Hektik, Leistungsdruck und Multitasking - die Belastungen im Projektalltag sind enorm. Oft hängt es von unserer Tagesform ab, ob wir alle Anforderungen meistern können. An "guten" Tagen erscheinen uns alle Herausforderungen als machbar, an "weniger guten" als kaum zu bewältigende Bürde. Es stellt sich somit die Frage: Können wir unsere Tagesform positiv beeinflussen?

Den Zustand, ganz in seiner Tätigkeit aufzugehen und jede Handlung intuitiv richtig und qualitativ hochwertig auszuführen, hat der Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi als "Flow" bezeichnet (Csikszentmihalyi, 2007). Jeder hat diesen Zustand sicher schon als Kind beim Spielen erlebt und vielleicht auch später in anderen Lebenssituationen. Ideal wäre es, diesen Leistungszustand auch im Projektmanagement bewusst herzustellen. Wir könnten dann die gleiche Leistung mit weniger Energie erbringen oder mit der gleichen Energie mehr leisten. Je öfter wir uns im Flow-Zustand befinden, umso besser schöpfen wir unser Potential aus.

Dieser Artikel beschreibt grundlegende Konzepte zum Flow und stellt einige Methoden vor, um diesen Zustand zu erreichen. Ähnlich wie bei einem Buffet muss aber jeder für sich selbst herausfinden und entscheiden, was er am liebsten mag, d.h. welche Methode für ihn am besten passt.

Bild 1: Wege und Voraussetzungen für den optimalen Arbeitszustand (Flow).

Hard Facts liefern die Basis

Wer als Projektleiter den Flow-Zustand erreichen will, benötigt als Grundvoraussetzung die richtigen PM-Fähigkeiten, die es ermöglichen, Projekte erfolgreich zu managen. Diese kann er sich z.B. durch eine entsprechende Fortbildung oder eine bestimmte Qualifizierung aneignen. Die Kompetenzen und die erworbenen Fähigkeiten sollten ungefähr der zu bewältigenden Herausforderung im Projektalltag entsprechen. Reichen sie dazu nicht aus, führt das zu Ängsten und anderen Stresssymptomen. Eine Überqualifizierung hingegen führt zu Langeweile. Beides sind Zustände, die den Flow verhindern. Wer sich auf Dauer im Angst- und Stress-Bereich bewegt, riskiert sogar einen Burnout. (Siehe auch "Burnout oder die große Erschöpfung ...", Projekt Magazin, Ausgabe 19/2006).

Darüber hinaus ist es notwendig, das Umfeld so zu gestalten, dass Höchstleistungen im Team möglich sind. Das beginnt bei der richtigen Auswahl der Mitarbeiter nach sozialen und fachlichen Kompetenzen und endet bei der benötigten IT-Infrastruktur.

Als weiterer Punkt müssen Unternehmensstrategie und Projektziele definiert und synchronisiert sein. Auch sollten Werte und Ziele des gesamten Projektteams im Einklang stehen, damit jeder sein Bestes gibt und in das Projekt einbringt. Konkurrierende Ziele (z.B. aus der Matrixorganisation Linie vs. Projekt) gefährden nicht nur den Projekterfolg, sondern erschweren es alle Beteiligten, den Flow zu erreichen.

Zudem sollten Ziele nicht nur SMART formuliert, sondern auch so gewählt werden, dass die Anforderungen ungefähr den Fähigkeiten entsprechen (entsprechend dem "R" in SMART für "realistische" Ziele). Andernfalls ergeben sich ähnliche Konsequenzen, wie bei fehlenden Qualifikationen: Zu hohe Anforderungen führen zu Stress und in die Frustrationsfalle, bei zu geringen entsteht Langeweile. In keinem der beiden Fälle ist ein Flow-Zustand möglich.

Gibt es überhaupt zu niedrige Anforderungen im Projektgeschäft, werden Sie vielleicht fragen. Es gibt sie! Schleichenden Organisationsprojekte, die sich über Jahre hinziehen, mehrfach gestoppt werden, um dann wieder reanimiert zu werden oder Projekte, bei denen sowohl Zeit als auch Kosten keine Rolle zu spielen scheinen, sind typische Beispiele dafür.

Der Kopf entscheidet über Blockade oder Flow

Sind alle zuvor genannten "Hard Facts" erfüllt, fehlt als letzte Voraussetzung noch unser "Kopf". Und wie entscheidend dieser ist, soll folgendes Beispiel aus dem Leistungssport verdeutlichen.