In IT-Projekten haben sich agile Entwicklungsmethoden in den vergangenen Jahren etabliert. Wenige Rollen und Prozesse sowie kurze Feedbackschleifen mit dem Auftraggeber, um zeitnah auf einen veränderten Funktionsumfang zu reagieren, haben die Erfolgsquote von IT-Projekten signifikant erhöht. Geht es jedoch im Vorfeld zwischen Auftraggeber und Lieferant um eine vertragliche Vereinbarung über Umfang und Kosten, kann es in agilen Projekten schnell zu Problemen kommen: Denn oft forciert der Auftraggeber weiterhin einen herkömmlichen Festpreisvertrag und möchte trotzdem von der Agilität der Entwicklungsmethodik profitieren.

An diesem Punkt stößt man allerdings an Grenzen, da ein solcher Vertrag eine ständige Veränderung des Vertragsgegenstands nicht vorsieht, was jedoch ein wesentlicher Vorteil der agilen Entwicklungsmethodik ist. In den vergangenen Jahren wurden sehr oft agile Entwicklungsprojekte auf Basis von Time&Material-Verträgen vereinbart. Dabei verlagert sich aber die Verantwortung häufig zu sehr auf die Seite des Auftragnehmers, wodurch wiederum die Vorteile der agilen Entwicklung nicht voll ausgeschöpft werden, welche sich am besten in einem Umfeld gemeinsamer Verantwortung nutzen lassen.

Um solch typischen Problemen bei agil entwickelten Software-Projekten in der Praxis zu begegnen, kann ein Agiler Festpreisvertrag die Lösung sein.

Der Agile Festpreis – was ist das?

Ein Agiler Festpreisvertrag regelt die vertraglichen Beziehungen zwischen Kunde und Lieferanten in agil durchgeführten IT-Projekten, wie z.B. nach Scrum. Kerngedanke eines solchen Festpreisvertrags ist, sich vor der Umsetzung des Liefergegenstands nicht auf einen festen Detail-Umfang zu einigen, wie das in Projekten nach dem Wasserfall-Modell meistens der Fall ist. Vielmehr können die Parteien einen Vertragsrahmen schaffen, in dem sie sich auf die Kosten, den groben Umfang, das Ziel, einen Termin sowie ein strukturiertes Vorgehen festlegen, um den genauen Umfang sowie die Projektabwicklung innerhalb eines vereinbarten Rahmens und innerhalb vereinbarter Prozesse zu definieren und zu steuern.

Das in diesem Beitrag vorgestellte Vorgehen, um zu einem Agilen Festpreisvertrag zu gelangen, basiert auf langjährigen praktischen Erfahrungen und kam in der Praxis bereits erfolgreich zum Einsatz. Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit wurde in den letzten Jahren dieses Vertragskonzept bei Projekten im Umfang von einigen hundert bis tausend Tagen erfolgreich eingesetzt. Um den Prozess kontinuierlich weiter zu entwickeln und zu verbessern, wurde das Modell dabei auch regelmäßig aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet, wie z.B. von Dienstleistern, Einkäufern, Beratern oder Scrum-Experten.

Im Folgenden beschreibe ich die in der Praxis erprobten Schritte, mit denen Auftraggeber und Auftragnehmer ihre Zusammenarbeit so definieren können, dass sie die finanziellen Risiken aufgrund der zu Beginn unklaren Spezifikation und unsicheren Aufwandsschätzung für beide Seiten minimieren können. Ergebnis dieser Verhandlungen sind vertragliche Vereinbarungen, die z.B. die Verteilung des Risikos für Mehraufwände zwischen den Vertragsparteien regeln. Da diese Vereinbarungen von vielen Faktoren abhängig sind, ist es im Rahmen dieses Artikels nicht möglich, für jeden Fall eine passende Formulierung zu geben. Vielmehr ist es Ziel dieses Beitrags, aufzuzeigen, wie der Weg zum Agilen Festpreis gestaltet werden kann. Anhand konkreter Formulierungsvorschläge für bestimmte Konstellationen erhält der Leser zudem Anregungen, um seine individuellen Vereinbarungen zu gestalten.

Warum ein Agiler Festpreis?

Viele Statistiken sprechen eine deutliche Sprache: So kam z.B. der Chaos Report der Standish Group in einer Studie zu dem Ergebnis, dass weniger als ein Drittel der IT-Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können. Viele andere Studien wie z.B. der TU München (Prof. Wildeman) oder von Roland Berger bestätigen in etwa die Größenordnung dieser Aussage. Agile Entwicklungsmethoden können hier zumindest teilweise zu einer Verbesserung auf bis zu 40% führen, wie eine Untersuchung der Standish Group zeigt.

Auf der anderen Seite belegen Untersuchungen von Flyvbjerg und Budzier (Harvard Business Review), dass speziell in IT-Projekten das Risiko einer Budgetüberschreitung von mehr als 400% besonders hoch ist. Folglich ist dies auch bei den 60% der nicht erfolgreich durchgeführten agilen Projekte ein essentielles, manchmal sogar unternehmenskritisches Problem. Die gefährdeten Projekte basieren oft auf großen Festpreis-Verträgen, welche – um es zynisch zu sagen – nach dem "Prinzip Hoffnung" weiter und weiter in die Misere gemanagt werden. Wer würde bei einem Projekt, nachdem man bereits 100% des Budgets verbraucht hat und bereits ein scheinbarer Teilerfolg erreicht wurde, nicht noch einmal 30% nachfinanzieren, und dann noch einmal, und noch einmal…

Dieses Risiko gilt es mit einem passenden Vertrag einzudämmen!

Praxisbeispiel: Einführung eines CRM-Systems

Um das Modell des Agilen Festpreises näher zu erläutern, wird das Vorgehen in diesem Beitrag an einem durchgehenden Beispiel illustriert. Dabei handelt es sich um ein typisches IT-Projekt, in dessen Rahmen ein neues CRM-System bei einem Kunden (z.B. einem Telekommunikations-Unternehmen) eingeführt werden soll. Der Fokus liegt in diesem Beispiel weder auf der Auswahl des CRM-Produkts noch auf der Ausschreibung, sondern auf dem praktischen Verständnis wie der Agile Festpreis zustande kommt und das Vorgehen für die Projektabwicklung vorgibt.