Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass Sie alt werden? Nicht auf die äußere Erscheinung bezogen, sondern vielmehr auf die Einstellung gegenüber neuen Technologien. Glaubt man dem britischen Schriftsteller Douglas Adams ("Per Anhalter durch die Galaxis", vlg. auch hier), macht jeder in seinem Leben drei Phasen durch:

• Phase 1: Die technischen Neuerungen, mit denen wir aufwachsen, sind vollkommen normal für uns.
• Phase 2: In unseren 20ern und frühen 30ern nehmen wir neue Technologien, salopp gesagt, als "den geilsten Scheiß" wahr.
• Phase 3: Die Technologien, mit denen wir ab Mitte 30 konfrontiert werden, erscheinen uns als Teufelszeug.

Auf unsere Arbeitswelt übertragen birgt dieser Effekt enormes Konfliktpotential für die fortschreitende Digitalisierung. In Deutschland sind 22% der Gesamtbevölkerung zwischen 18 und 39 Jahre alt. Diese Gruppe fällt altersmäßig zu einem Großteil in die "neue Technologien sind ganz normal und / oder der heiße Scheiß"-Phase und ist jener Talentpool, aus dem die Unternehmen ihre Fach- und Führungskräfte von Morgen beziehen.

"Pflegehinweise" für eine leistungsstarke Generation

Berufseinsteiger und junge Mitarbeiter gehören der sogenannten "Generation Y" an. Das "Y" steht dabei für "why", "warum". Gemeint ist damit, dass sie z.B. die Arbeitsanweisungen ihres Vorgesetzten nicht einfach ausführen, sondern hinterfragen. Dies kann gerade für Projektarbeit, wo eigenverantwortliches Handeln und vor allem das Denken in übergreifenden Zusammenhängen gefordert ist, einen großen Vorteil bedeuten. Andererseits sind Vorgesetzte gefordert, ihren Führungsstil an die Erwartungshaltungen der jungen Mitarbeiter anzupassen. Dr. Carsten Knaut erläutert die Hintergründe dieses Kulturwandels und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für Führungskräfte.

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Die Mitglieder dieser Gruppe treffen am Arbeitsplatz jedoch sehr häufig auf Kolleginnen und Vorgesetzte, die sich in der Phase "neue Technologien sind Teufelszeug" befinden. Wie mit allen Verallgemeinerungen gibt es Ausnahmen, es kommt allerdings nicht von ungefähr, dass die Digitalisierung viele deutsche Firmen in die Magengrube trifft.

Die VUCA-geprägte Projektarbeit ist hier besonders betroffen, denn die Anforderung lautet: kürzere aber hoch-produktive Zyklen um notwendige Anpassungen vorzunehmen und kontinuierlich brauchbaren Output zu generieren, der zum Erreichen des Projektziels beiträgt. Das ist ohne digitale Hilfsmittel schlicht nicht zu schaffen.

Für digital Natives ist Digitalisierung selbstverständlich

Das ist für die meisten 18- bis 39-jährigen ganz logisch. Die Anforderungen an den Arbeitsplatz und die Arbeitsweise entspricht jenen an das Privatleben: mit den wichtigen Leuten per mobilem Gerät vernetzt, jederzeit Zugriff auf Informationen und unmittelbare Rückmeldung.

Was uns WhatsApp, Google und Social Media-Plattformen bieten, verwehrt uns allerdings oft das in der Teil-Digitalisierung steckengebliebene Arbeitsumfeld. Wenn nun die Forderung nach digitalen Helfern für die Projektarbeit um den Wunsch nach Vernetzung der Projektdaten mit relevanten Daten aus anderen Systemen und automatischer Analyse oder Verarbeitung ergänzt wird, stößt man auf Widerstand. Warum?

Überlegen Sie sich folgendes: Der Projektmitarbeiter der Generation 50+ trat dem Arbeitsmarkt bei, als Microsoft Project und Excel, veröffentlicht 1984 respektive 1987, die neuen Technologien im Projektmanagement waren. Die ersten Zugänge zum Internet kamen in Deutschland 1989. Microsoft Outlook wurde 1992 veröffentlicht und die flächendeckende Ausstattung mit PCs kam eigentlich erst in 1990 so richtig in Schwung. Damit wurde diese Generation sozialisiert. Die private Digitalisierung nahm erst deutlich später richtig Fahrt auf, nämlich mit dem Beginn des Siegeszugs der Smartphones Ende der 2000er Jahre.

Es geht nun überhaupt nicht darum, einer bestimmten Gruppe den schwarzen Peter zuzuschieben. Behalten Sie nur im Hinterkopf: Wir alle kommen früher oder später in Phase 3. Die Frage ist, wie wir die Generationen und deren unterschiedliche Einstellungen zu neuen Technologien unter einen Hut bekommen.

Warum digitale Vernetzung und was versprechen wir uns davon?

Wenn neue Technologien eingeführt, alte Systeme ersetzt oder grundlegend geändert werden, fragt man sich unweigerlich: Wozu soll das gut sein? Wir sollten nicht davon ausgehen, dass alle den Mehrwert der Digitalisierung und der Vernetzung von Systemen erkennen, auch weil einige Medien gerne Horror-Szenarien vom kompletten Wegfall ganzer Berufsgruppen zeichnen.

Und: welche konkreten Ziele verfolgt die Digitalisierung des Projektmanagements? Dem Treiber der Digitalisierung mag das klar sein, aber wenn dieser nicht klar genug formuliert und kommuniziert, lässt er Raum zum Interpretieren. Missverständnis, und damit Ablehnung, sind vorprogrammiert. Vor allem dann, wenn die Digitalisierung gefühlt von einem Tag auf den anderen passiert.

Ab sofort wird alles anders!

Mit Stichtag X ist das neue System eingeführt und nun müssen alle sofort damit arbeiten. Haben Sie schon mal mit dem Kauf eines neuen Smartphones von Android auf iOS umgestellt? Können Sie sich noch daran erinnern, wie viel Zeit und Nerven es Sie gekostet hat, sich an neue App-Symbole, Einstellungen oder Bedienungshilfen zu gewöhnen?

Vielleicht haben Sie sich Hilfe bei Ihren Kindern, einem Bekannten oder im Handy-Shop erhofft, aber lediglich den Satz: “Spiel einfach ein bisschen herum, mit der Zeit gewöhnst du dich schon dran“ gehört? Dazu haben Sie privat vielleicht Lust und Zeit, aber in der Arbeit? Ein Projektteam kann es sich nicht erlauben, zuerst einmal Tage oder gar wochenlang mit der neuen Software "zu spielen“. Die Lösung lautet hier ganz klar: geführtes Training. Das betrifft auch die Arbeitsweise, die ebenfalls zumindest teilweise geändert werden muss.

Ich Digital Native, du Nix

Deutschland ist ein von Dienstleistung und Industrie geprägtes Wirtschaftsland. Damit hat Wissen einen hohen Stellenwert. Das Ziel von Digitalisierung und Vernetzung im Projektmanagement ist, das Wissen, das in abteilungsinternen Silos und in den Köpfen einer Handvoll Experten steckt, allen zugänglich zu machen. Damit wird dieses Wissen demokratisiert und macht die zu den neuen Wunderwuzzis (österreichisch für Alleskönner), die sich in den digitalen Systemen auskennen wie in ihrer Westentasche, weil sie die neuen Werkzeuge mit Freude und Elan einsetzen.

Und was macht das mit den Experten? Nach dem Motto "Ich Chef du Nix" kommen sich Projektmitarbeiter mit viel Know-how, aber – zumindest im Vergleich zu den Digital Natives – geringer digitaler Kompetenz, geringgeschätzt vor. Vollkommen zu Unrecht. Es gilt, gemeinsam das Optimum zu erreichen und das geht am Besten, indem jene mit dem Fachwissen, das Erfahrung und Prozesswissen einschließt, und jene mit dem digitalen Know-how zusammen die Digitalisierung und Vernetzung im Team, der Abteilung oder gar dem Unternehmen planen und steuern.

Fazit

Wie also vorgehen? Die Digitalisierung und Vernetzung im Projektmanagement ist für sich ein Großprojekt und sollte auch so gehandhabt werden: Mit einem Kick-off, in dem klar dargelegt wird, warum man was wie macht; sowie einer Planung, die nicht nur die Auswahl und technische Implementierung von neuen Systemen vorsieht, sondern auch das Optimieren bestehender Prozesse und das Ausarbeiten neuer Handlungsanweisungen sowie das Schulen in den Systemen und neuen Arbeitsweisen.

Hierbei nicht über Köpfe hinweg zu entscheiden, sondern die Stärken aller Beteiligten zu nutzen führt viel eher zum Erfolg als aufgezwungene Top-Down-Entscheidungen. Neue Technologien ersetzen nicht Fachwissen und Erfahrung, sie unterstützen die Menschen lediglich dabei, dieses Wissen bestmöglich zu nutzen. In diesem Sinne: Digital Natives und Technik-Verteufler, vereinigt euch. Denn zusammen habt ihr beste Chancen, Mehrwert aus der Digitalisierung des Projektmanagements zu ziehen.