Mitarbeiter, die über Jahre im Unternehmen Wissen aufgebaut, Expertise entwickelt und Netzwerke gebildet haben, sind in jeder Abteilung gefragte Kollegen. Wenn sich solche Mitarbeiter vom Unternehmen verabschieden, ist das im ersten Moment der Super-GAU. Aber mit ein paar Strategien und Maßnahmen lässt sich das Ausmaß der Zerstörung eindämmen und sogar positiv nutzen.

Vor einem halben Jahr haben wir im Marketing-Team diesen Super-GAU am eigenen Leib erfahren. Als wir um eine Person schrumpften und damit Know-how aus sechs Jahren Betriebszugehörigkeit wegging, zeigte sich innerhalb weniger Tage, wie viel der Rest nicht wusste. Die Wochen vor dem endgültigen Austritt hatten wir intensiv genutzt, um ein Übergabe-Dokument anzulegen und uns zu jedem Verantwortungsbereich auszutauschen. Aber natürlich kamen viele Fragen erst dann auf, als wir die übernommenen Tätigkeiten selbst ausführten.

Der Sprung ins kalte Wasser: Lernen durch Selbstorganisation

Da wir schlichtweg keine Zeit hatten, um uns lange damit aufzuhalten, was wir nicht wussten, schritten wir alle beherzt zur Tat und taten, was viele in dieser Situation tun: lernen nach dem Trial-and-Error-Prinzip. Das war zwar teils frustrierend, brachte uns aber schnell weiter: Wir erkannten unsere eigenen Defizite und konnten Wissens- und Kompetenzlücken durch Know-how-Aufbau gezielt tilgen.

Für diese Art der Selbstorganisation muss es Unterstützung in Form von Ressourcen geben, speziell Zeit und professionelles Werkzeug. In unserem Fall wurde jeder Arbeitsplatz mit einem neuen Bildbearbeitungsprogramm ausgestattet und wir bekamen dazu einen Workshop von einem Profi.

Wenn man neue Aufgaben übertragen bekommt, stößt man unweigerlich an Grenzen. Diese zu erkennen und dann gezielt zu überwinden, ist ein sehr zufriedenstellendes Gefühl. Außerdem fördern neue Tätigkeitsbereiche oft Stärken zu Tage, die vorher nicht genutzt wurden. Bei der Event- und Messe-Planung zeigt eine Kollegin beispielsweise gutes Verhandlungsgeschick, das sie vorher nie einsetzen musste, während eine andere Kollegin ihre Präsentations-Stärke in Webinaren zeigen kann.

Das A und O der Wissensarbeit: Dokumentation

Was früher oft nur in IT-Abteilungen zur Dokumentation von Code oder dem Betrieb und Schutz von Soft- und Hardware eingesetzt wurde, nennt man heutzutage "User Generated Content". Der Begriff beschreibt die vielleicht wichtigste vorbeugende Maßnahme gegen Wissensverlust – und leider auch die zeitintensivste: Dokumentation ist aufwändig und selbstverständlich kann man nicht alles dokumentieren.

Gerade die Kleinigkeiten, die im Arbeitsalltag zu lästigen Verzögerungen führen, müssen schriftlich festgehalten werden: Ansprechpartner bei Zulieferern, Spezifikationen für Grafiken oder Texte, How-to-Anleitungen zum CMS oder schlicht wo auf dem File Server das spezielle Dokument liegt, das man nur zwei Mal im Jahr braucht, dann aber 40 Minuten danach sucht, weil man vergessen hat, wie es benannt ist.

Auch wichtig: Dokumentieren von Prozessen und Abläufen, besonders was die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Geschäftspartnern betrifft. Zu guter Letzt sollten auch strategisch wichtige Umgangsformen dokumentiert werden: Welcher Kunde schätzt einen kleinen Plausch, bevor man zum eigentlichen Thema wechselt, oder welcher Mitarbeiter sollte vor 10 Uhr besser nicht mit Anfragen belangt werden?

Das Übergabe-Dokument hat sich zur wichtigsten Informationsquelle entwickelt. Wir pflegen und erweitern es fortlaufend und nutzen es während der Urlaubsvertretung, im Krankheitsfall sowie zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

In der Zusammenarbeit liegt die Kraft

Auch vor dem Weggang des Teammitglieds stand bei uns Zusammenarbeit hoch im Kurs. Jedoch verfolgen wir das Prinzip der Kollaboration nun nachdrücklicher (siehe dazu auch den Fachbeitrag "Kollaboration – was Führung dazu wissen muss"). Das heißt nicht, dass wir zu zweit an einer Aufgabe sitzen, oder dass wir uns gegenseitig in die Arbeit reinreden, sondern dass jeder seine Erfahrung und sein Wissen bereitstellt und Transparenz herrscht. Wir wissen im Team stets, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet und besprechen zwanglos Ideen oder Fragestellungen. Einfach gesagt: der Schalter für Kommunikation ist immer auf "An".

Das kann auch dazu führen, dass wir bereits in Bearbeitung befindliche Aufgaben delegieren. Schlicht und einfach weil jemand anderes sie besser ausführen kann. Außerdem vermeiden wir durch den konstanten Austausch Doppelarbeiten und nutzen bestehendes Material wie Grafiken, Textbausteine oder Dokumente, weiter.

Was wir gelernt haben

Der Weggang eines Mitarbeiters bietet dem übrigen Team die Chance, bislang schlummerndes Potenzial zu heben. Dank der beschriebenen drei Strategien haben wir diese Chance genutzt und zusätzlich zwei wichtige Erkenntnisse gewonnen:

1. Neue Besen kehren gut
   Nach dem vermeintlichen Super-GAU verteilten wir einige Zuständigkeiten neu. Das ermöglichte neue Perspektiven, die sich in kleineren und größeren Änderungen niederschlugen, welche sich überwiegend positiv auswirkten. Das Thema Suchmaschinenmarketing bekam z.B. eine neue Verantwortliche. Neben dem nötigen Wissen, brachte diese frische Ideen mit. Sie probierte neue Ansätze aus, die sich als gewinnbringend erwiesen.
2. Man muss nicht alles selbst machen
   Wir haben gelernt, dass "Nein-Sagen" kein Weltuntergang ist. Bestimmte Aufgaben haben wir schlichtweg gestrichen oder falls sie weiterhin notwendig sind, ausgelagert. Da letzteres mit Kosten verbunden war, benötigten wir natürlich den Rückhalt der Führungsebene. Weil wir nachweisen konnten, dass der Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben uns effizienter und produktiver macht, wurde uns das Auslagern anderer Aufgaben gerne gewährt.