In der Praxis kommt es häufig zu Konflikten zwischen Projekt- und Qualitätsmanagement. So gibt es z.B. in vielen Organisationen Schwierigkeiten, beide Managementsysteme sinnvoll zu integrieren. Manchmal haben Projektmanagement und Qualitätsmanagement äußerst unterschiedliche Sichten auf dasselbe Projekt, manchmal verwenden sie verschiedene Werkzeuge oder sie verwenden die gleichen Werkzeuge in unterschiedlicher Weise.

Die gemeinsame Fachgruppe "Qualität und Projekte" der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) und der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) nimmt sich der Lösung dieser typischen Konflikte an. Sie verfolgt das Ziel, das Zusammenspiel von Projektmanagement (PM) und Qualitätsmanagement (QM) zu verbessern. Dazu erarbeitete die Fachgruppe u.a. eine Sammlung an Beispielen mit typischen Konfliktszenarien inkl. der Möglichkeiten, wie sich diese lösen lassen.

Elf aus dieser Sammlung ausgewählte Szenarien werden in diesem Beitrag nach Themenbereichen gegliedert vorgestellt. Mitarbeiter des PM sowie des QM können die Beispiele dafür nutzen, ein besseres Verständnis für die jeweils andere Seite zu gewinnen und die Zusammenarbeit in der Praxis zu verbessern. Dabei ist es nicht Ziel dieses Beitrags, tiefgehende Lösungen für die einzelnen Szenarien zu geben, sondern vielmehr auf häufig auftretende Konflikte zwischen Qualitätsmanagement und Projektmanagement hinzuweisen und Möglichkeiten aufzuzeigen, wie beide Seiten gemeinsam passende Lösungen finden können.

Konflikte um Ziele und Motivation

1. Unterschiedliche Meilensteinbewertung

Während eines Meilensteinmeetings werden die erwarteten Arbeitsergebnisse geprüft. Leider wurden im Projekt nicht alle fristgerecht erstellt.

Qualitätsmanager: "Wichtige Arbeitsergebnisse sind noch nicht fertig. Der Meilenstein ist Rot."
Projektmanager: "Wir haben Aktionen im Projektteam definiert. Der Meilenstein kann mit Gelb passiert werden."

Der Projektmanager arbeitet progressiv und optimistisch; das Projekt muss weitergehen, um den Abgabetermin nicht zu verzögern. Zudem ist sich der Projektmanager sicher, dass die Aktionen wie geplant durchgeführt werden und somit kein Risiko besteht.

Der Qualitätsmanager hingegen weiß, dass definierte Aktionen zunächst eine Absichtserklärung sind. Er sieht es nicht als gesichert an, dass die Aktionen termingerecht abgeschlossen werden, wenn sie nicht durch einen roten Meilenstein im Fokus bleiben.

Lösungsansatz

Der Qualitätsmanager und der Projektmanager bewerten und dokumentieren gemeinsam die Ursache der unterschiedlichen Einschätzungen sowie die resultierenden Risiken, welche durch unfertige Arbeitsergebnisse entstehen. Dies ermöglicht eine gemeinsame Sichtweise auf die möglichen Auswirkungen der Risiken. Auf Grundlage dieser Risikobewertung ist somit eine gemeinsame Entscheidung über den Status des Meilensteins auf rationaler Basis möglich. Falls notwendig, können beide Seiten dann gemeinsam weitere Aktionen zur Risikominimierung definieren.

Um Konflikte dieser Art zukünftig zu vermeiden, sollten mittelfristig verbindliche Kriterien und die Verantwortung für Meilensteinbewertungen im generischen PM-Prozess des Unternehmens festgeschrieben werden. Gelingt keine einvernehmliche Meilensteinbewertung des Projektmanagers sowie des Qualitätsmanagers können solche Kriterien u.a. der hinreichende Erfüllungsgrad von Aufgaben und das inhärente Risiko von nicht erfüllten Checkpunkten des Meilensteins sein, da nicht jeder Checkpunkt ein gleichwertiges Risiko adressiert. Können sich Projektmanager und Qualitätsmanager aufgrund ihrer verschiedenen Rollen und Risikoeinstufungen nicht einigen, ist auch eine entsprechende Richtlinie zur Information des Managements sowie für den Eskalationsweg empfehlenswert.

2. Unzureichende Prozesseinhaltung bei Terminverfolgung und Montagequalität

Im Anlagenbau muss größter Wert auf die koordinierte Montage der Gewerke gelegt werden, weil es in der Regel eine starke Verzahnung der Montagetermine bestimmter Gewerke gibt. Fehlende oder unzureichende Koordination führt immer wieder zu schmerzhaften Missverständnissen, Mehrkosten und Zeitverlust.