Eine Projektmanagement-Software ist im besten Fall die zentrale Informationsplattform für alles, was mit Projekten zusammenhängt. Was liegt da näher, als eine solche Software direkt auf Microsofts Informationsdrehscheibe SharePoint aufzusetzen? aXc-Project macht SharePoint zu einer vollwertigen Multiprojektmanagement-Lösung. Dadurch können Projektinformationen leicht mit anderen Geschäftsprozessen verbunden werden. Die Bedienoberfläche weicht dabei mitunter bewusst von den Standard-Konzepten in SharePoint ab, um den Anwendern die Bedienung so einfach wie möglich zu machen.

Aufgabenorientierte Navigation mit Kacheln

"Begeisternd einfach" formuliert der Hersteller seinen eigenen Anspruch an die Software. Um dies zu erreichen, verzichtet aXc-Project auf die üblichen SharePoint-Navigationsbereiche am linken und oberen Rand des Browserfensters. Stattdessen nutzt das Programm große Kachel-Schaltflächen für die Navigation. Ausgehend von der Startseite erreicht der Anwender darüber die einzelnen Arbeitsbereiche (Bild 1). Dort befinden sich jeweils die Funktionen, die für eine bestimmte Aufgabe notwendig sind. Entsprechend der Rolle des Anwenders gibt es somit unter Umständen nur wenige Schaltflächen: Bei einem Teammitglied sind das z.B. eine Übersicht über die eigenen Projekte und Aktivitäten sowie die Aufwandserfassung. Diese einfache, an Aufgaben orientierte Navigation dürfte es auch gelegentlichen Anwendern erleichtern, nach einer Nutzungspause schnell wieder in die Arbeit mit der Software einzusteigen.

Bild 1: Auf der Startseite finden Anwender nur Navigations-Schaltflächen für die Aufgaben, die sie benötigen. Das erleichtert den Einstieg.
Bild vergrößern

Innerhalb der Ansichten stehen dem Anwender die jeweils möglichen und sinnvollen Aktionen zu den dargestellten Elementen zur Verfügung. So kann er z.B. aus der Angebotsübersicht heraus ein Angebot kopieren oder drucken. Abhängig vom Planungsstatus oder den Zugriffsrechten kann es sein, dass u.U. nur eine einzige Aktion sinnvoll ist. Statt dann alle anderen Menüpunkte auszugrauen, ersetzt die Software in diesem Fall das komplette Menü durch einen direkten Link auf diese einzige, zulässige Aktion. Das spart zwar lediglich einen Klick, zeigt aber, dass die Entwickler sich über die Arbeitsabläufe der Anwender intensiv Gedanken gemacht haben.

Multiprojektmanagement – im Browser und auf dem Desktop

aXc-Project bietet alle Funktionen, die man von einer modernen Multiprojektmanagement-Software erwarten kann. Dazu gehört z.B. die Einzelprojektplanung von Terminen und Ressourcen mit einer Gantt-Ablaufplanung. Zusätzlich zu klassischen Methoden unterstützt die Software auch agile Methoden. Darüber hinaus bietet sie nützliche Funktionen für PMOs und Projektverantwortliche, z.B. die Projektvorlagen, die eine standardisierte Vorgehensweise in den Projekten unterstützen.

Das Ressourcenmanagement von Teams und Linien-Abteilungen umfasst ein Skillmanagement sowie die Urlaubsplanung. Das Zusammenspiel zwischen Projekt und Linie erleichtert Ressourcenreservierungen auf Gesamtprojektebene: Sie entkoppeln die Ressourcenplanung der Projekte von denen der Fachteams in der Linie und helfen dabei, beide Planungen dennoch stimmig zu halten. Dazu fragen Projektplaner die für ihr Projekt benötigten Ressourcen bei deren Fachvorgesetzten an. Je nach Planungsstand können solche Anfragen allgemein auf Rollen- bzw. Skill-Ebene gehalten werden oder bereits ganz konkrete Mitarbeiter benennen. Während Projektplaner ein für ihr Projekt reserviertes Ressourcenkontingent bei Bedarf noch detaillierter auf einzelne Arbeitspakete einplanen können, erhalten Führungskräfte anhand ihrer Freigaben eine einfache Übersicht, welche Mitarbeiter in welchem Zeitraum in Projekte entsendet wurden. Um die Details der Einzelaktivitäten in den jeweiligen Projektplanungen brauchen sie sich nicht zu kümmern.

Dank der Workflow-Möglichkeiten, die SharePoint von Haus aus mitbringt, kann aXc-Project selbst komplizierte Projektantragsprozesse unterstützen. Das PMO erhält mit Dashboard-Grafiken und flexiblen Gruppierungsmöglichkeiten den Überblick über die laufenden Projekte sowie über die zur Entscheidung anstehenden Projekt-Kandidaten (Bild 2). Besonderes Augenmerk verdienen die Kosten- und Budgetfunktionen, denn das Programm kann nicht nur verschiedene Budgetkategorien und Gültigkeitszeiträume verwalten, sondern ermöglicht sogar Umbuchungen zwischen den Budgettöpfen. Damit deckt es auch typische ERP-Funktionen ab.

All diese Funktionen stellt aXc-Project in seiner Weboberfläche zur Verfügung. Damit die Ansichten trotz der Funktionsvielfalt nicht überladen wirken und sich auch Gelegenheitsnutzer leicht zurechtfinden, stellt aXc die Funktionen nach Aufgaben getrennt dar. Das verbessert die Übersicht, auch wenn im Gegenzug mitunter ein oder zwei Klicks mehr erforderlich sind, um zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln.

Bild 2: BI-Auswertung aller relevanten Projektdaten mit Unterstützung interaktiver Reports (Drill Downs) bietet aXc-Project Out-of-the-box
Bild vergrößern

Zusätzliche Flexibilität mit dem aXc-Client für Windows

Wer regelmäßig und intensiv mit der Software arbeitet, kann auf den aXc-Client für Windows zugreifen. Die Navigation erfolgt über die klar strukturierten Ribbon-Symbolleisten sowie über Strukturbäume – etwa für Projekte und Ressourcen–, die sich links im Fenster befinden (Bild 3). Der aXc-Client punktet insgesamt mit mehr Flexibilität und Profi-Funktionen als die Weboberfläche – zum Preis einer etwas weniger eindeutigen Benutzerführung. Experten, die genau wissen, was sie wollen, kommen damit aber schnell zum Ziel.