Das Ressourcenmanagement ist das Herzstück jedes Projekts. Das Herz hat die Funktion, die Organe und das Gewebe mit lebensnotwendigem Sauerstoff und Nährstoffen zu versorgen, um den Menschen am Leben zu halten. Analog dazu kann ein Projekt nur dank einer guten Ressourcenplanung Fortschritte machen, da diese sicherstellt, dass genügend Menschen es vorantreiben. Mit der Ressourcenplanung steht und fällt der Projekterfolg.

Ressourcenplanung: Herausforderung für Projektleitungen

Die Ressourcenallokation ist für Projektleitende kein einfaches Unterfangen (siehe auch "Ressourcenprobleme – was tun?"). Oft stoßen sie dabei auf gleich mehrere Herausforderungen: 

• Es stehen oftmals nicht genügend (qualifizierte) Mitarbeitende für alle Projekte im Unternehmen zur Verfügung: Die Auslastung des Teams ist bereits sehr hoch, andere Projektleitende wollen ihre Mitarbeiter:innen nicht für ein anderes Projekt abgeben und verweisen auf weniger qualifizierte Teammitglieder. 

• Die Informationslage über die Mitarbeitenden, speziell was Skills und Fähigkeiten angeht, ist oftmals mangelhaft. Diese Informationen sind in den meisten Fällen auf dem Stand der Bewerbung des Mitarbeitenden und damit nur der Personalabteilung zugänglich sowie oftmals veraltet. Daraus resultiert, dass sich die Projektleitenden oft an ihren positiven Erfahrungen aus der Vergangenheit mit bestimmten Mitarbeitenden orientieren und diese gern auch in ihrem neuen Projekt wieder mit an Bord haben wollen. Dabei übersehen sie unter Umständen jedoch ebenso qualifizierte Angestellte. 

• Je komplexer die Ressourcenanforderungen, desto herausfordernder das manuelle Aktualisieren und Überwachen des Ressourceneinsatzes und der -bedarfe für die Projektleitenden. 

Das setzt Projektleitende unter enormen Stress. Hier kann ein zielgerichteter Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) die Projektleitenden entscheidend entlasten – dazu später mehr. KI kann hier aufgrund ihrer Fähigkeit, komplexe Situationen mit großen Datenmengen schnell zu analysieren, Teamleitungen unterstützen, indem sie Aufgaben ausführt, die normalerweise menschliche Intelligenz voraussetzen. KI kann sich wiederholende Aufgaben viel schneller erledigen als ein Mensch, da sie große Mengen von (Meta-)Daten schnell verarbeitet, analysiert und daraus eine Empfehlung ausgibt. (Um die Theorie hinter der KI besser zu verstehen, verweisen wir auf Teil 1 unserer Reihe, wo wir dies näher erläutern.) Um KI im Ressourcenmanagement von Unternehmen zu implementieren, sind sieben Schritte nötig. Dazu im Folgenden mehr.

Ressourcen richtig auswählen

Nach Projektmanagementstandards wird der Ressourcenplan nach dem Projektstrukturplan, in dem alle zu erledigenden Aufgaben festgelegt sind, und dem Projektzeitplan erstellt (siehe Bild 1). 

Für die Ressourcenallokation sind zum einen Informationen über die zu erledigenden Aufgaben aus dem Projektstrukturplan notwendig, zum anderen die zeitlichen Informationen, wann die jeweiligen Arbeitspakete ausgeführt werden sollen. Erst mit diesen Informationen können die ersten Projektmitglieder zu den Arbeitspaketen zugeordnet werden. 

Im Ressourcenmanagement stehen zunächst einmal nicht die Verfügbarkeiten von Personen im Vordergrund, sondern die Frage nach den benötigten Kompetenzen – auch Skills genannt –, die zum Projekterfolg führen. Ziel hierbei ist es, den Bedarf an Personalressourcen mit benötigten Skills für Projekte zeitnah durch Mitarbeitende zu decken. 

Die Herausforderungen bei der Personalplanung

Das Skill Management birgt mehrere Herausforderungen. Die wichtigste und vor allem weitestgehend aufwendigste Aufgabe ist die vollständige Dokumentation der Fähigkeiten aller Teammitglieder. Um ein Team erfolgreich zu führen, ist es wichtig, jeden Mitarbeitenden ganz genau zu kennen. Das heißt, Hard sowie Soft Skills, Motivation, Vorlieben, Interessen, Karriereplanung, Stärken und Schwächen sollten bekannt sein. Besonders in großen Teams fehlen den Teamleitenden diese Informationen häufig. 

Vom Lessons Learned bis zum Chatbot

Wissensmanagement ist oft ein leidiges Thema. Ein Chatbot kann Menschen mit gleichen Anliegen vernetzen und auf bereits bekannte Fehler hinweisen.

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Genau an dieser Stelle hat die künstliche Intelligenz ihre Stärken: Sie kann problemlos und schnell große Datenmengen verwalten und daraus logische Schlüsse ziehen. Diese Informationen sind in der Regel in Datenbanken hinterlegt. Diese werden zunächst aus den bereits im Unternehmen bestehenden Daten aufgebaut, das können beispielsweise Ressourcenzuordnungspläne aus vergangenen Projekten sein. Weitere Daten lassen sich beispielsweise mit einem KI-basierten Chatbot, der direkt Kontakt mit den Mitarbeitenden aufnimmt, sammeln und aktuell halten. Im Gegensatz zu Personalakten, wo die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder oft nach der Bewerbung nicht mehr erweitert und aktualisiert werden, wenn sie beispielsweise neue Kompetenzen entwickeln, kann die KI stets alle Informationen über Mitarbeitende aktuell halten. 

Weitere zu berücksichtigende Faktoren für die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden

Bei der Ressourcenplanung werden kaum externe und qualitative Einflussfaktoren beachtet, zudem müssen viele Entscheidungen unter enormem Zeitstress gefällt werden. Mit diesen Kriterien wären auch reine Datenanalysten überfordert, weil es schlicht viel zu viele Daten für eine qualitative Planung zu berücksichtigen gilt.

Oft bezieht die Teamleitung die Nettoverfügbarkeit einer Person nicht richtig in die Planung ein. Abgesehen von der tatsächlichen Verfügbarkeit für ein Projekt finden auch Fort- und Weiterbildungen, Urlaub, durchschnittliche Krankheitstage, die Ausfallwahrscheinlichkeit, die aktuelle Arbeitsmarktsituation, interne Veranstaltungen, Zertifizierungen, Dienstreisen u.Ä. wenig bis keine Beachtung, genauso wenig wie die Form der Arbeitsverträge. Auch werden bei der Grob- und Feinplanung der Ressourcen die Faktoren der Kapazitätsauslastung selten richtig miteinbezogen. 

Abgesehen von der Berechnung der Nettoverfügbarkeit sind die Methoden für die Glättung der Kapazitätsauslastung oftmals nicht qualitativ genug geplant. Glättung bedeutet, dass der Workload eines Teammitglieds zeitlich möglichst konstant gehalten wird und Über- oder Unterauslastungen ausgeglichen werden. In einem Projekt fehlt dafür oft die Zeit, vor allem, wenn schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen. 

Um den Auslastungsgrad optimal zu bestimmen, müssten die Teamleitungen oder die HR-Abteilungen die Aktivitäten jedes:r Mitarbeitenden über längere Zeit hinweg dokumentieren. Hinzu kommt, dass sie die Auslastung in Echtzeit prüfen, kontrollieren und auswerten müssten, um so eine Anpassung vornehmen zu können. Auch hier können die Stärke der Echtzeitdatenanalyse und die Auswertung der KI genutzt werden, um die Ressourcenplanung zu verbessern. 

Wie die Vorteile von KI genutzt werden können