Mit Hilfe von benutzerdefinierten Formeln können Sie einzelne Bereiche schützen oder für ausgewählte Benutzer freigeben. Das Prinzip ist einfach: Die Datenüberprüfung lässt eine Eingabe in eine Zelle nur zu, wenn das vom Benutzer vorgegebene Gültigkeitskriterium erfüllt ist. Ein solches Gültigkeitskriterium kann z.B. das Ergebnis einer Formelberechnung sein: Liefert die Formel den Wert "wahr", ist die Eingabe möglich, andernfalls nicht. Definiert der Benutzer als Gültigkeitskriterium eine Formel, die bei jeder Eingabe stets den Wert "falsch" liefert, verhindert er somit, dass Zellinhalte überschrieben werden.

Markieren Sie den Bereich, den Sie schützen wollen und öffnen Sie anschließend den Dialog zur Datenüberprüfung mit Daten / Datentools / Datenüberprüfung. Klicken Sie unter "Zulassen" im Register "Einstellungen" die Auswahl "Benutzerdefiniert" an, deaktivieren Sie die Option "Leere Zellen ignorieren" und geben Sie folgende Formel ein:

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Die Formel sorgt dafür, dass Excel alle Eingaben im ausgewählten Bereich verhindert. Den Zellinhalt zu löschen ist jedoch weiterhin möglich.

Zur Erläuterung tragen Sie anschließend noch eine passende Fehlermeldung für den Benutzer in der Registerkarte "Fehlermeldung" ein (Bild 1), bevor Sie die Datenüberprüfung mit "OK" bestätigen. Versucht der Benutzer eine Zelle in diesem Bereich zu ändern, erhält er einen entsprechenden Hinweis und muss die Aktion abbrechen.

Der Typ der Fehlermeldung definiert die "Schärfe" des Schutzes: "Stopp" verhindert alle Eingaben. Die Typen "Warnung" und "Information" eignen sich für Warnmeldungen, der Benutzer kann die Zellen durch Klick auf OK überschreiben.

Bild 1: Zellschutz mit Datenüberprüfung.
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Bereiche durch Kennwort schützen (Variante 1)

Die benutzerdefinierte Datenüberprüfung können Sie ebenfalls nutzen, um bestimmte Bereiche der Tabelle für einzelne Benutzer freizuschalten. Definieren Sie dazu ein Kennwort, das Sie entweder in eine versteckte Zelle schreiben oder einem Bereichsnamen zuweisen.

Schützen Sie anschließend die gewünschten Tabellenbereiche mit einer Datenüberprüfungsformel, die abfragt, ob das richtige Kennwort eingetragen ist.

Damit ein Anwender die geschützten Bereiche bearbeiten kann, muss ihm das Kennwort mitgeteilt werden. Diese Technik schützt nur vor versehentlicher Bearbeitung von Zellbereichen, da erfahrene Anwender die Datenüberprüfung einfach entfernen können.