Kommt Ihnen das bekannt vor: Ihr Projekt steht vor einer ziemlich unkonkreten, aber bedeutsamen Fragestellung, z.B.: "Unser Auftraggeber fusioniert mit dem Unternehmen XY. Wie können wir diese Entwicklung im Projekt nutzen?" Die Mitglieder des Projektteams verarbeiten die Nachricht, indem sie an allen möglichen Stellen Gesprächsrunden bilden – vor allem rund um die Kaffeeautomaten – und dort über die neue Situation diskutieren. Nach einiger Zeit und vielen Gesprächen kommen sie zur Ruhe und manchmal entwickeln sich sogar ganz konkrete Ideen, dieser Situation zu begegnen.

Für so einen Fall wäre es schön, wenn es eine systematische Vorgehensweise gäbe, mit der sich die Ideen einer großen Gruppe leicht sammeln lassen könnten. Hier eignet sich die in Deutschland noch recht unbekannte Methode des "World Café". Die Unternehmensberater und Kommunikationsexperten Juanita Brown und David Isaacs entwickelten diese Methode Anfang der 90er Jahre.

Verkürzt gesagt, handelt es sich beim World Café um eine organisierte Form von kleinen Gesprächsrunden ("Kaffeerunden") mit mehrmals wechselnden Teilnehmern. Diese diskutieren dabei über eine für alle relevante Frage. Nach Ansicht von Brown und Isaacs liegt das Erfolgsgeheimnis der Kommunikation in Gruppen in einigen Regeln begründet. Für die Methode des World Cafés haben sie diese Regeln in sechs Gestaltungsgrundsätzen definiert.

Dieser Artikel stellt das World Café als Moderationstechnik im Projekt vor, zeigt Nutzen sowie Einsatzgebiete und beschreibt die Vorbereitung und Durchführung dieser Methode. Der Beitrag richtet sich an Projektleiter und Führungskräfte in Linienfunktionen, die offene Fragestellungen mit einer großen Gruppe bearbeiten möchten.

Nutzen von World Cafés

In Projekten stehen wir häufig vor der Herausforderung, nur vage Vorstellungen von der Lösung der anstehenden Probleme zu haben, z.B. bei Forschungs- und Entwicklungs-Projekten. In solchen Situationen ist es hilfreich, die Kreativität, das Wissen oder die Erfahrung möglichst vieler Menschen zu nutzen. Viele bekannte Moderationsmethoden, auch für große Gruppen, stoßen jedoch leider an ihre Grenzen, wenn die zu bearbeitende Aufgabenstellung (noch) unscharf ist oder die Gruppen zu groß werden.

World Cafés sind für Projekte oder ganze Organisationen eine interessante Möglichkeit, das gesammelte Wissen und die kollektive Erfahrung einer Gruppe zu nutzen, neue Sichtweisen und Handlungsoptionen zu entwickeln und neue Dinge zu lernen. So ermöglicht es diese Methode, schwierige Fragen oder Probleme bzw. komplexe Themen zu durchleuchten. Die Initiatoren eines World Cafés erhalten auf diese Weise ein schärferes Bild eines Sachverhalts und können darauf aufbauend Lösungsoptionen erarbeiten.

Darüber hinaus kann der Einsatz von World Cafés in Organisationen und Projekten eine Kultur des Dialogs schaffen bzw. fördern. Das Besondere an dieser Methode ist, dass sie mit einer beliebig großen Anzahl Teilnehmer durchführbar ist, ohne ihre Kerneigenschaften und Vorteile einzubüßen.

Die World-Café-Methode eignet sich allerdings nicht, wenn die Antwort auf eine ganz konkrete Fragestellung oder die Lösung für ein spezifisches Problem gesucht wird. Hierfür gibt es sowohl für kleine als auch für größere Gruppen deutlich geeignetere Moderationsmethoden, wie z.B. Brainstorming oder Kleingruppenarbeit.

Einsatzmöglichkeiten von World Cafés in Projekten

Mit Hilfe des World Cafés lässt sich das kollektive Wissen einer Gruppe sichtbar machen. Durch ständige Kombinationen generieren die Teilnehmer daraus neue Sichtweisen. Sie können fast ohne Zeitdruck an ihren Ideen arbeiten, legen aber am Ende keine fertigen Arbeitsergebnisse oder "To-Dos" vor. Dadurch unterscheidet sich das World Café deutlich von einem Großteil der eher handlungsorientierten Moderationsmethoden.

Im Projektumfeld eignet sich die Methode z.B. in folgenden Situationen:

• Teambuilding (Kennenlernen durch das Bearbeiten einer Frage, die den "gemeinsamen Nenner" herausstellt, z.B.: "Das Projektziel ist für das Unternehmen eine große und neuartige Herausforderung. Was können wir als Projektteam zum Projekterfolg beitragen?")
• Projekt-Kick-Off (Herausarbeiten der unterschiedlichen Sichtweisen auf das Projekt, Entdecken von Stakeholdern und Risiken, Kennenlernen informeller Gruppen und Regeln)
• Projekt-Informationsveranstaltungen vor dem Projektstart oder im Laufe des Projekts (Erfahrungsaustausch mit Stakeholdern wie Auftraggebern, späteren Nutzern etc.). Durch diesen Austausch lassen sich evtl. wichtige Erkenntnisse für das Projekt gewinnen, an die man trotz ausgiebiger Planung und regelmäßiger Statusberichte vorher nie gedacht hätte.
• Projektabschlussveranstaltung (als andere Herangehensweise zur Entwicklung von Projekterfolgsrezepten und Lessons Learned)

Ein Produkt des Zufalls – die Entstehung der World-Café-Methode