Es gibt bestimmte Verhaltensmuster, die den ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit , Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe, den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten. auf typische Weise beeinflussen. Manche dieser Muster sind durchaus positiv, andere hingegen können für das Scheitern eines Projekts verantwortlich sein. Hinderliche Muster sollten deshalb frühzeitig erkannt oder besser noch von vornherein vermieden werden.

Im letzten Beitrag haben wir Ihnen den "Reportismus" vorgestellt, bei dem das Projekt durch das Erstellen zahlreicher, nicht unbedingt notwendiger Dokumente und Reports ausgebremst wird ("Reportismus - Wenn das BerichtswesenBerichtswesenDas Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder . Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht ) sich stets auf einen genau definierten Zeitpunkt (meist Stichtag ) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens . zur Dokumentenflut ausartet", Ausgabe 17/2007). In diesem Artikel soll es um ein ebenfalls häufig zu beobachtendes Verhaltensmuster gehen, das wir den "schleichenden Tod der Qualitätssicherung" nennen.

Typisch für dieses Muster ist folgender Ablauf: Maßnahmen, die zu Projektbeginn als essentiell erachtet werden, treten im Verlauf des Projekts immer mehr in den Hintergrund und verschwinden schließlich ganz aus der Betrachtung. Dieses Phänomen ist häufig in Zusammenhang mit der Qualitätssicherung zu beobachten, tritt aber auch im Zusammenhang mit anderen Maßnahmen auf. Beispielsweise beschließt man zu Projektbeginn, regelmäßige Projektmeetings durchzuführen, regelmäßige Statusreporte zu verfassen oder die Anforderungen, Testfälle und sonstige DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . in einer bestimmten Form zu erstellen. Nach und nach fallen diese Maßnahmen aber immer mehr unter den Tisch.

Bild 1: Beim "schleichenden Tod der Qualitätssicherung" geraten als essentiell erachtete Pläne im Projektverlauf immer mehr in Vergessenheit.

Da die geplanten Maßnahmen nicht plötzlich in Vergessenheit geraten, sondern in kleinen Schritten, bekommen die Projektbeteiligten die Veränderungen kaum richtig mit. Zudem gewöhnen sie sich rasch an die neue Situation, da diese bequem ist und die sich dabei langsam aufweichende Ordnung dem menschlichen Hang zum Chaos entspricht. Umso wichtiger ist es, die Gründe für dieses Muster und geeignete Lösungsansätze zu kennen, um ihm entgegenwirken zu können.

Ein typischer Projektverlauf könnte wie folgt aussehen:

Phase 1: Der Projektbeginn

Als motivierter Projektleiter hat man aus den Fehlern vorhergehender Projekte gelernt, vielleicht auch einige Schulungen besucht und weiß, worauf es ankommt bzw. welche Methoden dem ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. zuträglich sind. Mit dieser Energie startet man in das Projekt. Die anderen Beteiligten sind größtenteils ebenso motiviert, und eifrig formuliert man die Ziele des Projekts, führt Abschätzungen durch, trifft Absprachen, legt Meilensteine fest und erörtert mögliche Risiken. Um den Projekterfolg sicherzustellen, fordern die Beteiligten diverse Maßnahmen, wie regelmäßige Projektmeetings, Statusreporte, die Erstellung und Einhaltung von Standards für die Form der zu erstellenden Dokumentation, die Einhaltung gewisser Workflows und vieles mehr. Auch ein Vertreter der Qualitätssicherung (QS) lässt seine Vorstellungen, Forderungen und Ideen mit einfließen. Das Ergebnis ist ein Projektplan, mit dem alle zufrieden sind und von dem sie glauben, dass er zum Erfolg des Projekts und zur Einhaltung der angestrebten Qualitätskriterien des zu erstellenden Produkts maßgeblich beitragen wird.

Phase 2: Gemütliches Kennen lernen und erster ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts.

Das Projekt nimmt seinen Gang, die Teams lernen sich kennen. Man hält sich an den Projektplan und die damit verbundenen guten Vorsätze. In regelmäßigen Treffen bzw. Statusreports wird den Beteiligten der Fortschritt aufgezeigt. Der am Projekt beteiligte Vertreter der QS fordert die Einhaltung der festgelegten Maßnahmen ein und findet neue Verbesserungspotentiale, auf die er stets hinweist. Neue Maßnahmen werden integriert und jeder ist hinsichtlich des weiteren Projektverlaufs guter Dinge.