Die Software KLUSA des Münchner Beratungsunternehmens OPUS präsentiert sich als Projekte-Plattform für alle Unternehmensbereiche. Neben der Planung von einzelnen Projekten legt sie den Schwerpunkt vor allem auf Portfolio-Prozesse und die Sicht des Linien-Managements. Die aktuelle Version erweitert die kaufmännische Perspektive um Angebots- und Abrechnungsfunktionen für Projektleistungen. Der Ausblick auf die Roadmap zeigt, dass die Software auch weiterhin neue Einsatzbereiche ermöglichen wird.

Klare Struktur: Module und Projektportale

Die Einteilung der Software in einzelne Module, die jeweils die Funktionen für unterschiedliche Zielgruppen bündeln, erleichtert den Einstieg in KLUSA. Im Projektideen-Modul erfassen Anwender z.B. eigene Projektideen und bewerten diese unter anderem in Bezug auf Ressourcen, Kosten und Nutzen. Das Portfolio-Modul hilft dem PMO und den Entscheidern dabei, diejenigen Projektideen auszuwählen, die umgesetzt werden sollen. Mit dem Projekte-Modul planen und steuern Projektmanager ihre Projekte, während die Verantwortlichen aus der Linie Multiprojekt- und Statusberichte im Management-Modul finden. Ressourcenverantwortliche analysieren Personalanfragen aus den Projekten im Ressourcen-Modul und weisen anschließend geeignete Mitarbeiter aus den Fachteams zu. "Mein KLUSA" ist der persönliche Bereich für Projektmitarbeiter, in dem sie eigene Aufgaben im Blick behalten, Aufwände erfassen und Fortschritte zurückmelden können.

Zwischen den Modulen kann der Anwender über die Befehlsleiste am oberen Rand des Fensters wechseln. Jedes Modul ist in Themenbereiche gegliedert, die in der nächsten Zeile aufgeführt werden. Wer Platz sparen will, kann Module und Themenbereiche auch in einem Pull-Down-Menü anzeigen lassen.

Das Modul "Projekte" besteht u.a. aus den Themenbereichen Dashboard, Basisdaten, Projektgegenstand, Team, Terminplan, Ressourcen und Änderungsanträge (Bild 1). Innerhalb eines Themenbereichs wählt der Anwender das zu bearbeitende Projekt aus einer Liste am linken Rand aus, rechts daneben sieht er dann dessen Daten auf Karteireitern. Diese dreistufige Aufteilung ist logisch aufgebaut und einfach nachvollziehbar. Die Zahl der tatsächlich angebotenen Module und Bereiche ist dabei an die Anwenderrolle angepasst.

Bild 1: Oben die Module, darunter die Themenbereiche, dann links ein Auswahlbaum und ein Datenreiter mit Details. KLUSA ist klar strukturiert.
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Nicht nur für Funktionen bietet KLUSA eine an den Anwendergruppen orientierte Struktur, sondern auch für Projekte: Diese sind in sogenannte Portale gegliedert, wobei jedes Portal eine eigenständige Portfolioumgebung darstellt. So lassen sich die einzelnen Portfolien verschiedener Abteilungen getrennt voneinander abbilden und dadurch übersichtlich darstellen. Für jedes Portal gelten individuelle Regeln, denn möglicherweise verwenden die Projekte des IT-Portals z.B. andere Phasenmodelle und Kostenarten als F&E-Projekte.

Mit der entsprechenden Berechtigung können Anwender leicht von einem Portal in ein anderes wechseln: Dazu wählen sie dieses einfach aus der Drop-Down-Liste aus, die KLUSA stets oben rechts in der Menüleiste anbietet. Für die Zusammenarbeit über Abteilungsportale hinweg kann ein Projekt auch mehreren Portalen zugeordnet werden. Eines davon wird dann als führend markiert und bestimmt so die Grundeinstellungen des Projekts, wie z.B. die verwendbaren Kostenarten.

Portfolio- und Projektmanagement

Das Portfoliomanagement beginnt in KLUSA bereits mit dem Erfassen von Projektideen. Von der Idee bis zur Freigabe eines Projekts im Projektportfolio unterstützt die Software den Anwender mit einer Reihe von Funktionen. Im Ideen-Modul werden sowohl konkrete Projektideen erfasst als auch kleinere Geistesblitze, die für sich alleine noch kein Projekt rechtfertigen würden. Sie können bewertet und kombiniert werden. Vielversprechende Ideen lassen sich – einzeln oder gebündelt – in einen Projektantrag oder auch direkt in ein Projekt umwandeln.

Mit den Bewertungstabellen im Portfolio-Modul werden die Projektanträge nach zuvor festgelegten Kriterien bewertet und systematisch auf diese hin geprüft. Welche das sind, konfigurieren die Administratoren des PMO. Sie können die Kriterien somit an strategische Ziele anpassen. Am Ende steht eine Gesamtpunktzahl für jedes potentielle Projekt. Neben dieser qualitativen Bewertung können auch quantitative Kennzahlen erfasst werden, etwa zu Kosten- und Rentabilitätsaspekten.

Budgets verarbeitet KLUSA auf zweierlei Art: Zum einen kann ein Projektbudget als Vorgabe für die Kostenplanung eines kompletten Projekts gelten. Das Budget wird dann auf die einzelnen Phasen oder gar Arbeitspakete verteilt (Top-Down). Umgekehrt lassen sich auch erst Budgets für die einzelnen Arbeitspakete festlegen. Diese ergeben dann aufsummiert das Projektbudget (Bottom-up). Wie die Software genutzt wird, hängt von den Budgetierungsprozessen der eigenen Organisation ab. In jedem Fall unterstützt KLUSA auch einen Budgetgenehmigungsprozess: In der entsprechenden Ansicht (Bild 2) bekommen die Entscheider einen Überblick über die angefragten und bewilligten Mittel. Die Freigabe von Budget kann sowohl für den Gesamtbetrag als auch nur für ein bestimmtes Kalenderjahr gelten und mit Kostenarten und Kostenstellen präzisiert werden.