Projektleiter sind Entscheider. Es gehört zum täglichen Projektgeschäft, anhand von Entscheidungen das weitere Vorgehen zu bestimmen. Egal ob es darum geht, sich vor Projektbeginn für einen Beratungspartner zu entscheiden oder während eines Software-Einführungsprojekts aus den verschiedenen Möglichkeiten zu wählen, die sich für den Umstieg in den Echtbetrieb bieten – jede Entscheidung beeinflusst den weiteren Verlauf des Projekts.

Ob Entscheidungen richtig oder falsch sind, stellt sich in der Regel erst im Nachhinein heraus. Es ist jedoch durchaus möglich, mit entsprechenden Methoden mehr Sicherheit in der Entscheidungsfindung zu erreichen.

Eine Methode, mit der ich bei der Entscheidungsfindung sehr gute Erfahrungen gemacht habe, ist die Nutzwertanalyse. Sie eröffnet einen neuen Blickwinkel auf die Kriterien, die schließlich zur Entscheidung führen und verhindert, dass wichtige Argumente vergessen werden. Mir persönlich vermittelt sie mehr Sicherheit bei Entscheidungen. Besonders großen Nutzen stiftet die Methode, wenn Sie eine Entscheidung anhand von "weichen", also in Geldwert oder Zahlen nicht darstellbaren Kriterien treffen müssen.

Wie Sie die Nutzwertanalyse anwenden können, erfahren Sie nachfolgend anhand eines konkreten Beispiels.

Zum Artikel wird die Vorlage "Nutzwertanalyse_10_Kriterien.xlsx" bereitgestellt, auf die im Text immer wieder verwiesen wird.

Zielsetzung der Methode

Bei der Nutzwertanalyse vergleichen Sie verschiedene Entscheidungsalternativen. Ziel dabei ist, für jede Alternative deren Vorteile als Zahlenwert darzustellen – um so auch "weiche Faktoren" messbar zu machen. Nicht messbare Argumente wie etwa "viel Erfahrung" oder "hohe Reproduzierbarkeit" werden in dem so genannten Nutzwert abgebildet, um am Ende eine Zahl (als vergleichbares Ergebnis) für jede Entscheidungsoption zu erhalten.

Dabei gehen Sie schrittweise vor: Zuerst legen Sie die Kriterien fest, die Sie für die Bewertung verwenden wollen und vergeben dafür je nach Wichtigkeit Faktoren. Dann wählen Sie eine Punkteskala, nach der jede Option bewertet wird. Schließlich vergeben Sie systematisch Punkte für jedes Kriterium. Auf diese Weise erhalten Sie eine errechnete Punktzahl (Nutzwert) für jede Option. Die nach den von Ihnen angelegten Kriterien "beste" Alternative ist die mit dem höchsten Wert.

Um die Methode darzustellen, wird in einem Beispiel die Auswahl eines Beratungsunternehmens getroffen. Denn für eine solche Entscheidung reicht es nicht, nur die Tagessätze der Berater zu vergleichen, sondern es spielen auch andere Kriterien eine Rolle, z.B. wie qualifiziert die Berater sind, oder ob es Referenzprojekte gibt. Was auf den ersten Blick als nicht vergleichbar erscheint, wird mit Hilfe der Nutzwertanalyse in eine vergleichbare Form gebracht.

Entscheidungsalternativen festlegen

Zunächst ist es notwendig, die verschiedenen Alternativen zu benennen. Für das oben skizzierte Beispiel sind das die Namen der Beratungsunternehmen, die sich in der engeren Auswahl befinden. Ein anderes Beispiel wäre das im ersten Absatz erwähnte Software-Einführungsprojekt. Mögliche Einführungsvarianten für eine neue Software wären z.B.: A= "Kein Parallelbetrieb" (Big Bang), B="Ein Monat Parallelbetrieb im gesamten Unternehmen", C= "Ein Monat Parallelbetrieb in einer Unternehmenssparte" und D="Acht bis zehn Wochen Parallelbetrieb für bestimmte Auftragsarten".

Bewertungskriterien festlegen – anhand welcher Kriterien wird entschieden?

Im nächsten Schritt legen Sie die Bewertungskriterien fest, die Sie zur Beurteilung heranziehen möchten. Beschränken Sie sich dabei auf die wichtigsten Kriterien. In Bezug auf unser Beispiel könnte die Aufstellung wie folgt aussehen:

• Das Unternehmen ist unabhängig von einem ERP-Hersteller
• Gesamteindruck, den die Firma erzielt hat (Angebot, Präsentation, etc.)
• Erfahrung, Kompetenz der einzusetzenden Berater
• Geschätzte Laufzeit des Projekts
• Kosten pro Personentag (PT) / Berater (inkl. Anfahrt und Spesen)
• Ähnliche Referenzprojekte liegen vor (muss auf jeden Fall erfüllt sein)