Anlässlich aktueller Diskussionen mit Projektleitern stelle ich mir gerade die Frage, was den Erfolg einer Projektpräsentation ausmacht. Wie bekommt man eine, (oder besser:) die "richtige" Entscheidung fürs eigene Projekt und wie kann der Projektleiter darauf Einfluss nehmen?

Projektvorschläge werden zerredet und verworfen…

Ein typisches Szenario: Sie präsentieren einen Projektvorschlag, den Sie mit Herz und Seele vertreten – und den die Entscheidungsträger dann zerreden und schließlich verwerfen. Oder ein anderes Beispiel: Bei der Vorstellung eines Zwischen- oder Endberichts über das Projekt beurteilen die Nutzer des Projektergebnisses den Erfolg nach anderen Kriterien als der Auftraggeber, der das Projekt genehmigt hat.

Mir fällt immer wieder auf, dass Projektleiter mit fundiertem fachlichem Know-how Projektpräsentationen sehr detailliert und nach ihrem Qualitätsverständnis vollständig präsentieren. Sie haben sich mit dem Inhalt des Projekts ausführlich beschäftigt und wissen nun, "was es benötigt", um erfolgreich zu sein.

Die Führungskräfte hingegen, die über die Projektumsetzung entscheiden sollen, sind durch die vielen Fachdetails verwirrt, haben das Gefühl, dass eine "goldene" Lösung ohne Alternativen präsentiert wird und schalten ab oder hinterfragen den Lösungsvorschlag über jene Parameter, die sie in der Hand haben (Termine, Ressourcen und vor allem Kosten).

Welchen Vorteil bringt der Projektvorschlag dem Entscheider?

Die Führungskräfte sind durch die fachlichen Details, die sie nicht beurteilen können, verwirrt. Sie erkennen keinen Vorteil für sich oder ihre Abteilung. Sie fühlen sich durch den Fachexperten übervorteilt ("will 120% hineinpacken") und sind nicht bereit, dafür die Kosten zu tragen.

Aus meiner Sicht setzen Projektleiter zu selten die Brille der Entscheidungsträger auf. Die konsequente Darstellung der Aspekte, die für ein Verständnis der Vorteile nötig sind, gepaart mit einem klaren Umsetzungsplan (Termine, Ressourcen, Kosten) stehen bei erfolgreichen Projektpräsentationen im Mittelpunkt.

Realistisches Basispaket und Alternativen anbieten

Als Projektleiter kann ich dieser Situation entgegenwirken:

1. Ich stelle die Projektlösung dar als logisches Ergebnis der Kausalkette: Ausgangssituation – Bedarf – Ziel – Lösung. Dies erlaubt dem Zuhörer nachvollziehen zu können, warum der Präsentator auf die vorgeschlagene Lösung kommt und nicht auf eine ganz andere Vorgehensweise.

Die Unterscheidung in ein Basis-Lösungspaket (must-have) und "Add-on–Pakete" (nice to have) samt der jeweiligen Auswirkungen sind ein probates Mittel, um die Entscheidung zu beschleunigen. Alternative Lösungen mit den jeweiligen Termin-, Ressourcen- und Kostenkonsequenzen helfen den Entscheidungsträgern ebenfalls einen raschen Überblick über den Lösungsraum zu verschaffen. Wenn nur eine Lösung mit viel Nachdruck präsentiert wird, führt dies oft zu vertieftem Hinterfragen, weil sich die Entscheider in eine bestimmte Richtung gedrängt fühlen. Die daraus resultierenden, oft mühsamen Hinterfragungsrunden und -schleifen, können eingespart werden, wenn eine realistische Zahl an Lösungsmöglichkeiten dargestellt wird.

2. Ich setze mir bei der Präsentationserstellung immer die Brille der Entscheidungsträger auf und frage mich dabei:

• Ist der Punkt verständlich und nachvollziehbar?
• Welcher Nutzen für die Entscheider kann daraus abgeleitet werden?
• Wenn ich in deren Rolle wäre, könnte ich mir da einen guten Überblick verschaffen und ruhigen Gewissens eine Entscheidung fällen?

Die klare Darstellung des Nutzens ist für Entscheider essentiell. Denn damit geben Sie einem Manager Antwort auf die Frage, die ihn am meisten umtreibt: Was kriege ich für diese Investition? Was ist danach innovativer, schneller, besser oder günstiger?

Neben der Frage, ob ein bestimmter Punkt der Präsentation verständlich ist, sollten sich die Präsentatoren auch fragen, ob es diesen Punkt überhaupt braucht. Denn gerne neigt man dazu, möglichst viele Informationen in eine Präsentation zu packen. Entscheider jedoch haben in der Regel wenig Zeit, sodass eine verdichtete, kompakte Darstellung häufig mehr bringt.

3. Ich hole während der Präsentation durch aktives Nachfragen Zustimmung ein.

Eine Präsentation verläuft dann gut, wenn die Entscheidungsträger an strategischen Punkten während der Präsentation Raum für einen Dialog haben, indem sie Klärungsfragen stellen, Verständnis und Übereinstimmung mit den bisherigen Aussagen geben oder Zwischenergebnisse abnicken können.

Sobald Zwischenschritte, wie die Ausgangssituation, das Ziel, die Lösungsrichtung und schlussendlich die Vorgehensweise positiv abgehakt werden können, fällt die Diskussion und das Hinterfragen bei strittigen späteren Punkten immer nur bis zu jenem Aspekt zurück, bei dem der Präsentator das Einverständnis eingeholt hat.