Viele Projektmanager versuchen, Projektmanagement-Prozesse in ihrem Team einzuführen, obwohl die Firmenleitung Projektmanagement nicht als Priorität ansieht. Das bedeutet für Sie als Projektleiter eine größere Herausforderung, als wenn Sie auf bereits bestehende Prozesse und Vorgehensweisen zurückgreifen können. Mitarbeiter, die es nicht gewohnt sind, innerhalb einer formalen Struktur zu arbeiten, neigen dazu zu rebellieren, wenn sie zum ersten Mal dazu aufgefordert werden.
Einige der benötigten Prozesse und Vorlagen werden Sie selbst erzeugen müssen, weil Sie nicht auf einen konsistenten Satz zurückgreifen können, den das ganze Unternehmen benutzt. Die folgenden fünf Gebiete können Ihnen helfen, erfolgreich neue Prozesse einzuführen.
Als Projektmanager sind Sie die Person, die einen Wandel hervorrufen kann. Sie sehen die Prioritäten und die Art und Weise, in der das Projekt abgewickelt werden soll. Wenn Sie sicherstellen, dass das Projekt umfassend definiert und geplant ist und dann das Projekt mit den notwendigen Techniken steuern und ausführen, sollten die anderen Teammitglieder Ihrem Beispiel folgen. Sehen Ihre Teammitglieder aber, dass Sie nicht ausreichend kommunizieren oder nicht wissen, wer gerade was tut, wird das Team Ihre Vorgehensweise in Frage stellen. Das darf Ihnen nicht passieren! Seien Sie konsistent in Ihren Reden und Taten.
Diszipliniertes Projektmanagement funktioniert nur mit einem Satz von Prozessen und Vorlagen, die jeder sehen und verstehen kann. Das beginnt mit dem Planungsprozess. Die meisten Projekte benötigen eine Projektdefinition und einen Arbeitsplan. Sie werden auch Prozesse zum Management von Risiken, Umfang, Problemen und der Umfangsdefinition benötigen. Dazu sind keine umständlichen Prozeduren notwendig. Im Gegenteil: Schlanke Prozesse und nützliche Vorlagen für den pragmatischen Einsatz fördern die Akzeptanz. Wichtig ist, dass sie von den Mitarbeitern verstanden und angewendet werden.
Versuchen Sie, jemanden in Team zu finden, der Sie unterstützt. Das Team wird neue Prozesse wesentlich schneller akzeptieren, wenn es ein Team-Mitglied gibt, das auf Ihrer Seite ist. Diese Person sollte erfahren sein und vom Rest des Teams respektiert werden.
Stellen Sie sicher, dass das Team weiß, was Sie tun und warum Sie es tun. Erläutern Sie den Nutzen Ihrer Prozesse. Das sollte nicht nur einmal geschehen, sondern muss ständig wiederholt werden. Diese Kommunikation kann zum Beispiel so aussehen: Beobachten Sie, dass jemand Projektmanagement-Prozesse richtig anwendet, loben Sie ihn für seine Bemühungen. Oder machen Sie sichtbar, wie gut das Team es schafft, Vereinbarungen über Zeitplan, Kosten und Qualität einzuhalten.
Stellen Sie sicher, dass niemand Schwierigkeiten mit den neuen Prozessen hat, weil seine Qualifikation nicht ausreicht. Dauert Ihr Projekt lang genug, dass sich Schulungen lohnen? Vielleicht können Sie kurze Trainings über den Nutzen von Projektmanagement für das ganze Team durchführen oder Ihre Teil-Projektleiter auf Projektmanagement-Schulungen schicken.
Wenn Sie Prozesse und Vorlagen einführen, die einen unmittelbaren Nutzen aufzeigen und einfach anzuwenden sind, werden Sie schnell die Akzeptanz des Teams gewinnen. Aber auch hier gilt: Nur wer selbst die eigenen Regeln lebt, kann Sie auch bei anderen einfordern.
