Unternehmen, die freiberufliche Projektmitarbeiter beschäftigen möchten, sollten einige Punkte bedenken, angefangen bei der Kostenplanung bis hin zur sozialen Integration externer Ressourcen. Der folgende Artikel zeigt, mit welchen Risiken und Chancen dies verbunden ist, worauf Unternehmen bei der Beschäftigung von Selbstständigen achten sollten, und wie eine effiziente Integration von Externen in das Projektteam erfolgen kann.
"Fähigkeit zur Anpassung ist das A und O", meint Rainer-Maria Grobosch. Er muss es wissen, denn er ist einer der mehr als 70.000 Freiberufler in der IT-Branche in Deutschland. Seit 1995 bietet Grobosch Internetdienstleistungen an. "Als Freiberufler entwickelt man eine besondere Art der Überlebenskunst", sagt er, und: "Der Markt ist ständig in Bewegung, wer da nicht flexibel auf Kundenwünsche reagieren kann, ist schnell weg vom Fenster." Die jüngsten Entwicklungen in der Branche scheinen Grobosch Recht zu geben. Viele der großen Internet-Agenturen haben nach Einbruch des Markts massive Probleme, müssen Leute entlassen oder gehen in Konkurs.
Sich selbst bezeichnet der ursprünglich aus der Medizintechnik kommende Wahlmünchner je nach Auftragslage und Auftraggeber als Geschäftsführer, E-Lancer oder Freelancer. Die zutreffendste Bezeichnung für Einzelunternehmer wie Grobosch scheint noch die der Neuen Selbstständigen zu sein. Der Begriff wurde im Abschlussbericht der vom Deutschen Bundestag eingesetzten Enquete-Komission "Zukunft der Medien in Wirtschaft und Gesellschaft" geprägt. Er umfasst Selbstständige, die unternehmensorientierte Dienstleistungen aller Art im Bereich der Informations- und Multimediadienste anbieten.
Grundsätzlich ist hier zwischen zwei Formen der Beschäftigung zu unterscheiden: Zwischen Outsourcing, d.h. der kompletten Auslagerung von Dienstleistungen und der temporären Beschäftigung von Freiberuflern im eigenen Haus. Unternehmen, die nur kurzfristig Personalengpässe überbrücken müssen, werden sich für die Inhouse-Variante entscheiden. Wer dagegen wirkliches Outsourcing betreiben möchte, muss eine darauf ausgerichtete Organisationsstruktur aufweisen. Denn um Dienstleistungen auslagern zu können, müssen die Anforderungen genau gefasst und definiert sein. Nur wer selbst gut organisiert ist und die eigenen Ziele kennt, kann anderen Aufgaben zuweisen und die Teilvorgänge innerhalb eines Gesamtvorhabens koordinieren.
Dies gilt natürlich ebenso für den Innenbereich eines Projekts. "Als Außenstehender ist man viel unbelasteter als die Leute, die schon seit Jahren festangestellt in einer Firma arbeiten. Man erkennt sehr schnell, ob ein Projekt professionell geplant ist und die Projektleiter etwas von ihrem Job verstehen", urteilt auch Grobosch. Die Regeln der Zusammenarbeit müssen von Anfang an klar festgelegt sein. Dies beginnt mit der Vereinbarung der Arbeitszeiten, des Arbeitsumfangs und -orts. Einige Freelancer arbeiten beispielsweise bervorzugt im eigenen (Home-)Office und kommen nur zu Kick-off-Meetings, Abstimmungs- und Abgabeterminen in die Firma.
Wie bereits erwähnt, müssen bestimmte Rahmenvereinbarungen vorab getroffen werden. Die wesentlichen Punkte sollten in einem Vertrag schriftlich niedergelegt und von beiden Seiten unterzeichnet sein. Formal steht das Unternehmen dabei als Auftraggeber dem Freiberufler als Auftragnehmer gegenüber. Neben den Regelungen zu Art und Umfang der zu erbringenden Arbeit wird im Vertrag die Vergütung festgelegt sowie rechtliche Bestimmungen zu Eigentum, Urheberrecht und Geheimhaltung.
Oft begehen Firmen wie auch die Freiberufler selbst den Fehler, mit der Arbeit an einem Projekt aus Zeitdruck zu beginnen, ohne dass Grundlegendes vorher geregelt wäre. Oder beide Seiten berufen sich auf mündliche Absprachen, die aber später von beiden Seiten unterschiedlich interpretiert werden. Unternehmen, die regelmäßig auf externe Ressourcen zugreifen, sollten daher einmalig einen Standardvertrag ausarbeiten, bzw. vom Rechtsanwalt ausarbeiten lassen. Das erspart Zeit und unnötige Diskussionen.
Entscheidend für ein beiderseitig zufriedenstellendes Arbeitsverhältnis ist die Frage nach der Vergütung. Da in bestimmten Projektbereichen Arbeitsaufwände vor Beginn der Planung schwer abzuschätzen sind, arbeiten Freiberufler meist auf Stundenbasis oder mit einem festen Tagessatz.
Damit am Ende des Projekts die Kosten für externe Ressourcen nicht unerwartet hoch ausfallen, empfiehlt sich, ein bestimmtes Stunden-, bzw. Tageskontingent festzulegen. Als Auftraggeber muss ein Unternehmer somit nicht mit unkalkulierbaren Honorarforderungen rechnen und minimiert das Risiko, dass der Externe von einem Tag auf den anderen abspringt. Der Freiberufler wiederum hat eine gewisse Sicherheit über das zu erwartende Auftragsvolumen. Ist das Pensum "abgearbeitet", das Projekt jedoch noch nicht beendet, wird ein weiteres Kontingent vereinbart.
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