliche Möglichkeiten: Mindmaps, Kanban-Boards und Balkendiagramme.