Als ich in den 80iger Jahren begonnen habe, Projekte zu leiten, gab der Auftraggeber sehr genaue Anweisungen, was die Projektleitung zu tun hat. Und auch die Teammitglieder haben genau das gemacht, was ihnen ihr Chef bzw. ihre Chefin gesagt hat. Widerstände gab es selten.

Die Welt in der ProjektmanagerInnen heute arbeiten, ist ungleich komplexer und globaler geworden. Nicht zuletzt durch Social Media und die stärkere Vernetzung wurden Informationstransfers und Motivationsmöglichkeiten in den letzten Jahren in alle Richtungen massiv beschleunigt. Einfach nur Anweisungen zu geben, reicht für den Erfolg definitiv nicht mehr aus – und wird schon gar nicht in Zukunft ausreichen. Das sollten sich ProjektauftraggeberInnen vor Augen führen. Denn auch sie sollten ihre Rolle auf das immer vielfältiger und schwieriger werdende (Arbeits-)Umfeld anpassen.

Die Bedeutung der AuftraggeberInnen

Meiner Erfahrung nach passiert das aber leider viel zu selten. Das Bewusstsein für die Bedeutung der ProjektauftraggeberInnen am Projekterfolg und am effizient durchgeführten Projektmanagement ist sehr schwach ausgeprägt. Ich gehe sogar so weit zu sagen: Viele ProjektauftraggeberInnen arbeiten in dieser Funktion höchst unprofessionell.

Sie agieren entweder noch sehr in der Vergangenheit verhaftet und sehen in ProjektmanagerInnen lediglich Erfüllungsgehilfen ihrer Anweisungen. Oder sie fühlen sich als „hauptberuflicher Kunde“ und wollen nach der Beauftragung in Ruhe gelassen werden. Erst beim Projektabschluss als gefeierte AuftraggeberInnen eines erfolgreichen Projekts sind sie dann wieder dabei. Aber ich bin optimistisch, dass wir gemeinsam durch kontinuierliche Aufklärungs-, Informations- und Bildungsarbeit Verbesserungen erreichen und die Arbeit der ProjektauftraggeberInnen im Projektmanagement professionalisieren können.

Denn klar ist: Die ProjektauftraggeberInnen stehen organisatorisch an der Spitze eines Projekts. Sie tragen viel Verantwortung. Sie müssen Projekte im richtigen Ausmaß beauftragen und begleiten. Und sie müssen die Projektleitung auswählen, führen und unterstützen. Diese Tätigkeiten stellen wesentliche Erfolgsfaktoren im Projektmanagement dar. Um ihr Projektteam optimal unterstützen zu können, fordere ich alle derzeitigen und zukünftigen ProjektauftraggeberInnen daher auf, folgende Punkte zu beachten:

Lernen Sie Projektmanagement

ProjektauftraggeberInnen (zumeist Aufsichtsräte, Vorstände und Geschäftsleitung) müssen Projektpläne bewerten und die Durchführung des Projektmanagements beurteilen. Um dies professionell tun zu können, braucht es zumindest ein Basis-Wissen über Projektmanagement. Auch wenn es durchaus sinnvoll sein kann – und auch erlaubt ist – sich von Experten bzw. Gremien beraten zu lassen, um die Qualität der Entscheidung zu sichern: Lernen Sie selbst zumindest die Basics des Projektmanagements!

Bleiben Sie realistisch und pragmatisch

Leider setzen AuftraggeberInnen oft den Nutzen von Projekten zu hoch und den Zeitbedarf für die Realisierung sowie die Kosten zu gering an. Aus Begeisterung oder auch aus anderen Gründen, wie z.B. politischen Befindlichkeiten oder persönlicher Positionierung. Hinterfragen Sie als AuftraggeberInnen Ihre Erwartungen kritisch. Eine gute Portion Realismus und Pragmatismus ist dabei hilfreich.

Involvieren Sie die ProjektmanagerInnen in die Erstellung des Business Cases

Kunden bzw. ProjektauftraggeberInnen fordern von ProjektmanagerInnen immer mehr unternehmerisches Denken. Eine sinnvolle Vorgabe. Es müssen dafür aber auch die Rahmenbedingungen stimmen. Besonders wichtig: Die frühzeitige und umfassende Einbeziehung von ProjektmanagerInnen in die Projektplanung.

Nehmen Sie sich Zeit

Erfolgreiche ProjektauftraggeberInnen sind für ihre Projektleitung und ihre Projektteams verfügbar. Sie nehmen an Besprechungen teil und sind generell während der Projektzeit gut erreichbar. Sie bringen sich ein und interessieren sich für die Umsetzung ihres Projekts. Hinterfragen Sie daher auch, von wie vielen Projekten Sie gleichzeitig AuftraggeberIn sein können. Bei Zeitmangel sollten lieber andere (durchaus auch Personen aus dem mittleren Management) als ProjektauftraggeberIn fungieren.

Planen Sie Konflikte und Krisen ein

ProjektauftraggeberInnen sind die erste Anlaufstelle für die Projektleitung im Falle von Krisen und Eskalationen. ProjektauftraggerberInnen entscheiden über Belange, die nicht mehr im Kompetenzbereich von ProjektleiterInnen liegen und entlasten diese aktiv. Machen Sie sich mit Konfliktlösungsmöglichkeiten wie z.B. der Mediation vertraut.

Verstehen Sie sich als VerkäuferIn des Projekts

Last but not least: Verkaufen Sie das Projekt an die diversen Stakeholder. Erklären Sie das Projekt und seine Meilensteine. Kommunizieren Sie regelmäßig mit den unterschiedlichen Zielgruppen und in der Öffentlichkeit.

Diese Empfehlungen an ProjektauftraggeberInnen geben wir auch in unserer Anfang Juli herausgegebenen pma Tipp-Fibel, die 24 Themen rund ums Projektmanagement kurz und prägnant behandelt. (15 Euro inkl. Ust + Versandkosten, bestellbar über office@p-m-a.at).

Weiter empfehlenswert – und für ProjektauftraggeberInnen hilfreich – ist das von GAPPS erstellte Project Sponsor guidance framework, das kostenlos auf der pma-Website zur Verfügung steht.