Mit 35% wählten die über 135 Teilnehmer der diesjährigen Mitgliederumfrage von Projekt Management Austria (pma) Unsicherheit als größte Herausforderung der Zukunft im Projektmanagement. Und ich denke, sie haben Recht, meine Beobachtungen decken sich damit: Getroffene Vereinbarungen oder wichtige Voraussetzungen beispielsweise werden immer häufiger von einem auf den anderen Tag bedeutungslos. Personen, die an einem Projekt teilnehmen, wechseln viel häufiger als noch vor zehn Jahren. Die politischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen sind einem viel stärkeren Wandel unterzogen, als das früher der Fall war.

Mit unserem Motto "Nix ist fix – Projektmanagement in Zeiten steigender Komplexität und Unsicherheit" für den diesjährigen pma focus trafen wir offenbar den Nerv der Zeit, denn erstmals war die Veranstaltung schon Tage vor Ende des Anmeldeschlusses ausgebucht. Über 600 Teilnehmer waren im Oktober in Wien dabei.

Einige sehr interessante Denkanstöße und Erkenntnisse vom pma focus sowie Erfahrungen aus meiner Berufspraxis zum Thema Umgang mit Unsicherheiten im Projektmanagement möchte ich hier nun für Sie zusammenfassen.

Reflektieren verleiht Sicherheit

Natürlich kommt es auf die jeweilige Lebenssituation an, auf die Persönlichkeit und die eigenen Werte, aber es fällt vielen Menschen schwer, mit Unsicherheiten umzugehen. Selbst jenen, die Veränderungen lieben – vor allem bei jungen Projektmanagerinnen und Projektmanagern ist das bemerkbar. Ihnen fehlen vor allem oft die Erfahrungswerte, worauf der Schwerpunkt gelegt werden muss.

Aber auch ältere Kollegen und Kolleginnen, die z.B. mit den technischen Änderungen nicht so gut zu Rande kommen, sind oft unsicher, was von ihnen erwartet wird und wie sie diese Erwartungen erfüllen können bzw. müssen.

Durch (Selbst-)Reflexion – durchaus auch mit Unterstützung eines Coaches – können die Quellen der Unsicherheit ergründet und Lösungen für mehr persönliche Sicherheit gefunden werden. Für Menschen in der Projektleitung ist das besonders wichtig, denn sie müssen ein stabilisierender Faktor innerhalb der Volatilität des Projekts sein. Das funktioniert aber nur dann, wenn man überwiegend in sich selbst ruht und sein Team mit entsprechender Gelassenheit führt.

Verändern Sie Ihr Mindset: Unsicherheit kann positiv sein

Unsicherheit ist extrem negativ behaftet. Ich halte eine veränderte Haltung zum Thema Unsicherheit aber nicht nur für möglich, sondern sogar für wichtig. Denn eine positive Einstellung ihr gegenüber fördert nicht nur für die eigene psychische Gesundheit, sondern setzt auch mehr Energie frei: Ein positiver Zugang macht kraftvoller.

Mein Lieblingsbeispiel um vor Augen zu führen, wie positiv Unsicherheit sein kann, ist Fußball: Wie ein Fußballspiel ausgeht, ist immer unsicher – selbst als krasser Außenseiter hat man eine Chance, wie die schwedische Nationalmannschaft gerade erst eindrucksvoll bewiesen hat. Genau diese Ergebnis-Unsicherheit sowie die verschiedenen Möglichkeiten des Spielverlaufs bringen die Spannung. Ohne Unsicherheiten wäre Fußball langweilig und emotionslos, keiner würde es sich ansehen.

Erfahrung macht sicher – auch die von Anderen

Berufs-/Lebens-Erfahrung können Sicherheit geben. Im Idealfall natürlich eigene, erfolgreich gemeisterte Erfahrungen sowie Fehler, aus denen man gelernt hat. Sie steigern das Selbstbewusstsein und reduzieren damit das Gefühl der Unsicherheit.

Aber auch die Erfahrungen anderer Menschen und deren Lesson Learned aus (unsicheren) Situationen können das eigene Sicherheitsgefühls stärken. Eine offene Gesprächskultur und Interesse an anderen Sichtweisen ist allerdings die Basis dafür.

Fördern Sie den Austausch

Nicht zuletzt, weil Erfahrungsaustausch eben sicherer macht – ist es pma wichtig, den Austausch innerhalb der Branche und darüber hinaus zu fördern, Events mit inspirierenden Persönlichkeiten zu veranstalten und Menschen zu vernetzten.

Das ist besonders wertvoll für jüngere Projektmanagerinnen und Projektmanagern. Denn gerade in jungen Jahren, wenn man selbst noch nicht so viel Berufserfahrung hat, können Erfahrungen von Dritten als "Sicherheitsanker" dienen.

Auch die Förderung von bewusstem Austausch innerhalb des eigenen Teams und das gezielte Ansprechen von Unsicherheiten halte ich für sehr wichtig. Denn unterdrückte Ängste können sowohl lähmen als auch zur emotionalen Explosion führen – zu Streit, Konflikten und sogar zu psychischen Krankheiten.

Mehr Vertrauen wagen: laufen lassen & Improvisation wertschätzen

Die renommierte Wissenschaftlerin Renée Schroeder, Universitätsprofessorin am Institut für Biochemie an der Universität Wien, wies in ihrer Keynote beim pma focus sehr deutlich darauf hin: Das Leben ist ein Prozess und keine starre Substanz. Deshalb darf und soll sich das Leben auch stetig wandeln.

Und in diesem Prozess des Wandels stößt man, wie in der Wissenschaft, immer wieder auf neue Erkenntnisse. Um sich oder ein Projekt weiterzuentwickeln, sollte man solchen neuen Erkenntnissen offen gegenüberstehen. Und akzeptieren, dass manche Dinge auch bzw. besser funktionieren, wenn man sie einfach laufen lässt.

Sozialwissenschaftler Fritz Böhle, Professor an der Universität Augsburg, ergänzte diese Sicht um ein Plädoyer für die Anerkennung von Improvisation als hohes Können. Im VUCA-Zeitalter müsse man im Projektmanagement nämlich wie im Jazz vorgehen: Nicht alles (vermeintlich) fertig Denken und dann Handeln, sondern mit dem Tun beginnen und im Handeln Denken.

Allerdings wies er auch darauf hin, dass theoretisches Wissen die Grundlage darstellt für praktisches Können und Improvisationskompetenz. Wer das besitzt, kann sich darauf verlassen, dass ihm bei Bedarf schon das passende einfallen wird und er mit dem Ablauf "Aktion-Reaktion-Aktion-Reaktion-Aktion-Reaktion" erfolgreich vorankommt. Und damit ist die Unsicherheit keine Gefahr mehr, sondern maximal zu einer spannenden Herausforderung, der man sich kompetent stellen kann, denn fix ist fad!