Projekte stellen uns immer wieder vor Hindernisse und Probleme, die z.T. ziemlich komplex sein können. Um solchen Problemen auf den Grund zu gehen und diese letztendlich auch zu lösen, ist ein Verständnis aller Ursachen und Auswirkungen notwendig. Um zu einem solchen Verständnis zu kommen, eignet sich die Methode des "Problembaums".

Ein Problembaum lässt sich besonders gut in einem Workshop einsetzen, um gemeinsam in der Gruppe (max. etwa 15 Teilnehmer) ein komplexes Problem zu durchleuchten, es in einem Baumdiagramm grafisch darzustellen und so die Ursachen sowie Auswirkungen eines Problems zu erkennen. Der Projektleiter kann den Problembaum zudem auch gut zur Problemdefinition einsetzen, wenn es sich um ein eher neues und unbekanntes Problem handelt. Mit der Identifikation der Auswirkungen und Ursachen, kann die Gruppe dann in einem nächsten Schritt Lösungsvorschläge erarbeiten, um diesen zu begegnen.

Die Problembaum-Technik ist eine Variante des Ishikawa-Diagramms. Letzteres ermöglicht es, Ursache von Wirkung zu trennen und damit den Problemursachen auf den Grund zu gehen. Während das Ishikawa-Diagramm jedoch lediglich die Problemursachen darstellt, bildet der Problembaum hingegen sowohl die Ursachen als auch die Auswirkungen gleichzeitig ab.

So geht's

Ein Problembaum ist eine hierarchische Darstellung, basierend auf dem Konzept eines verzweigten Baums (Bild 1).

Bild 1: Der Problembaum.

Der Stamm repräsentiert das Kernproblem. Die Wurzeln stellen die Ursachen und Gründe des Problems dar. Die Äste zeigen die aus dem Problem resultierenden Auswirkungen und Konsequenzen. Ziel ist es, in einer Diskussion die einzelnen Elemente eines Problems zu identifizieren, um sie dann getrennt voneinander betrachten und lösen zu können.

1. Problem definieren: Definieren Sie das Kernproblem und platzieren Sie diese Aussage zentral, z.B. auf einem Flipchart oder Whiteboard. Es kann im weiteren Verlauf des Workshops gut passieren, dass Sie das Problem erst noch weiter klären und abgrenzen müssen.
2. Ursachen identifizieren: Fragen Sie jetzt nach dem "Was" – "Was sind die direkten Ursachen für das Problem?" Sammeln Sie Gründe und Ursachen, die von den Teilnehmern genannt werden und notieren Sie diese z.B. auf Post-its oder Karteikarten. Platzieren Sie die Karten dann unterhalb der "Problembox" in einer MECE-konsistenten Hierarchie. MECE bedeutet Mutually Exclusive (= gegenseitig ausschließend): Das heißt, dass sich Aussagen inhaltlich nicht überschneiden dürfen. Wenn es zwei oder mehrere Ursachen für das Problem gibt und die eine Ursache nicht Ursache für die andere ist, dann platzieren Sie beide auf der gleichen Ebene.
3. Auswirkungen erkennen: Wie bei Punkt 2 fragen Sie auch bei den Auswirkungen nach dem "Was" – "Was sind die Auswirkungen und Konsequenzen des Problems?" Notieren Sie diese in einer logischen Baumstruktur-Verästelung, die von der Problembox wegführt.

Beispiel "Lieferungsabwicklung"

Ein großer Getränkevertrieb möchte die Auslieferung beim Kunden vor Ort schneller und effizienter abwickeln. Grund hierfür ist, dass die Kunden häufig unzufrieden sind, da die Prozesse bei der Lieferungsabwicklung nicht reibungslos funktionieren. Zusätzlich entsteht dadurch in der Nachbearbeitung häufig ein hoher Mehraufwand. Aus diesem Grund werden in einem Workshop die Ursachen und Auswirkungen zu diesem Problem gesammelt und analysiert.

Zu diesem Beispiel sehen Sie in Bild 2 einen komplexen Problembaum.

Bild 2: Beispiel "Lieferungsabwicklung".
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Wann kann der Problembaum helfen?