Projektpräsentationen sollen in erster Linie informativ sein. Noch besser ist es, wenn sich die Folien schnell erstellen lassen und dabei auch noch gut aussehen. Nur: Wer kann schon von sich behaupten, ein PowerPoint-Profi zu sein? Dabei ist es gar nicht so schwer, eine ansprechende Vorlage in PowerPoint zu erstellen. Sie benötigen dafür lediglich die richtige Ausrüstung: ein einheitliches Design sowie eine Sammlung von Musterfolien für häufig vorkommende Themen.

In diesem zweiteiligen Artikel erfahren Sie, wie Sie eine professionelle PowerPoint-Vorlage für Ihre Projektpräsentationen anlegen und so Ihre Produktivität steigern können. Der erste Teil enthält die Bauanleitung, wie Sie mithilfe eines "Office-Designs" sowie Folienlayouts eine PowerPoint-Vorlage erstellen. Im zweiten und abschließenden Teil können Sie eine Beispieldatei mit zahlreichen Musterfolien, Schaubildern und Piktogrammen herunterladen und erhalten Anregungen, wie Sie diese Vorlagen in Ihren Projektpräsentationen einsetzen können.

Der Beitrag richtet sich vornehmlich an mittelständische Unternehmen und Selbständige, die ihren Präsentationen eine einheitliche Optik geben wollen. Die Stärke des vorgestellten Vorgehens liegt vor allem darin, die Corporate-Design-Richtlinien auf alle seine Office-Dokumente zu übertragen.

Eins für alle: Das Office-Design

Eine PowerPoint-Vorlage erstellen Sie auf Basis des sog. "Office-Design" sowie eigens erstellten Musterfolien (Bild 1). Mit dem Office-Design ist es seit Office 2007 möglich, in PowerPoint, Word, Excel und Outlook einheitlich gestaltete Dokumente zu erstellen und dabei die Vorgaben des Corporate Designs einzuhalten. Auf diese Weise können Sie die Gestaltungselemente "Farben", "Schriften" und "Effekte" bündeln, die dann in allen Office-Programmen zur Verfügung stehen.

Das bedeutet in der Praxis, dass nun Tabellen, Diagramme, SmartArts und Textelemente das gleiche Aussehen haben – egal, ob sie in PowerPoint, Excel oder Word erstellt wurden. Dies erleichtert den schnellen Datenaustausch zwischen den Programmen erheblich. Erstellen Sie z.B. eine Grafik in Excel, können Sie diese problemlos in eine PowerPoint-Folie einfügen, ohne die Grafik aufwändig nachformatieren zu müssen.

Bild 1: Eine PowerPoint-Vorlage basiert auf dem Design sowie einer Musterfolie.

Was gehört zu einem Office-Design?

Ein Office-Design erstellen Sie in Power-Point in vier Schritten (Bild 2):

• Öffnen Sie eine neue Präsentation.
• Legen Sie Farben, Schriften und Effekte fest. Diese sind in PowerPoint, Word, Excel und Outlook verfügbar.
• Definieren Sie den Folienmaster für eine einheitliche Darstellung.
• Erstellen Sie Ihre eigenen Folienlayouts, die innerhalb des Masters integriert sind.

Mit diesem Vorgehen erhalten Sie einen oder mehrere Folienmaster inklusive Hintergrund, Platzhaltern und Layouts. Alle diese Komponenten sind in einer einzigen Datei gespeichert (*.thmx). Damit können Sie einer neuen Präsentation per Mausklick Ihr Corporate Design zuweisen. Dazu öffnen Sie lediglich eine neue leere Präsentation und wechseln dort in die Registerkarte "Entwurf". Klicken Sie unter "Designs" auf das gewünschte Office-Design. Schon übertragen sich dessen Farben, Schriften, Effekte samt Master und Folienlayouts auf die neue Präsentation.

Bild 2: In vier Schritten zum eigenen Design.
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Worin unterscheidet sich ein Office-Design von einer Vorlage?

Das Office-Design ersetzt fast alle Funktionen der klassischen PowerPoint-Vorlage. Nur Musterfolien, auf denen vorformatierte Inhalte wie z.B. Schaubilder, Diagramme und Tabellen angelegt sind, werden nicht im Design abgespeichert – dafür erstellen Sie sich dann eine Vorlage. Designs speichern Sie unter der Endung "thmx", Vorlagen haben die Endung "potx".

Farben, Schriften und Effekte festlegen