Dinge, die man sich merken möchte, schreibt man auf und hakt sie ab, sobald sie erledigt sind – wie z.B. beim Einkaufszettel für den Wocheneinkauf im Supermarkt. Ist der Einkauf erledigt, benötigt man den Zettel nicht mehr und wirft ihn weg. Was jedoch, wenn die Merkliste sehr umfangreich ist – z.B. weil Sie als Projektleiter alle geplanten Aufgaben Ihres Teams im Überblick behalten möchten oder müssen? In diesem Fall empfiehlt es sich, die Liste kontinuierlich zu führen und die erledigten Punkte nicht zu löschen. Denn aus den dokumentierten Aktivitäten und deren Abarbeitungsgrad lassen sich wertvolle Informationen für das Aufgabenmanagement ableiten.

Dieser Artikel zeigt anhand von praktischen Beispielen wie Sie eine solche kontinuierlich geführte Aktivitätenliste – auch Offene-Punkte-Liste, Open Issue List etc. genannt – auswerten und welche Aussagen Sie daraus ableiten können. Unter anderem erfahren Sie, wie Sie folgende Kennzahlen ermitteln:

• den Abarbeitungsgrad (Werden die offenen Aktivitäten in der geplanten Zeit abgearbeitet?),
• die Planungsgenauigkeit (Wurden die geplanten Durchlaufzeiten bei der Zielfestlegung richtig geschätzt?) und
• den Ressourcenfaktor (Verringert oder vergrößert sich der zukünftige Ressourcenbedarf für die Abarbeitung der geplanten Aktivitäten gegenüber dem aktuellen Status?)

Betrachtet man die Abarbeitung von Aktivitäten zusätzlich im zeitlichen Verlauf, lässt sich aus den genannten Kennzahlen in Kombination mit den entsprechenden Diagrammen ein Reporting erstellen, das den Projektleiter beim Management der Aktivitäten unterstützt.

Die hier vorgestellte Lösung verwendet der Autor selbst erfolgreich zur Steuerung von Projektteams mithilfe einer datenbankgestützten Web-Applikation. Die im Artikel beschriebenen Beispiele basieren auf den Daten eines Teams mit sieben Personen.

Basisdaten einer Aktivitätenliste

Damit eine aussagekräftige Auswertung möglich ist, benötigen Sie zunächst eine entsprechende Datenbasis. Diese muss einerseits die Basisdaten mit einer Beschreibung der Aktivität, dem Namen der dafür verantwortlichen Person und die Plan- und Ist-Terminen sowie andererseits die Angaben zum jeweiligen Status enthalten.

Aktivität und Name

Herausforderung bei der Beschreibung der Aktivität ist einerseits die klare Formulierung der Aufgabenstellung und andererseits die implizite oder explizite klare Formulierung des Ergebnisses, anhand dessen beurteilt werden kann, ob die Aktivität erledigt ist (Messbarkeit!). Damit die Aktivität klar delegiert und gelenkt werden kann, muss eine verantwortliche Person angegeben sein. Sind mehrere Personen benannt, so fühlt sich erfahrungsgemäß keiner verantwortlich und die Aktivität wird im Allgemeinen auch nicht erledigt. In der Praxis hat sich bewährt, den Auftrag mit der verantwortlichen Person persönlich zu vereinbaren und nicht ohne Einverständnis der betroffenen Person als gesetzt zu dokumentieren.

Plan- und Ist-Termine

Folgende Termine sollten Sie für die spätere Auswertung dokumetieren:

1. Start: Anfangszeitpunkt
   Zeitpunkt, an dem die Aktivität gestartet wurde. Dieser Zeitpunkt wird benötigt, um geplante und tatsächliche Durchlaufzeiten berechnen und vergleichen zu können.
2. Basis: Erst-Planung Zieltermin
   Zeitpunkt, an dem die Aktivität gemäß erster Planung beendet werden soll. Dieser Zeitpunkt wird benötigt, um die Planungsgenauigkeit beurteilen zu können. Da in der Praxis gerne Zieltermine verschoben werden, um im Reporting nicht "angezählt" zu werden, verschwinden ohne diese Dokumentation nach und nach die Termine der ersten Planung.
3. Plan: Aktuelle Planung Zieltermin
   Zeitpunkt, an dem die Aktivität gemäß aktueller Planung beendet werden soll. Ist eine Zielterminverschiebung zweckmäßig und notwendig, so kann dieser Termin gemäß aktueller Planung angepasst werden. Bei der ersten Planung sind der erste Zieltermin "Basis" und der aktuelle Zieltermin "Plan" identisch.
4. Ende: Erledigungszeitpunkt
   Zeitpunkt, an dem die Aktivität tatsächlich beendet wurde.

Dokumentation von Terminen

Ein geeignetes Raster zur Dokumentation von Soll- und Ist-Terminen ist in vielen Fällen die Darstellung in Kalenderwochen, mit der sich viele Entwicklungen gut darstellen lassen. Tageweise dargestellte Trends sind oft zu fein, bei einer monatsweisen Darstellung fehlt meist der nötige Detaillierungsgrad. Das gilt nicht pauschal, sondern hängt von den jeweiligen Anforderungen ab. In bestimmten Fällen kann daher auch ein anderes Raster zweckmäßig sein.

Hat man sich für die Kalenderwochendarstellung entschieden, wie sie in diesem Beitrag verwendet wird, sind zwei Randbedingungen zu berücksichtigen:

• Geht der gesamte Betrachtungszeitraum über ein Jahr hinaus, ist es zweckmäßig, der zweistelligen Kalenderwoche die letzte Ziffer des Jahres voranzustellen. Die erste Woche des Jahres 2013 würde dann mit der Ziffernfolge "301" dargestellt.
• In den USA sind die Kalenderwochen anders definiert als in Europa. Während in den USA jene Woche, in die der erste Januar fällt, immer die erste Kalenderwoche ist, so gilt in Europa nach DIN EN 28 601 als erste Kalenderwoche diejenige, die den ersten Donnerstag des Jahres enthält.

In Excel kann das aktuelle Datum, unabhängig von der verwendeten Version, mit folgender Formel in die Kalenderwoche nach DIN EN 28601 inklusive der letzten Ziffer des Jahres umgerechnet werden: