Verhandlungen gut vorzubereiten und erfolgreich zu leiten, gehört zu den wichtigsten Tätigkeiten eines Projektleiters. Dabei laufen Verhandlungen immer nach einer gleichen Logik ab. Sie bestehen aus sechs typischen Prozess-Schritten, die sukzessive zu einer sachgerechten Verhandlungslösung führen – egal, ob es um eine kurze Verhandlung mit einem Mitarbeiter geht oder ob Sie über mehrere Wochen einen Projektauftrag aushandeln.

Dieser Tipp stellt die typischen Phasen einer Verhandlung vor und zeigt Ihnen anhand einer Checkliste, welche wichtigen Fragen Sie am besten zu welchem Zeitpunkt klären.

Prozess-Schritt 1: Positives Klima schaffen

Der erste Schritt im Verhandlungsprozess ist eine Phase des gegenseitigen Abtastens. Man versucht herauszufinden, was der Verhandlungspartner denkt, wie er reagiert und in welcher Form er kommuniziert. In diesem Schritt machen Sie Ihren Gegenüber zum Partner für eine gemeinsame Problemlösung. Versuchen Sie in dieser Phase, die andere Verhandlungspartei kennenzulernen. Finden Sie die Dinge heraus, die Sie mit dem Verhandlungspartner verbindet und schaffen Sie dadurch ein positives Klima und Vertrauen.

Prozess-Schritt 2: Rahmen definieren

Im zweiten Prozess-Schritt handeln Sie mit Ihrem Verhandlungspartner den formalen Rahmen aus. Dadurch entsteht ein gemeinsames Bild darüber, wie die Verhandlungen geführt werden. Die Ausgestaltung dieses Schritts hängt stark davon ab, was Sie verhandeln. Bei Projekten in der eigenen Organisation kennt der Projektleiter die Verhandlungspartner. In vielen Fällen gibt es hier bereits einen festen und etablierten Verhandlungsablauf. Dagegen bildet sich bei einer Verhandlung mit einem externen Partner erst ein Verhandlungsstil heraus.

Ein gutes Hilfsmittel für die Strukturierung der Verhandlung ist eine Verhandlungs-Checkliste, die gemeinsam geführt wird. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die alle Verhandlungspunkte enthält. Diese können die Parteien während der Verhandlung systematisch abarbeiten und haben somit auch immer einen Überblick über den aktuellen Stand der Verhandlungen (siehe Checkliste).

Prozess-Schritt 3: Lösung finden

Bei der Lösungsfindung steht folgende Frage im Mittelpunkt: Durch welche Lösungen lassen sich die Interessen beider Parteien abdecken? Verhandeln heißt dann: Die Lösungsoptionen daraufhin abzuwägen und zu bewerten, inwieweit sie den gemeinsamen Interessen dienen. Eine Einigung entsteht dadurch, dass eine Lösung gefunden wurde, in der beide Parteien einen möglichst großen Anteil ihrer Interessen wieder finden.

Insbesondere bei komplexen Problemen kann es helfen, eine Zwischenbilanz zu ziehen. Sie macht für jede Partei deutlich, was schon gemeinsam erreicht wurde und was noch offen ist. Manchmal hilft es auch, scheinbar nicht lösbare Probleme zu vertagen – insbesondere dann, wenn sich die Diskussionen im Kreis drehen. Die Zeit dazwischen gibt Raum für neue Impulse. Oft reicht dafür auch schon eine Verhandlungspause!

Prozess-Schritt 4: Ergebnis feststellen und dokumentieren

Dies ist ein formaler, aber wichtiger Schritt. Hier geben beide Parteien in der Verhandlung ihre Zustimmung zum erreichten Ergebnis. Ein Protokoll dokumentiert bereits getroffene Vereinbarungen. Ein weiteres Hilfsmittel, um Verhandlungsergebnisse festzuhalten, ist eine Beschlussliste. In ihr werden alle erzielten Lösungen und Einigungen festgehalten. Diese ist dann die Grundlage für die Erstellung des Vereinbarungstexts.

Je wichtiger und folgenreicher die Verhandlung ist, desto formaler muss die Dokumentation sein! Dies gilt insbesondere für Verhandlungen, bei denen das Verhandlungsergebnis durch einen Gerichtsbeschluss eingeklagt werden kann. Denn in einer Gerichtsverhandlung zählt nur das, was in einem Vertrag festgelegt ist.

Prozess-Schritt 5: Nächste Schritte vereinbaren

Damit ein Verhandlungsergebnis wirksam wird, müssen häufig weitere Stellen in der jeweiligen Organisation beider Verhandlungsparteien einbezogen werden. Deswegen vereinbaren beide Verhandlungspartner bei diesem Schritt, welche weiteren Maßnahmen jede Partei ergreifen muss, bis die Vereinbarung wirksam wird sind. An dieser Stelle sollten Sie auch schon festlegen, was unternommen wird, wenn die Abstimmungen in der eigenen Organisation nicht wie geplant verlaufen, z.B. wenn die Geschäftsleitung dem Verhandlungsergebnis nicht zustimmt oder Änderungen von Vereinbarungen fordert.

Prozess-Schritt 6: Verhandlung abschließen