In dem Artikel "Microsoft Excel: Projektformulare mit Datenarchivierung" haben Sie erfahren, wie Sie mit dem Vorlagen-Assistenten in Excel die Daten von einem Formular in eine Datenbank übertragen können. Die darin vorgestellte Lösung eignet sich sehr gut für die Zeiterfassung in Projekten. Jeder Projektmitarbeiter füllt dabei pro Monat ein entsprechendes Formular mit den geleisteten Stunden aus. Beim Speichern des Formulars werden die Daten direkt in die Datenbank (Bild 1) geschrieben. Dieser Artikel beschreibt nun, wie Sie die gesammelten Daten mit Hilfe von Pivot-Tabellen effizient auswerten können.

Pivot-Tabellen basieren auf einer Liste von Daten (Datenbank). Sie haben den Vorteil, dass nicht jedes Mal eine neue Auswertung erforderlich ist, wenn sich die Daten geändert haben, sondern eine kurze Aktualisierung genügt. Benötigen Sie also eine Auswertung, die in regelmäßigen Zeitabständen aktualisiert werden soll, müssen Sie sich die Arbeit nur einmal zu Beginn machen. Danach liegt der neue Bericht mit den aktuellsten Daten bereits nach wenigen Mausklicks vor.

Im vorliegenden Beitrag arbeiten wir mit zwei verschiedene Pivot-Tabellen: Beim ersten Beispiel ist das Ziel, für jeden Mitarbeiter einen Bericht zu erzeugen, in dem die Arbeitsstunden pro Projekt und Monat übersichtlich dargestellt sind.

Im zweiten Beispiel erstellen wir eine kompakte Zusammenfassung der Projekte und Tätigkeiten über sämtliche geleisteten Stunden. Sie erfahren dabei auch, wie Sie zusätzliche Berechnungen zu Pivot-Tabellen hinzufügen können.

Bild 1: Die gesammelten Daten aus der Leistungserfassung.

Beispiel 1: Mitarbeiterbericht Projektstunden

In unserem ersten Beispiel erzeugen wir aus den gesammelten Daten der Leistungserfassungs-Datenbank einen Report. Für jeden Mitarbeiter soll ein Bericht erzeugt werden, der die geleisteten Stunden pro Projekt und Monat kumuliert anzeigt. Über einen Filter soll das gewünschte Jahr auswählbar sein, wenn in der Datenbank Daten über mehrere Jahre gesammelt wurden.

Arbeiten mit Namen

Um nicht jeden Monat den Datenbereich jeder Pivot-Tabelle aktualisieren zu müssen, ist es sinnvoll, für unsere Liste (Datenbank) einen Bereichsnamen zu bestimmen. Dadurch müssen wir bei späteren Erweiterungen nur den zugehörigen Bereich anpassen.

• Öffnen Sie die Datei "17033_LeistungserfassungDB.xls", die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.
• Markieren Sie die gesamte Liste inklusive Titelüberschriften. Am schnellsten geht das, wenn Sie den Cursor in die Liste setzen und die Tastenkombination mit STRG + * (auf dem numerischen Zahlenblock) drücken.
• Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Name / Definieren ....

Bild 2: Der Liste einen Namen zuweisen.

• Tragen Sie im Feld "Namen in der Arbeitsmappe:" den gewünschten Namen für den Bereich ein, zum Beispiel "Datenbank".
• Mit der Schaltfläche "Hinzufügen" wird dem Bereich der Name zugewiesen. Schließen Sie danach den Dialog.

Der Pivot-Assistent

Beginnen wir mit der Aufbereitung einer Pivot-Tabelle.

• Dazu rufen wir das Menü Daten und dort den Befehl "PivotTable und PivotChart-Bericht" auf. Der Pivot-Tabellen-Assistent erscheint. Wir folgen den Vorschlägen des Assistenten und übernehmen die vorgeschlagenen Einstellungen (Excel-Liste bzw. Datenbank analysieren und Pivot-Tabelle erstellen).
• In Schritt 2 wird der komplette Datenbereich des aktiven Tabellenblatts automatisch markiert und die Bezüge im Dialog eingetragen. Da wir dem Bereich einen Namen zugewiesen haben, schlägt Excel diesen automatisch vor. Übernehmen Sie den Eintrag durch Klick auf "Weiter".

Bild 3: Schritt 2 im PivotTable-Assistenten.

• Schritt 3 des Assistenten schlägt vor, die spätere Pivot-Tabelle in einem neuen Tabellenblatt darzustellen. Das ist in unserem Fall sinnvoll, denn so haben wir die Datenbank und unsere Auswertungen sauber getrennt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Layout". Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die eigentliche Pivot Tabelle erstellen können (Bild 4). I

Layout

• Ziehen Sie per Drag & Drop die Felder an die gewünschten Stellen, wie in Bild 4 gezeigt.