Projekte verursachen Kosten, das ist eine Selbstverständlichkeit. Doch schon die Diskussion über das Thema "Kostenmanagement" verursacht meiner Erfahrung nach bei einigen Projektmanagern Unwohlsein. Dafür gibt es keinen Grund, denn mit etwas Hintergrundwissen wird die betriebswirtschaftliche Perspektive auf die Projektarbeit schnell durchschaubar, so dass einem unbelasteten Zugang zum Kostenmanagement nichts im Wege steht.

Das notwendige Hintergrundwissen über die gängige Projektkostenrechnung finden Sie in dieser Artikelfolge. Sie stellt diejenigen Grundlagen der Kostentheorie vor, die für Projektleiter wichtig sind und behandelt die drei Bestandteile des Kostenmanagements: die systematische Planung von Projektkosten, die Organisation der Ist-Kosten-Erfassung und das Kostencontrolling im Projektverlauf. Dieser erste Teil legt die Basis; er stellt die wichtigsten Begriffe der Kostenrechnung vor und liefert eine Systematik der üblicherweise verwendeten Projektkostenarten.

Was sind eigentlich Projektkosten?

Betriebswirtschaftlich betrachtet, gehören zu den Projektkosten alle Ausgaben, die im Rahmen der Realisierung des Projektziels verursacht werden: Die Auftragsarbeit eines Ingenieurbüros, ein Erdaushub durch eine Baufirma, die Beratungsleistungen eines IT-Systemhauses oder auch das Honorar für einen Referenten, der Aufbau einer Bühne – so unterschiedlich Projekte sind, so unterschiedlich sind auch die dadurch entstehenden Projektkosten. Interne Leistungen der Projektmitarbeiter fallen ebenso als Kosten an wie externe Dienste, Ausgaben für Kauf und Miete, Anzeigen oder Meetings, um nur einige zu nennen.

Nicht als Projektkosten gerechnet werden dagegen Ausgaben für Investitionen, wie z.B. Maschinen, IT-Systemen oder Bauwerken, die im Rahmen des Projektauftrags erworben oder geschaffen werden. Kosten unterscheiden sich also von Anschaffungen länger nutzbarer Wirtschaftsgüter. Diese Unterscheidung von Investitionen und Kosten gilt auch für Ausgaben relativ niedrigen Werts. Zum Beispiel sind neue Notebooks für das Projektteam als Investitionen zu bewerten, während die Installation eines Projektbüros unter die Projektkosten fällt.

Der Unterschied zwischen Kosten und Investitionen aus betriebswirtschaftlicher Sicht liegt darin, dass Projektkosten ebenso wie ein Projektumsatz das Unternehmensergebnis über die Gewinn- und Verlustrechnung beeinflussen. Diese Kosten stellen einen betrieblichen Aufwand dar, der steuerlich berücksichtigt wird und den das Unternehmen von der Steuer absetzt. Investitionen gehen hingegen in das Vermögen des Unternehmens ein, der Anschaffungswert wird dabei in der Bilanz dargestellt.

Für Investitionen wird anhand der angesetzten Nutzungsdauer (z.B. drei Jahre) eine monatliche Abschreibung errechnet – bei linearer Abschreibung ist das z.B. der Anschaffungswert geteilt durch die Nutzungsdauer in Monaten. Diese monatliche Abschreibung stellt den Wertverlust der Investition dar und wird jeden Monat als "Abschreibung für Anlagegüter" in den Kosten gebucht, während der Wert der Investition um diesen Betrag verringert wird; so lange, bis der Wert ganz aufgezehrt ist.

Diese Abschreibung kann dem Projekt monatlich als Kosten angelastet werden, solange die entsprechenden Investitionsgüter, also z.B. die Notebooks der Mitarbeiter, dort genutzt werden. Der Kostenblock, der im Projekt zu berücksichtigen ist, kann dabei geringer sein als der Anschaffungswert, da die Nutzungsdauer im Projekt oft nur einen Teil der angesetzten Gesamtnutzungsdauer ausmacht.

Und was bedeutet die Unterscheidung zwischen Kosten und Investitionen letztendlich für Sie als Projektleiter? Die Information, ob eine Ausgabe als Kosten zu verrechnen ist oder ob es sich um eine Investition handelt, benötigen Sie für das Kostenmanagement im Projekt, damit sie entsprechend planen bzw. Investitionen beantragen können. Da die Unterscheidung zwischen Kosten und Investitionen betriebswirtschaftlich festgeschrieben ist, haben Sie in den meisten Fällen keine Wahlmöglichkeiten bei der Zuordnung von Ausgaben.

Die wichtigsten Begriffe der Kostenrechnung

Für einen Projektleiter ist es in erster Linie wichtig, die vorhandene finanzielle Flexibilität einschätzen zu können, wenn es darum geht, den Projekterfolg sicherzustellen. Zum Beispiel wenn er Entscheidungen treffen muss, um Ressourcenknappheit entgegenzuwirken, auftretende Probleme zu beheben oder um wichtige Meilensteine zu halten.

Um die finanzielle Flexibilität einschätzen zu können, sollte der Projektleiter z.B. wissen:

• welche Kosten vertraglich im Projektvorfeld fixiert sind,
• welche Kosten bei verlängerter Projektlaufzeit entstehen,
• welche Kosten bei der Hinzunahme von Ressourcen entstehen,
• welche Kosten mit dem Eintritt von Risiken verbunden sind,
• welche Kosten kurzfristig beeinflussbar sind.